Как фрилансеру не утонуть в задачах для пяти и более проектов
Часто бывает, что о тайм-менеджменте или распределении задач никто не думает. Как следствие, потом человек тонет в задачах, не знает, за что хвататься, начинает лениться и прокрастинировать.
Как раз для таких людей написал эту статью. Поделюсь с вами своими методами управления задачами. А вы уже решите надо оно вам или нет.
Работаю я в программе Trello. Она бесплатная. Есть версия на телефон, на macbook, а также в веб-версии на пк.
Вот так выглядит типичное начало любого проекта, который приходит:
Под каждый проект создаётся своя доска. На доске есть разделы: Бэклог, В работе, На проверке и Архив. Вы можете создавать новые разделы, переименовывать их как хотите.
Мои разделы
Бэклог — раздел для заметок, доступов, брифов, анкет и любой информации по проекту. Я обычно храню в нем пароли от соц.сетей клиентов, брифы по целевой аудитории и задачи, которые предстоит сделать позже. Важно поставить двухфакторную аутентификацию, чтобы пароли не попали в руки мошенников.
В работе — раздел для текущих задач, которые должны быть выполнены.
На проверке — раздел выполненных задач, которые нужно проверить. Проверяет либо клиент, либо ваши подчиненные, либо вы как начальник.
Доска может быть приватной (только вы её видите). Также можно сделать командную доску, чтобы вы работали целой компанией из людей.
Архив — раздел выполненных задач.
Вот так выглядит уже заполненная доска на мой типичный проект:
В каждом разделе создаются задачи (карточки), которые можно перетаскивать туда/сюда как стикеры.
На каждую карточку можно прикрепить ответственного — того, кто будет выполнять эту задачу. Также на каждую карточку можно поставить срок выполнения этой задачи.
Красный срок задачи — опоздал. Желтый срок задачи — сегодня. Белый срок задачи — задача на будущее.
Также есть возможность помечать цветами разные задачи. Таким образом разделять приоритеты по задачам (красная задача — срочно и важно, желтая — пока не срочно например).
Преимущества моего метода
- Один проект — одна доска. Это удобно тем, что проекты не путаются между собой и вы всегда сможете контролировать проекты. А также видеть на какой стадии проект находится.
- Маленькие задачи. Вы ставите себе много маленьких и конкретных задач по проекту. Таким образом вы избавляетесь от лени и прокрастинации в проекте. Ведь вам ясно что делать, к какому сроку и остаётся просто сделать это.
- Свободная голова. Держать всё в голове просто не возможно. А если сильно стараться, то можно и в дурку отъехать. Я помню тот момент, когда я всё перенес из головы в трелло и стал сильно спокойнее. Разум освободился под новые идеи, проекты и производительность сильно выросла от этого.
- Свобода творчества. В трелло можно создавать много досок или создать одну. Можно играться с задачами как угодно. Вы ничем не ограничены и можете создавать чек-листы или же привязывать файлы. Творите и будьте свободны!
- Контроль. Вы сможете контролировать и ставить задачи подчиненным. Или же наоборот сможете показать клиенту какие задачи будут сделаны, и к какому сроку. Это добавляет прозрачности и честности в вашей работе. А также освобождает вас от лишней нервотрепки в виде: а скоро будет готово? вы уже начали?
- Кроссплатформенность. Вы можете добавлять задачи с приложения на macbook'е, отслеживать уведомления по задачам с телефона или умных часов, а после зайти в браузер и добавить новую задачу. Trello есть везде и этим очень мне нравится.
Раньше был фрилансером, а сейчас основал своё агентство TopTarget. Статья очень актуалена для фрилансеров, у которых нет большого числа проектов. В следующей статье поделюсь новым методом ведения 10 и более проектов в Trello со своими подчинёнными.
На сегодня у меня всё) Поделился с вами своим методом ведения проектов и контроля задач. Буду рад, если в комментариях вы поделитесь своими методами и расскажите как это делаете вы)
Чето слабовато, если честно :/
У меня отдельно доска типа CRM со статусами и свойствами клиентов, отдельно общая по задачам, в которой есть колонки бэклог, задачи на сегодня, задачи на неделю, холд, архив, заметки и еще несколько.
В конце каждой недели я планирую следующую неделю и через одну, всегда есть актуальная карточка с 7 чеклистами на каждый день и планом по человекочасам за день и неделю, плюс отдельно эксель файл с фин. прогнозом на 3 месяца вперед и текущим количеством часов по каждому клиенту, еще отчеты в toptracker ежедневно смотрю, и еще клиенты создают доски часто для общего доступа, в них тоже приходится работать.
А я всего лишь фрилансер без субподрядчиков, с менее, чем 10 проектами, включая собственные, пока не монетизируемые напрямую. Но я зато очень четко представляю, сколько мне нужно работать в каждый день/неделю/месяц, сколько я заработаю, когда включаться и догонять по выходным, а когда балду пинать.
Кто хочет статью подробнее про такой тайм-менеджмент, плюсуйте))
Мне кажется можно упростить, систему. Ну и недельное планирование - слабо, как по мне. Есть общий на год, примерный на полгода, детальный на пару месяцев. Все равно 30% поменяется/скорректируется в рамках двух месяцев. Так мы понимаем что делаем, что делать и куда стремимся (К светлому будущему).
Работаю в todoist. Я ИП.
19 проектов и разные роли в них, есть стабильные подрядчики/исполнители, так что я:
1) Обычный специалист
2) Проектный менеджер
3) Менеджер продукта в одном проекте (Разработка сложного сервиса)
4) Интернет-маркетолог
За 1,5 года голова уже едет и не понимает - хочется еще или надо остановиться подумать.
Круто) Ждем статью от тебя) интересно посмотреть как у других устроено) Мой способ позволяет легко начать тем, кто совсем не занимается тайм менеджментом, а потом уже идти в более сложные, но эффективные методы.
Пиши, зачем сразу плюсовать, всем будет интересно ))