Юридические ошибки на миллионы: как автоматизация спасает от кошмаров с документами

Каждый предприниматель знает, сколько проблем доставляет работа с документами: тонны бумаг, ошибки, время сотрудников, деньги юристам. А ведь все это можно упростить! В этой статье мы расскажем, как благодаря автоматизации документооборота сократить издержки и повысить эффективность. Узнайте, как сделать работу с договорами и бумагами проще и быстрее.

Вы хотите делать меньше, а получать больше? Ответ, слышу, очевиден — конечно, да! Испокон веков человек разумный стремится избавить себя от лишней работы, о чем бы ни шла речь. «Бумажная» сфера и специалисты, отлично разбирающихся в законах, — не исключение.

Юрист, независимо от специализации, часто для облегчения и ускорения работы делает простое действие с типовыми документами: Ctrl C — Ctrl V, а по-русски: «копировать» — «вставить». И правда, что страшного, если в шаблонных заявках, согласиях, претензиях, где меняется лишь пара-тройка абзацев, реквизиты или ссылки на недавно принятые законы, «тело» документа остается почти неизменным?

Пресловутый человеческий фактор — вот что может быть страшно. Ну хорошо, трудозатратно и долго, если не страшно. Когда при составлении договора, искового заявления или доверенности юрист копирует и вставляет текст с затесавшейся туда ошибкой, она закономерно перекочевывает в новый вариант юридического документа. А потом в следующий. И в следующий. И в следующий.

Оно и понятно, человек — не машина: стресс, суета, усталость, невнимательность, не гуманитарный (мягко говоря) склад ума — и сколько ни проверяй, периодически проскакивают не те падежи, неверные окончания слов, а то и «всплывет» фамилия фигуранта из другого дела. Функция проверки грамматики и орфографии MS Word тут помогает, пожалуй, только в половине случаев: вы ведь привыкли не обращать внимания на подчеркивание красным цветом фамилии Нетудыходов или термина «долбежно-пазовальный», просто потому, что их нет в словаре программы.

С какими еще сложностями в заполнении документов сталкиваются юристы разных сфер, насколько дорого стоят для компаний такие ошибки, и сколько времени расходуется впустую? Давайте расставим все по полочкам. Кстати, в комментах можете написать, насколько вам актуален этот разбор — возможно, вы тоже с чем-то подобным сталкивались.

Вначале напомню: грамотный правовед — это не только умный, но и весьма дорогой специалист, который нередко вынужден тратить рабочие часы, мягко говоря, нерационально. Еще несколько лет назад, в 2017-м г. на конференции LegalTech консалтинговая компания «McKinsey and Company» в презентации в области оценки производительности труда юристов отмечала, что на оформление рутинных бумаг эти специалисты тратят почти четверть (!) рабочего времени, а их помощники — все 70%. Исправление же ошибок в готовой документации после ее проверки занимает целый день рабочей недели!

Давайте подробнее остановимся на основных сферах современной юриспруденции и соответствующих сложностях в оформлении бумаг.

Юристы в этой сфере обеспечивают жизнедеятельность компаний, подготавливая рутинные документы как для внутреннего документооборота, так и для «внешних угроз». Потребность создать очередную локальную бумагу возникает довольно часто и составляет львиную долю бюрократических забот юрисконсульта компании. Рутины здесь хоть отбавляй:

Удостоверять законность юридических сделок и гражданских договоров — одна из основных функций юристов в этой сфере. Также нотариусы выдают свидетельство о праве на собственность, подтверждают подлинность подписи или удостоверяют факт нахождения кого-либо в определенном месте в определенное время.

Еще одна задача нотариальных бюро — заверение протоколов собраний, которыми вносятся изменения в организационно-правовую форму предприятия или принимается решение об учреждении нового юрлица. Ошибок здесь встречается много, ведь обычно компания не часто предпринимает такие шаги, поэтому взять грамотный образец просто неоткуда. Кроме того, как и в других документах, здесь могут встречаться ошибки в ФИО, неверные ссылки на нормативные документы, неполное перечисление доверяемых полномочий для совершения конкретных действий. Так происходит, если юрист вносит актуальные данные в часть текста, машинально копируя остальной контент.

Компании, которые разрабатывают программные продукты, веб-сервисы или мобильные приложения, постоянно нуждаются в услугах юриста. Тут и подготовка договоров с клиентами, приобретающими ПО, составление политик и оферт, защита персональных данных пользователей, организация работы с провайдерами интернет-сервисов и облачных хранилищ. Лицензирование и оформление патентов, регистрация программ для ЭВМ также возлагается на юристов. В этой сфере рассмотрение подготовленных компанией бумаг длится не один месяц, поэтому каждая ошибка в документе становится критической.

Из-за перманентных «штормов» в данной области рынка операции с недвижимостью создают неисчерпаемое поле деятельности для юриста в сфере «недвижки», он подготавливает:

Есть и другие, более узкие юридические специалисты — в сфереах патентного права, взыскания долгов, по семейным делам. В «бумажной» рутине все они уязвимы еще и потому, что с недавнего времени MS Word и Excel официально прекращает поддержку корпоративных клиентов в России. Обновления этих программ затрагивают не только заплатки прорех в безопасности, но и мультиязычные словари, которые используются при проверке грамматики и орфографии набираемых текстов. Может случиться так, что российский пользователь, лишенный возможности обновить текстовый редактор пакета MS Office, просто перестанет видеть ошибки в словах. Не будет никакого подчеркивания — ни красного, ни зеленого!

Знаете, как юристы решают упомянутые проблемы с документами? При необходимости оформить нужный документ правовед заходить в Сеть и «гуглит» последние изменения в требуемом законопроекте. Потом, если необходимого шаблона у него еще нет, запрашивает в браузере «шаблон договора на оказание услуг», к примеру. На его «адаптацию» под конкретного клиента опытный юрист тратит минут 25-30. Когда таких циклов специалист проходит достаточно, чтобы… «вскипеть» от перманентного вбивания всех данных «руками», он наконец ищет в Сети «шаблоны документов, скачать». И вот теперь, настроенный наконец «побороть» опостылевшую бумажную рутину, юрист находит с десяток сервисов по автоматизации документооборота.

Из важных критериев выбора на первом месте — безопасность: юрисконсульту важно, чтобы ни одна фамилия, ни одна сумма, указанная в документе, не попала в третьи руки. Еще один немаловажный фактор — отсутствие необходимости до-о-олгого обучения: никто сейчас не готов осваивать сервис месяцами или годами. Третья причина, по которой юристы голосуют «за» — цена услуги.

Наши клиенты — не исключение. Все то, что я сказал выше — и о них тоже. Юристы, частный бизнес и специалисты других направлений проговаривают нам на первой 15-минутной консультации о своих сомнениях, страхах, непонимании, насколько «Форма» может быть необходима и полезна конкретно их сфере.

Скажу сразу: юридические бюро и департаменты, где часто разрабатываются уникальные документы под нестандартные юридические случаи — пока не наши клиенты. У «Формы» есть типовые шаблоны множества документов, юридически грамотные, с корректными и ясными формулировками, из которых можно выбрать необходимые. Но весь «штучный товар» — это творчество отдельно взятого юриста или фирмы.

Меж тем, если говорить о преимуществах, главное и неоспоримое — наша лид-форма. Или окошко для заполнения. Или место с кратким вопросом для быстрого ответа. В общем, наши клиенты называют это по-разному, но суть остается прежней: в выбранном вами шаблоне программа сама подсказывает места, в которые нужно поставить реквизиты, ФИО, прочие данные. В отличие от других сервисов, это в разы сокращает бумажную работу, ведь глазам специалиста не нужно искать нужные пустые строки в документах и так или иначе вчитываться в договор.

Заполнение документа, в зависимости от сложности и величины, сокращается до 1-3 минут, что высвобождает огромное количество времени на непосредственную работу юриста (его время, помним, — деньги, причем большие). Если взять за основу, что в среднем юрист «в свободном плавании» зарабатывает 150 тыс. руб., тратя на рутину с документами ~ 30% рабочего времени, то можно подсчитать, что при использовании конвейера документов от «Формы» его чек вырастет в среднем на 25%, то есть достигнет 187500 руб.

Думаю, неплохой профит ;-)

Чтобы подсчитать, как «Форма» может помочь вам меньше терять и больше получать, заходите на наш сайт и воспользуйтесь несложным калькулятором (до него дойдете, если раза три проскроллите экран) или оставляйте заявку на бесплатную консультацию и 14-дневный тестовый период от «Формы». На вопросы в комментариях тоже готов отвечать. Дискутировать. Рассказывать. Ну, вы поняли в общем.