Найм без боли: как мы построили HR-воронку, которая сама растит команду

Продолжаю серию постов о внедрении автоматизации. В прошлый раз мы уже пообщались о внедрении в отдел продаж и маркетинг — разобрали задачи голосовых и текстовых роботов, бизнес-процессы с ChatGPT, всё, что мы используем сами.

Сегодня, по вашему запросу, хочу открыть внутреннюю кухню — как устроено наше HR-подразделение.

Как два HR-менеджера закрывают больше 50 сотрудников в месяц, обрабатывая свыше 3000 откликов — и при этом остаются в здравом уме.

И нет, это не потому что у нас работают супергерои. Просто правильно расставлены приоритеты: где нужен человек, а где спокойно справляется робот или нейросеть.

Мы сразу шли от понимания, что HR-менеджер должен заниматься не раздачей ссылок на тестовое задание и не бесконечной перепиской в мессенджерах. Его задача — находить своих людей в команду, видеть ценности, чувствовать мотивацию, решать, кто с нами в одной лодке.

Всё остальное — чистую, предсказуемую, повторяющуюся рутину — мы спокойно передали на автоматизацию.

Когда речь заходит о автоматизации HR-процессов, часто хочется «автоматизировать всё». Чтобы вакансии сами писались, кандидаты сами нанимались, а команда сама развивалась. На практике всё чуть иначе.

Потому что автоматизация ради автоматизации — это дорогое хобби. А автоматизация ради результата — это реальный рабочий инструмент.

Давайте разберём, где в HR-процессах роботы действительно закрывают задачи, где помогает ChatGPT, а где всё-таки стоит оставить всё людям.

Никаких лозунгов. Просто нормальная, живая система.

Когда к нам приходит отклик, резюме кандидата сразу автоматически загружается в HRM. Там его встречают сразу три канала прогрева: письмо с приглашением к отбору и ссылкой, СМС со ссылкой на Telegram-бота и звонок голосового робота.

Да, мы дублируем каналы, потому что почта улетает в спам, СМС теряется, звонок иногда спасает ситуацию.

Дальше включается Telegram-бот. И тут начинается магия.

Бот рассказывает кандидату о вакансии и компании, уточняет номер телефона и никнейм в Telegram (чтобы потом легко выйти на связь), просит решить несколько логических задач уровня 5–8 класса — чтобы сразу на старте отсеять тех, кто потом всё равно не пройдёт тест на логику.

После этого кандидат смотрит короткое видео о вакансии и компании, получает тестовое задание или ссылку на вводное обучение и идёт дальше по воронке.

Если справился — идёт на интервью с живым HR. Если нет — мы культурно расстаёмся.

Кандидат, который дошёл до этапа интервью, уже понимает, кто мы такие, зачем он здесь и чего ему ожидать. Это совсем другой уровень контакта.

Что еще автоматизировано в воронке:

автоматическая отправка приглашений на предобучение, к тестированию на логику и конечно же передвижение кандидата по этапам автоматически - где- то с помощью роботов, где-то с помощью хуков

Если говорить про задачи, которые мы дополнительно закрыли роботами:

Текстовый робот для сбора eNPS

Робот задаёт 3–5 вопросов через Telegram, кандидат отвечает текстом или голосом. Робот сам транскрибирует голосовые сообщения и складывает всё в таблицу. HR остаётся только обработать результаты.

Текстовый робот-тренажёр

Когда-то на заре компании я строила отдел сопровождения. Там ребята должны были быть и морскими котиками в продажах, и асы в технике. Конечно, обучение было большое, плотное и тяжёлое. Выживали не все.

И вот один этап обучения мы передали текстовому роботу-тренажёру. Он имитировал вопросы клиентов, фиксировал, как быстро отвечает кандидат, сколько ошибок делает, насколько уверенно общается. Всё складывалось в таблицу: сколько сообщений, где паузы, сколько смайликов и стикеров использовано.

И вот когда читаешь сухой ответ в чате и видишь там пять абзацев от одного сообщения — сразу понимаешь, как человек будет общаться с клиентами. Очень наглядная штука.

И при этом я не тратила часы на ручные тренировки.

Текстовый робот базы знаний

Теоретически, у нас есть вся база знаний: документы, видеоуроки, инструкции. Но по факту люди всё равно ленятся туда идти и вместо этого пишут руководителю в чат. Один человек спросил, второй спросил — ничего страшного. А когда сотрудников становится 40, 70, 100+, это начинает жрать часы времени. И вот тогда мы завели текстового робота-базу знаний.

Ты пишешь в чат вопрос — робот мгновенно даёт тебе нужную статью, ссылку, инструкцию. И выигрывает все: сотрудник получает ответ за секунду, руководителю не надо отвлекаться, команда растёт без пробуксовок.

Голосовые роботы на открытые встречи.

Для массового найма мы проводили открытые онлайн-встречи. Собрать 40–150 человек — это непросто. Без голосового робота доходимость была бы на уровне 5–10 человек. А с нормальным прогревом и напоминаниями — стабильно 40–50%.

Ведь человеку легче согласиться прийти, когда ему лично и внятно напомнили.

Текстовые Advent-роботы

Таких роботов мои коллеги запускают обычно перед праздниками. Робот ежедневно выдает ребятам по забавному заданию, которое нужно выполнить и поделиться в общей группе результатом.

Денег компании не принесет, но сделает нечто большее - сплатит ребят в команду и подарит праздничное настроение в авралах, помогает бороться с выгоранием

В общем тут всё ограничивается только вашей фантазией, бюджетом и конкретными бизнес-процессами

А теперь к нейросетям:

Чтобы нейросеть реально помогала, я внедрила использование ChatGPT в бизнес-процессы - в виде гайдов, в формате обучения.

Всё это я аккуратно оформила в ноушен-базу: шаблоны промтов, готовые форматы писем, скрипты общения. И получился эффективный тандем -- HR-менеджер + нейросеть

Также нейросети помогают с быстрой оценкой кандидатов: в тред можно загрузить резюме, кейсы, тестовое задание, переписку — и попросить подсветить сильные и слабые стороны.

И конечно, GPT помогает нашим HR-ам в коммуникациях: сформулировать ответ на сложный вопрос кандидата, отработать возражение, развернуть негативную реакцию в конструктив.

Финальные интервью. Офферы. Оценку адекватности. Понимание мотивации. Решение, кого брать в команду, а кого нет.

Потому что никакая нейросеть пока не умеет почувствовать, что перед вами человек, который "нашёлся" в вашу компанию. Или что этот кандидат на словах идеален, а по ощущениям — точно нет.

Нейросети у нас не фантазируют. Они чётко встроены в бизнес-процессы. Там, где надо ускорить — ускоряют. Там, где надо упростить — упрощают. Но финальные решения, конечно, оставлены за человеком.

Пока что ни одна нейросеть не научилась чувствовать ту тонкую разницу между кандидатом, который просто хочет зарплату, и тем, кто реально горит работать с продуктом.

Это снимает с HR кучу ручных операций, которые только внешне кажутся «пустяковыми». А в реальности — забирают часы каждую неделю.

В следующей статье расскажу более подробно про наши HR-процессы с использование нейросетей, покажу пошаговый запуск, подписывайтесь, чтобы не пропустить

Ну а в Telegram-канале «Сотрудник VS Босс» я делюсь нашими реальными промтами и историями. Если хотите забрать проверенные инструменты, которые уже работают, — welcome в канал.