Один в Таиланде, другой — в Мексике. Как управлять командой в таких условиях и сохранить продуктивность

Когда команда массово переходит на удаленку, ломаются даже отлаженные алгоритмы. То, что решалось в диалоге за пару минут, теперь растягивается на часы и дни. Сотрудники хуже понимают друг друга, ведь раньше они болтали у кулера, а теперь превратились в аватарки в рабочем чате. В статье — пять рекомендаций, которые помогут построить эффективные процессы, даже если ваши сотрудники работают из разных точек мира.

Меня зовут Артур Нек, я Kanban-консультант, основатель компании Neogenda и управляющий партнер Kaiten. Моя ежедневная работа — упрощать к компаниях процессы, чтобы при этом они оставались эффективными. В основу этой статьи легли практические наработки, которые я применяю уже много лет, когда помогаю удаленным командам.

В офисах часто есть регламенты, которые касаются процессов: когда и какие отчеты сдавать, кому передавать обратную связь от клиентов. Если четких инструкций нет, возникают неписаные правила. Например, совещания принято проводить по средам, а переговорку бронирует Миша, потому что «так исторически сложилось».

На удаленке всё сложнее. Менеджер не видит, чем занимаются члены команды прямо сейчас. А у сотрудников нет возможности получить быстрый ответ на вопрос: из-за разницы во времени ожидание может растянуться на часы. Постепенно процессы превращаются в хаос.

Чтобы навести порядок в работе, нужно разобраться с четырьмя моментами:

Чтобы реализовать эти четыре пункта, нужно сделать рабочий процесс прозрачным и наглядным для всех. Например, завести Канбан-доску. Это рабочее пространство из нескольких столбцов, каждый из которых означает этап работы. В столбцы добавляют карточки с задачами, а затем перетаскивают их на нужный этап. С такими досками удобно следить, кто чем занимается, на какой стадии находится задача, какой у нее приоритет. Можно также увидеть нагрузку конкретного сотрудника.

В Kaiten можно настроить отображение в виде списка, таблицы или Канбан-доски. Например, раньше эсэмэмщики из Unidragon отдельно вели таблицы с контент-планами, тексты писали в разных документах, потом пересылали их друг другу в чатах, чтобы согласовать. Когда ребята перешли на планирование контента в Календаре Kaiten, работать стало проще. Теперь сотрудники делают всё через единое рабочее пространство. Создают там карточки для каждой задачи, пишут внутри них текст, обсуждают и согласовывают в комментариях, ставят ТЗ дизайнеру и следят за сроками.

Если раньше сотрудник, работавший в офисе, сталкивался с какой-то проблемой, он мог спросить у более опытных коллег, как поступить. Но в условиях, когда каждый работает у себя дома, такая возможность есть не всегда. Поэтому менеджеру нужно продумать правила и порядок действий в разных ситуациях и собрать базу знаний. К этой работе можно и нужно подключать команду, потому что она погружена в процессы и знает все нюансы. Иначе можно закопаться в инструкциях по решению проблем, которые встречаются очень редко.

Важнее всего для удаленной команды политики и базы знаний.

Политики. Это правила, в которых прописаны основные этапы действий и критерии работы. Обычно политики составляет менеджер или кто-то из членов команды, кто хорошо разбирается в продукте. В первую очередь в виде политик нужно оформить ситуации, которые встречаются чаще всего. Например, что делать, если работник обнаружил ошибку или пришла обратная связь от клиента. По сути, это алгоритм, который дает порядок действий: кому писать, где искать информацию, в каком виде передать работу на следующий этап.

Не нужно пытаться написать сразу универсальную инструкцию на 30 листов. Во-первых, ее никто не будет читать. Во-вторых, все ситуации предусмотреть невозможно, поэтому лучше вначале сосредоточиться на основных вещах, а по мере необходимости прописывать нюансы.

База знаний. Эти документы нужны, чтобы систематизировать весь массив знаний по проекту, продукту или работе в компании. В базу обычно добавляют продуктовую документацию, должностные инструкции, материалы для обучения новичков и иногда даже правила поведения и коммуникации между сотрудниками.

Созданием такого раздела занимаются разные сотрудники. HR-специалисты составляют гайды о том, как уведомить работодателя об отпуске, разработчики фиксируют информацию о работе продукта, менеджеры пишут должностные инструкции.

Хорошая и логичная база знаний помогает организовать работу на удаленке, упрощает обучение новичков и делает работу более эффективной. Сотрудники знают, что если у них возник какой-то вопрос, то ответ нужно искать в базе.

Документацию можно хранить прямо в системе управления проектами. Это удобно, потому что не надо переключаться между платформами и делать десяток закладок в браузере. В Kaiten есть отдельный блок с документами. В него можно загрузить должностные инструкции, памятки, шаблоны договоров, а потом поделиться ссылками на них. Жмите на видео, чтобы посмотреть, как это выглядит.

Во многих компаниях сотрудники на удаленке очень не любят ежедневные созвоны. Чаще всего они проходят в формате «вчера делал то, сегодня буду делать это, проблем нет». То есть человек тратит на отчет минуту, а потом еще полчаса слушает общие фразы коллег. Такие дейлики не нужны ни менеджеру, ни команде, потому что отнимают время и не помогают двигать задачи к решению.

В идеале созвон проводят, когда надо решить конкретную задачу. По сути, после встречи у вас будет готовый ответ на вопрос: «Какие шаги нужны, чтобы закончить это дело как можно быстрее?»

Чтобы провести адекватный созвон, к нему нужно подготовиться: проанализировать задачи и отобрать самые актуальные. Например, посмотреть Канбан-доску и отобрать задачи, которые ближе всего к столбцу «Готово». Другой вариант — пройтись по карточкам, которые долго не двигаются, и выяснить, в чем причина задержки и как ее устранить.

По итогам встречи у вас должен быть чек-лист по каждому вопросу. Это шаги, которые команда сделает, чтобы завершить задачу в ближайшее время. Если вы работаете над конкретным продуктом, я рекомендую прописывать названия пунктов так, чтобы они передавали пользу для клиента. Такой трюк помогает фокусироваться на том, что от вас ждут пользователи, и быстрее решать проблемы, которые им мешают.

За последние пару лет мы привыкли к ситуациям, когда сотрудники компании работают в разных часовых поясах. Если разница с головным офисом составляет всего пару часов, можно синхронизировать рабочее время всей команды. Но если один сотрудник живет в Казахстане, второй — в Мексике, третий — где-то на Бали, вписывать всех в рамки условного московского времени нет смысла. Не стоит этого делать и в том случае, если часть команды работает из Калининграда, а часть — из Хабаровска. Лучше договориться о «коридоре» в 1–2 часа, когда все будут на связи. Иначе процессы могут слишком сильно затянуться.

Оптимальный способ быть в курсе дел команды — визуализировать процессы и созваниваться, чтобы свериться, кто чем занимается.

Когда люди общаются неформально, рушится барьер, который мешает запросто кому-то написать, попросить о помощи. А это влияет на слаженность команды, на взаимопонимание внутри нее. В офисные времена коллеги устраивали смол-токи в перерывах, ходили в бары по пятницам, отмечали дни рождения.

Такую активность легко перенести в онлайн-формат. Например, отметить окончание рабочей недели и поболтать с коллегами за бокалом любимого напитка или поиграть в приставку по сети.

Если есть возможность, команду нужно вытаскивать из онлайна в офлайн, чтобы обсудить рабочие вопросы. Например, провести стратегические сессии, чтобы обсудить перспективы развития компании, или устроить тимбилдинг. Это дает возможность людям посмотреть друг на друга, решить проблемы в коммуникации, повысить эмпатию в коллективе. Всё перечисленное работает на слаженность и вовлеченность в проект.

Ваша команда адаптируется к работе даже из разных точек планеты, если наладить процессы. Поддерживать высокую продуктивность команды на удаленке помогут эти правила: