Конструктор стратегической сессии: 6 блоков для идеального результата

В Intelsy по завершении года решили провести стратегическую сессию, с рассмотрением и долгосрочным планированием по таким вопросам, как финансы, инвестиции, кадры, производство, менеджмент. Делюсь материалами, которые я готовил к мероприятию для себя и коллег.

В нашей стратегической сессии приняли участия следующие топ-менеджеры компании:

Чтобы стратегическая сессия не превратилась в ППР или в тимбилдинг, она должна быть структурирована по блокам, каждый из которых — посвящен определенной теме. В результате работы, в каждом блоке должны быть разработаны решения по теме.

Цель стратегической сессии каждой компании уникальна. В большинстве случаев она заключается в принятии решения о дальнейшем развитии организации. Это включает в себя решение конкретных проблем, генерацию идей для будущего и выбор новых направлений развития.

Итак, мы долго шли к такому важному и необходимому шагу, и наконец пришли. Планирование стратегической сессии — отдельная большая работа. Об этом и расскажу. Для себя выделили много аспектов и составили план проведения. Из каких блоков может состоять хорошая стратегическая сессия?

1. Отчет по результатам 2023

2. Финансовый блок

3. Кадровая политика

4. SLA

5. Инвестиции

6. Менеджмент

Каждый блок состоит из целевого перечня вопросов, по которым топ-менеджеры должны достичь согласия. Все блоки разберу в этой статье по отдельности.

Если у вас возникают сомнения относительно того, сможете ли вы правильно и эффективно провести стратегическую сессию с первого раза, или нужна ли она вам на данном этапе развития компании, я всегда готов провести консультацию и дать рекомендации на основе моего 15-летнего опыта в ИТ-бизнесе. Вот ссылка для связи, а пока я расскажу вам подробнее о каждому из блоков, которые составляют стратегическую сессию.

Зачем нужен этот блок?

Этот раздел является первым на любой стратегической сессии и позволяет всем участникам вникнуть в общий контекст в деталях.

Он также дает возможность выразить уважение друг к другу, сравнить результаты с коллегами. Это помогает «звездам» остыть, узнав, что они не единственные обладают замечательными результатами, а «рефлексирующим самоедам» повысить самооценку, поняв, что есть те, у кого результаты хуже.

В общем, это отличный способ разогреть команду перед трудной работой. Мы ставим этот пункт программы на вторую половину первого дня (хотя начинаем всю стратегическую сессию со второй половины дня) и тратим на него несколько часов. А все «мясо», по сути, начинается только со второго дня!

Какие вопросы следует обсудить в этой части:

— Формирование и контроль фондов.

— Правила согласования расходов.

— Контрольные финансовые показатели.

— Индексация заработной платы, финансовая мотивация.

— Бюджет.

Эти вопросы необходимо не только обсудить, но и достичь по ним соглашения, зафиксировать, продлить правила или внести изменения в них. Бюджет является одной из основных составляющих финального продукта стратегической сессии. Годовой бюджет должен быть утвержден. Все планы, KPI и цели формируются на его основе!

В течение года бюджет не может быть пересмотрен. Кроме годового бюджета, полезно иметь также примерный финансовый план на ближайшие 3-4 года.

Важно пояснить, что мы работаем по фондам. Это означает, что вся выручка компании, полученная в течение месяца, направляется на пополнение фондов в определенном порядке:

✔ фонд оплаты труда,

✔ административные расходы (аренда офиса, расходные материалы, техника ✔ для новых сотрудников и т. д.) ,

✔ налоги,

✔ фонд прибыли,

✔ все остальные фонды.

Это нетипично как для российского бизнеса, так и для нашей отрасли в целом, но это важнейший элемент нашей финансовой культуры — своего рода встроенный механизм предотвращения излишних расходов.

Финансовый блок является очень важным, поэтому логично уделить ему суммарно не менее одного дня.

Не менее важный блок — «кадровая политика». Здесь есть множество вопросов к обсуждению с топ-менеджментом:

1. Принципы отбора, профиль сотрудника

2. Ценностное предложение для сотрудников.

3. Онбординг (процесс погружения в работу новых сотрудников)

4. Профессиональное развитие персонала

5. Организация корпоративных мероприятий

6. Метрики (показатели эффективности)

Первые три пункта являются важными для службы рекрутмента, поскольку рост команды — один из двух ключевых показателей, по которым мы оцениваем успешность нашей кадровой политики!

Пункты 2, 4 и 5 определяют второй ключевой показатель кадровой политики — среднюю продолжительность работы сотрудника в компании. Чем выше этот показатель, тем меньше усилий требуется уделить подбору персонала и топ-менеджменту, так как постоянная смена состава команды является дополнительными издержками на менеджмент, адаптацию и всю систему в целом. Команда не должна иметь постоянные потери!

Предпоследний блок в хорошей стратегической сессии!

В блоке «инвестиции» важно обсудить следующие вопросы:

✔ Текущая ситуация на рынке

✔ SWOT-анализ. Преимущества, недостатки, возможности и угрозы.

✔ Финансирование новых проектов.

✔ Принципы организации работы над новыми проектами

✔ Метрики и дедлайны.

В результате обсуждений «Стратегии Intelsy 2024» разрабатывается документ под названием «Инвестиционная политика компании 2024».

Мы планируем выделить 25% от прибыли на инвестиции. Это значительные средства, поэтому данная часть является очень важной! От нее во многом зависит, получим ли мы дополнительное финансирование для развития в следующем году или просто будем «проедать» прибыль.

Расскажу о самом важном — SLA!

В этом блоке топ-менеджеры должны обсудить и выработать решения, а также обновить стандарты по следующим вопросам:

✔ Стандарты внутренней и внешней коммуникации

✔ Пороги терпимости к ошибкам

✔ Стандарты предоставления услуг

✔ Ценностное предложение для клиентов

✔ KPI по «скамейке»

✔ KPI по проектам

Этот блок является ключевым по нескольким причинам. Прежде всего, продукт решает! Можно иметь идеальную финансовую модель, профессиональную команду менеджеров и эффективную кадровую политику, но без хорошего продукта все это бессмысленно.

Очевидно, что клиенты оплачивают нашу работу, но факт остается фактом — не имея в продукте/услуге ценности для клиента чуть больше, чем он в среднем ожидает получить на рынке, очень сложно добиться в бизнесе выдающихся результатов. Как говорит мой знакомый, «клиент всегда должен получать больше, чем ожидает»!

Поэтому необходимо тщательно обсудить вышеупомянутые пункты и внести изменения, которые улучшат ваш продукт/услугу!

В этом блоке важно обсудить и достичь соглашений по следующим вопросам:

— Система сквозной мотивации, действующая во всей компании. Как сделать так, чтобы планы соответствовали фактическим результатам?

— Ответственность за невыполнение планов.

— Система контроля плана/факта.

— Развитие базовых менеджерских компетенций у руководителей — планирование, делегирование и контроль.

Важно не только обсудить эти вопросы, но и договориться о критериях, по которым будет оцениваться успех или неудача. Можно также «оцифровать» вопрос и включить эти цифры в цели конкретных сотрудников в компании.

Например, помимо запланированных обучающих мероприятий, можно использовать% выполнения финансового плана компании в качестве показателя развития базовых навыков управления. Если план будет выполнен, это будет свидетельствовать о достаточном развитии этих навыков.

В этом случае нести ответственность за этот пункт должен главный исполнительный орган компании — CEO.

Не скрою, что данный блок стал самым бурно обсуждаемым. Возник вопрос, следует ли его включать в стратегическую сессию как отдельный блок, так как частично это вопрос рассматривается в других блоках.

Стратегическая сессия — эффективный инструмент, который помогает принимать сложные бизнес-решения. Подготовка к такому мероприятию должна начинаться заранее: нужно продумать, как провести стратегическую сессию, кого пригласить на нее из сотрудников, и как организовать процесс. Если не откладывать в долгий ящик реализацию планов, можно достичь впечатляющих результатов.

В режиме реального времени рассказываю о ключевых событиях в своем телеграм-канале, здесь можно не только прочитать интересную, актуальную инфу, но и спросить совет, подискутировать, а также задать тему для следующей публикации. Добро пожаловать: