Где деньги, Лебовски: как бухгалтеры на аутсорсе используют корпоративный мессенджер

Всем привет! На связи команда корпоративного мессенджера Compass.

Причина ошибок и авралов в бухгалтерской рутине часто кроется в плохо организованной коммуникации — как внутри команды, так и с клиентами. Рассказываем, как корпоративный мессенджер помогает аутсорсерам вести удаленную бухгалтерию без хаоса в отчетности и штрафов от налоговой.

Некоторым услугам клиенты часто не дают второго шанса. Бухгалтерия на аутсорсинге — одна из таких сфер. Если аутсорсер ошибется в документах или опоздает с отчетом, бизнес столкнется с проверками налоговой и штрафами. А потом передаст бухгалтерию другим специалистам, чтобы больше не рисковать.

Клиент хочет, чтобы аутсорсинговая компания вовремя сдавала отчеты, вела корректный учет, правильно считала зарплату, взаимодействовала с налоговой, Росстатом и другими органами. Компании же нужно, чтобы клиент вовремя передавал первичку и подписывал отчеты.

Клиенты часто хотят держать руку на пульсе выполнения задач. Аутсорсеру нужно иметь быстрый доступ к документам, чтобы передать их клиенту для проверки и не отвлекаться от работы.

Главная сложность для аутсорсера — эффективно организовать все процессы онлайн. Даже когда компания работает в офисе, с клиентами она общается удаленно: по телефону, в мессенджерах или по почте.

И вот ключевые.

Аутсорсинговые компании редко работают с одним или двумя клиентами. Часто они ведут учет десятка разных компаний и предпринимателей. У каждого из клиентов — своя отрасль и система налогообложения, со своей системой отчетности, графиком платежей и бюджетом.

С каждым отдельным клиентом работает не один сотрудник, а команда. В ней, как минимум, есть бухгалтер, юрист, HR и налоговик. Одна команда может параллельно вести бухгалтерию для нескольких клиентов.

Чем больше людей в структуре, тем она сложнее. Если не выстроить понятную систему взаимодействия между разными отделами и сотрудниками, начнется хаос:

В результате сотрудники ошибаются в учете, путаются в задачах и документах, опаздывают с отчетностью. А руководители тратят больше времени на микроменеджмент.

Клиент может не видеть хаоса, который царит внутри компании. Или долго не замечать ошибок в учете и опоздания с отчетностью — до тех пор, пока не получит претензию от налоговой.

Исправлять ошибки будет аутсорсинговая компания. Она же компенсирует штрафы и пени — такое условие сейчас прописывают в большинстве договоров о сотрудничестве. Но в глазах клиента аутсорсер останется ненадежным исполнителем, а доверять такой команде работу с отчетностью и финансами рискованно.

Допустим, компания должна завтра подать отчет. Для этого нужно, чтобы руководитель его подписал.

На сообщения в мессенджере клиент не отвечает. Бухгалтер звонит руководителю, но он в дороге. Обещает подписать документ, как только приедет.

По дороге руководитель позвонил жене, заехал в магазин за продуктами, получил сообщение от друга с приглашением на день рождения, задумался о подарке — и забыл про отчет.

Наутро бухгалтерия обнаружила, что отчет не подписан, а срок упущен. Здравствуй, штраф.

Напоминать клиенту о задачах можно вручную — повторными звонками или сообщениями. Но если их много, а сроки горят у всех, это сильно затруднит работу.

Большинство руководителей использует для деловой коммуникации мессенджеры. Кто-то предпочитает Telegram, кто-то — Whatsapp*. Есть и те, кто любит по-старинке обмениваться почтой и звонить бухгалтеру по любым вопросам.

*Принадлежит Meta, признанной экстремистской в РФ

В результате сотрудники аутсорсинговой компании общаются с клиентами в разных сервисах. Какая обстановка складывается в команде:

Грамотная система коммуникации — это основа эффективной работы и оперативного взаимодействия с командой и клиентами. Рассказываем, как ее настроить.

Настройка быстрого общения между сотрудниками — это многоступенчатый процесс. Лучше двигаться в такой последовательности.

Нужно буквально визуализировать систему, по которой протекают процессы в аутсорсинговой компании. Прорисовать связи между руководителями и подчиненными на всех уровнях. Определить зоны ответственности каждого структурного элемента. Установить систему, по которой команды будут распределять и контролировать задачи.

Структура определяет:

Опираясь на такую схему, руководители формируют систему коммуникации в обычных офисах. То же самое работает для удаленных команд.

Когда чаты с финансовой информацией и документами для разных клиентов смешиваются в одном окне, на поиск сообщений и файлов уходит больше времени. При этом у команды есть чаты с обсуждением внутренних дел, стратегий и планов. В результате — все тот же хаос, в котором легко потерять информацию, дублировать данные, запутаться в отчетах и упустить сообщения от клиентов.

Чтобы упорядочить структуру, лучше разделить коммуникацию по пространствам. Создать разные для отдельных клиентов или команд, в соответствии со структурой. В каждом будет свой набор чатов под отдельные процессы. Это упрощает коммуникацию:

Например, компания разделила пространства по клиентам. Для каждого создала базовый набор чатов:

Сотрудников добавили в нужные чаты по персональной ссылке-приглашению. Так в пару кликов команду распределили по чатам и пространствам.

Регламент помогает сохранить структурированность общения, облегчает процесс постановки и проверки задач.

Нам нравятся такие правила:

Пункт о конфиденциальности есть во всех договорах с аутсорсинговыми компаниями. У бухгалтерии есть доступ к финансовым данным, и важно пресечь все риски утечки.

Но в дополнительной безопасности нет ничего плохого. Большинство корпоративных мессенджеров позволяют управлять возможностями сотрудников. Например, в Compass можно запретить доступ к скачиванию и пересылке файлов.

Коммуникацию с клиентами также важно грамотно структурировать. Обеспечить быстрый доступ к документам, разделить задачи, упорядочить хранение данных. Достаточно того же алгоритма.

Внутри пространств создайте чаты для клиентов. Обсуждайте в них отдельные задачи и вопросы, которые требуют согласования руководителя: отчетность, бюджет, счета.

Это поможет структурировать процессы и не потеряться в потоке информации от десятка клиентов.

Выработайте регламент для базовых операций. Используйте эмодзи для статуса задач, систему коротких ответов и комментарии для подробных обсуждений. Чтобы клиент быстрее запомнил порядок, создайте лаконичный чек-лист с обозначениями каждого этапа.

Клиенту не нужно становиться частью команды, чтобы попасть в мессенджер. Достаточно выдать ему гостевой доступ, и он сможет просматривать документы и файлы в чатах, отправлять их самостоятельно, писать сообщения и реагировать на них.

Если хотите построить работу команды в Compass, гостевой доступ бесплатный. Можно добавить хоть 100 клиентов и ничего не платить. При этом сами клиенты друг друга видеть не будут.

Помните пример с руководителем, который забыл об отчете по дороге домой? Если бы он сформировал привычку ставить себе напоминания, такой проблемы не возникло.

Можно ставить напоминалки в телефоне. Удобнее, когда такая функция есть в корпоративном мессенджере.

Например, бухгалтер написала в чат сообщение «Валерий, нужно согласовать отчет и отправить сегодня до 17:00. Прикрепила файл». Зная, что клиент в дороге, настроила напоминание на сообщение. Выбрала время — 16:30. За полчаса до дедлайна мессенджер оповестит клиента и напомнит о сообщении с отчетом.

Напоминания полезны и в работе с сотрудниками — чтобы те не забыли о времени онлайн-конференции, подготовке отчетности, уплате налогов.

Попросите команду заполнить описание профиля в мессенджере: указать полностью имя, должность, статус, дополнительные вопросы, с которыми можно обратиться.

Так вы проявите заботу о клиенте — он быстрее сориентируется и будет знать, кто ему пишет. Если у него появится вопрос, он также сразу поймет, к кому обращаться.

Например, клиент хочет узнать об оформлении трудовой книжки на сотрудника. С этим вопросом обращается к проектному менеджеру, так как тот формально ответственен за работу в целом. Но менеджер не занимается кадровыми задачами. С этим вопросом он направляет клиента к HR-специалисту. Или сам спрашивает у HR, а потом передает информацию клиенту.

Простая задача растягивается на несколько этапов. Хотя вопрос можно решить в один шаг — если клиент знает, кому писать.

Аутсорсинговые компании ведут учет клиентов непрерывно. Но люди в них, как штатные специалисты, болеют и уходят в отпуска. На это время их подменяют коллеги. С оформленными карточками клиент быстрее запомнит временных сотрудников и не растеряется, когда ему в чате ответит новый человек.

Если хотите попробовать корпоративный мессенджер Compass, жмите на кнопку ниже. Для команд, в которых больше 10 человек, есть пробный бесплатный период на 30 дней. Если пользователей меньше 10, мессенджер полностью бесплатный.