Один за всех: как автоматизировать разные направления работы на одной платформе и повысить бизнес-показатели

Знаете, в чем главная боль автоматизации бизнес-процессов? В том, что разные процессы требуют разной функциональности и бывает, что одним продуктом их охватить невозможно. В этой статье доказываем обратное и показываем, как автоматизировать процесс продаж, онбординг сотрудников, взаимодействие с информационными партнерами и систему платежей по статьям расходов бизнеса на одной платформе. Всё на конкретном кейсе компании Кабель.РФ®.

Кабель.РФ® – одна из ведущих интернет-площадок по продаже электротехнической промышленной и строительной продукции в РФ и странах СНГ, которая реализует более 1400 сделок в месяц.

Компания официально сотрудничает с надежными производителями и поставщиками, которым принадлежат более 700 складов по всей России, это позволило Кабель.РФ® стать мультибрендовой площадкой с широким спектром сертифицированных товаров – каталог насчитывает 907 000+ позиций.

Заглянем за кулисы этой деятельности и посмотрим, как компания автоматизировала свои бизнес-процессы с помощью Битрикс24 и каких результатов в цифрах удалось достичь.

Учитывая, какое количество сделок в Кабель.РФ® реализуется ежемесячно, без полноценной CRM-системы было не обойтись. Сейчас весь цикл сделки с клиентом перенесен в Битрикс24.

Что было до:

Ранее всю работу менеджеры фиксировали в 1С, больше никаких продуктов для этого не использовали. Нужно было улучшить качество аналитики и сбора отслеживаемых метрик: функциональность 1С не позволяла в полной мере анализировать эффективность процесса продаж и принимать стратегически важные решения для роста.

Как стало сейчас:

Базу клиентов и контакты импортировали из 1С в CRM Битрикс24. Далее настроили стадии воронки продаж, добавили необходимые поля в карточки сделок с клиентами и разработали регламент по работе с платформой. Дополнительно внедрили сущность «Дела»: они позволяют добавлять в сделку подзадачи и получать уведомления о необходимости их выполнить.

Полноценную автоматизацию всего процесса сделки с клиентом завершили интеграция почты и звонков, а также интеграция с 1С и сайтом компании: теперь все данные можно просматривать в Битрикс24 и вести коммуникацию с клиентом здесь же. Это удобно, а еще помогает передавать сделки другим менеджерам без потерь информации и простоев, если сотрудник по какой-то причине отсутствует на работе.

Какой бизнес-результат получили:

Кстати, осваивать функциональность CRM в Битрикс24 компания начала не с этого процесса. Первым делом в этот раздел перенесли воронку по информационному сотрудничеству с партнерами.

PR-сотрудничество с инфопартнерами Кабель.РФ® – это длительный процесс, который проходит в несколько этапов. Подготовка и согласование материалов для условий сотрудничества и совместных PR-проектов компаний занимают много времени – есть риск запутаться в данных и сроках. К счастью, весь процесс можно выстроить в виде воронки в разделе CRM.

Что было до:

Процесс взаимодействия с инфопартнерами не был автоматизирован, из-за этого приходилось много действий выполнять вручную. На поиск информации о том, на какой стадии находится то или иное сотрудничество, тратилось слишком много времени. Информация хранилась в таблицах, в которых сложно было ориентироваться из-за большого количества инфопартнеров. Телефоны приходилось набирать вручную, а после разговора так же руками описывать все, что инфопартнер сказал по телефону.

Как стало сейчас:

Процесс информационного сотрудничества поделен на этапы: «Потенциальные партнеры», «Первый контакт», «Повторный контакт», «Последние коммуникации», «Ожидание ответа», «Согласование» и т.д.

Все этапы оформлен в разделе CRM по тому же принципу, что и воронка продаж. Точно так же здесь существуют напоминания о задачах, хранение информации по взаимодействию с каждым инфопартнером, возможность коммуникации прямо из интерфейса платформы, запись и расшифровка разговоров.

Какой бизнес-результат получили:

Конечно, Битрикс24 – это гораздо больше, чем CRM-система. На платформе множество других встроенных в базовую комплектацию разделов, которые помогают перенести бизнес-процессы разных подразделений компании. Например, подбор и адаптацию персонала.

В большой компании на стадии активного роста процесс поиска и адаптации новых сотрудников происходит непрерывно. Автоматическая постановка задач на каждом этапе процесса найма позволяет снизить нагрузку на HR-отдел, а еще помогает новым сотрудникам быстрее влиться в компанию: этапы ввода сотрудника следуют логично один за другим, хаос от множества ручных действий сведен к минимуму.

Что было до:

До Битрикс24 выстроенного бизнеса-процесса по поиску и приему нового сотрудника не было. Когда платформа только появилась, задачи по найму и адаптации ставили вручную из шаблонов. Также руками в каждую задачу добавляли наблюдателей – всех задействованных в процессе сотрудников.

Как стало сейчас:

При необходимости поиска и приема нового сотрудника запускается оформленный бизнес-процесс: задачи ставятся автоматически на необходимых исполнителей при переходе от одного этапа найма к другому.

Какой бизнес-результат получили:

Ситуация, когда всё начинается с цифровизации небольшого процесса, но по мере развития компании, он разрастается и требует дополнительной функциональности – дело неизбежное. Если «вырастить» процесс удается на той же платформе, где всё начиналось, это экономит кучу ресурсов. Так произошло с процессом платежей по статьям расходов компании.

Чем больше компания, тем больше у нее статей расходов и связей с контрагентами для выполнения работ. Удобно, когда хранение данных по всем статьям расходов и автоматизация процесса оплаты находятся в «одном окне».

Что было до:

Не было систематизации, автоматизации и учета статей расходов. Существовал только процесс оплаты счетов через постановку задач вручную.

Как стало сейчас:

Появилась структурированная система платежей, которые разделены на разовые, регулярные, плановые на определенную дату и так далее. Помимо этого есть разделение по статьям расходов и дальнейший учет затрат по категориям.

Настроены напоминания о платежах, которые получают ответственные сотрудники – срок оплаты теперь точно не пропустить. Платежные и контактные данные контрагентов удобно хранятся в одном месте.

Какой бизнес-результат получили:

- имеют закрепленное ответственное лицо (тот пользователь Битрикс24, который создал задачу на платеж);

- проходят через бюджетный план компании (раньше терялись, а теперь один платеж - одна задача в битриксе);

- вовремя закрываются документами от поставщиков (на каждый оплаченный счет - автоматическая задача на истребование документов от поставщика);

Компания Кабель.РФ® развивается и растет, в этом ей помогает Битрикс24, который трансформируется под новые задачи. Гибкость продукта важна для компании, т.к. готовые решения не всегда подходят, но их всегда можно адаптировать под себя. Планов по развитию этого проекта множество.

В разделе CRM есть потребность создать воронки и по другим направлениям, например, логистике.

Бизнес-процесс «Новый сотрудник» масштабировался в проект «Цифровой профиль сотрудника». Теперь вся информация о каждом сотруднике будет собрана в одном месте (обязанности и функциональные роли, количество отпускных дней, стаж работы в компании, доступы к сервисам и т.д.).

В процессе управления расходами компании будет совершенствоваться аналитика и система бюджетирования.

Уверены, что это лишь один из этапов, а впереди еще больше возможностей для роста.