Чек-листы для быстрой работы и спасения жизней

Про то, как они разгружают мозг, помогают не ошибаться в рутине и снижают количество авиакатастроф. Всё самое главное о свойствах и возможностях чек-листов по мотивам книги «Чек-лист. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям»

На связи команда WEEEK, сервиса для управления проектами, задачами и ресурсами команды. Значительная часть работы у нас построена именно на чек-листах: они есть внутри описаний задач и составляются к основным задачам в качестве подзадачи.

Чек-листы всегда считались таким способом разобрать большую задачу на составные части, чтобы её было проще делать. А ещё способом самопроверки.

Но мы даже не подозревали, что у чек-листов столько суперсилы до прочтения книги хирурга Гаванде Атул «Чек-лист. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям».

Всё главное из книги в этом тексте.

📌 Чек-лист — перечень из пунктов, по которым отслеживают выполнение задачи или череды действий. Когда задача выполнена, напротив пункта ставится галочка.

Чек-листы помогают не забыть купить молоко домой, проверить результаты работы, декомпозировать крупные задачи, указать, что и как должно быть сделано. Они разгружают наш мозг от необходимости помнить десятки деталей. И используются в совершенно разных сферах — от диджитал и кулинарии до авиации и медицины.

Хирург Гаванде Атул, автор книги «Чек–лист. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям», пишет:

Фактически, есть всего два вида чек-листов:

☝ СДЕЛАЙ–ПОДТВЕРДИ

Человек выполняет задачу по памяти, опираясь на свой опыт. По ходу работы останавливается и сверяется с контрольным списком, что делает всё правильно.

Такой чек-лист помогает контролировать выполнение работы, оценивать её качество и не попадаться на ошибки в автоматизме действий. Он рассчитан на привычные задачи и даёт больше свободы, но страхует в критические моменты и позволяет проверить себя.

✅ Получил признание в медицине

☝ ПРОЧТИ–СДЕЛАЙ

Человек читает весь список, а затем действует по нему — как когда готовит блюдо по рецепту. Любой последовательный алгоритм относится к этому виду контрольных списков.

✅ Широко используется в кулинарии и авиации

Разные сферы деятельности, где внедрение чек-листов было удачной идеей. Все истории взяли из книги: «Чек–лист».

Чек-листы зародились именно в авиации, и причиной этому послужило печальное событие: в 1935 году в штате Огайо самолёт Boeing–299 по прозвищу «Летающая крепость» потерпел крушение во время лётных испытаний.

🛫 Этот инцидент едва не обанкротил компанию Boeing.

После этого лётчики предложили простую идею — создать чек-лист. Хотя казалось, что использовать чек-лист на взлёте — как водителям доставать чек-лист при парковке задним ходом.

Однако созданный чек-лист был кратким и чётким. Он состоял из вопросов, на которые пилот должен был ответить перед взлётом, в полёте и при посадке:

Все вопросы умещались на одну карточку — использовать такую было легко.

☝ А компания Boeing ежегодно выпускает до 100 чек-листов, чтобы свести их в единое целое.

Анонимный инвестор, с которым пообщался Атул, разработал чек-лист, где перечислил все ошибки, которые встречаются на разных этапах инвестиционного процесса.

На основе этого чек-листа он разработал ещё несколько. По одному команда изучала историю финансов инвестируемой компании за последние 10 лет, а по другому — комментарии по отчёту о движении денежных средств.

Инвестор сообщил, что внедрение чек-листов помогло его компании пережить финансовый кризис без последствий, а показатели фирмы были значительно выше, чем у конкурентов.

Если этот пункт не выполнялся, группа отменяла концерт и требовала денежную компенсацию.

Как признался Дэвид, этот спрятанный 126-ой пункт в чек-листе служил тестом для организаторов концерта.

Группа часто сталкивалась с техническими ошибками, потому что приложения к контракту читались бегло. Двери концертного зала оказывались малы для проноса реквизита, а стойки ломались от веса аппаратуры. Тогда вокалист шёл за кулисы и проверял — если в корзине есть коричневые драже, то чек-лист не прочтён. А значит, нужно дополнительно проверять весь реквизит.

😲 А весь реквизит группы перевозили на девяти фурах с прицепами! 🚛 🚛 🚛 🚛 🚛 🚛 🚛 🚛 🚛

Автор книги Атул и его команда три месяца следили за четырьмя операционными и собрали неутешительные данные.

Чтобы сократить число хирургических осложнений, врачи под эгидой ВОЗ создали чек-лист из 19 пунктов. Его разослали в восемь больниц для пилотного запуска и начали активно внедрять в 2008 году. Атул предоставил пилотным больницам собранные им данные, чтобы наглядно показать, о чём идёт речь.

Размышляя, как рабочим удаётся возводить небоскрёбы и быть уверенными в том, что они не рухнут, Атул пришёл на стройку «Русского причала» — 32-этажного жилого и офисного здания.

Инженер-проектант Джо Сальвиа объяснил Атулу, что ошибки в строительстве приводят к обрушению здания. Именно поэтому Джо создал чек-листы. Самым крупным из них был «График строительства», на котором расписаны задания и сроки их выполнения. А для обсуждения задач и проблем между экспертами был другой чек-лист — «График отчётности».

Джо Сальвиа поделился впечатляющим результатом: со времён старта его карьеры скорость строительства выросла втрое.

Джоди Адамс, шеф-повар ресторана Rialto в Бостоне, выстроила работу своей команды на дисциплине, основой которой были чек-листы.

Основные чек-листы в её ресторане — это рецепты блюд. Все они распечатаны, вставлены в прозрачные файлы и находятся на виду. Джоди следит, чтобы повара готовили строго по рецептам — ведь они не любят ими пользоваться, хотя время от времени рецепты меняются.

Также чек-листы делаются для каждого клиента: туда записывают информацию о его номере столика, заказе и предпочтениях.

Рассказываем, как составить хороший чек-лист, и даём таблицу, которая в этом поможет.

✅ Мой чек-лист краткий

Атул вспоминает свой опыт с длинным чек-листом как удручающий — когда даже пациент заёрзал в нетерпении на операционном столе. Коллективная проверка перед операцией так сильно затянулась, что персонал забыл о подопечном.

Вывод: составляя чек-лист, пиши-сокращай. Он должен состоять из 5–9 пунктов, что соответствует оперативной памяти нашего мозга.

✅ Мой чек-лист конкретен

Плохие чек-листы написаны расплывчато и нечётко. Они составлены людьми, оторванными от их практического применения. Хорошие чек-листы, наоборот, конкретны и просты. В них перечислены только самые важные действия, которые может пропустить даже опытный специалист. Хороший чек-лист — практичный чек-лист.

✅ В моём чек-листе только полезная информация

В аварийной ситуации пилоты проводят ряд действий, которые не зафиксированы в чек-листах, — например, уведомляют диспетчера и бортпроводников о нештатной ситуации на борту. В чек-листах этого нет, потому что пилоты не делают ошибок в подобных операциях.

Определи, какие ошибки ты и так не совершаешь, и не включай их. Если ты не забываешь проверить, обесточил ли оборудование в цеху, не пиши это в чек-лист.

✅ Мой чек-лист оформлен как надо, а как не надо, не оформлен

Чек-лист должен умещаться на одном листе и соответствовать профессиональному языку. Выбери один шрифт и один размер, а важные моменты выдели жирным или капсом.

✅ Команда приучена к использованию чек-листов

Пилоты обращаются к чек-листам по двум причинам:

Но даже простой и понятный чек-лист трудно внедрить, если человек привык обходиться без него. Мы не любим перемены. Мы не любим чек-листы. Это скучно.

80% врачей, опрошенных Атулом, сообщили о положительной динамике после внедрения чек-листов. Но были и те 20%, которые считали, что работа по чек-листу сложно, неэффективно и вообще отнимает время.

Тогда Атул задал им ещё один вопрос: «Если бы вам делали операцию, вы бы хотели, чтобы врачи пользовались чек-листом?» 93% опрошенных ответили: «Да»

✅ Я пересматриваю и улучшаю свои чек-листы

Чек-лист должен пройти боевое крещение — первый вариант часто бывает неудачным. После пилотного запуска проанализируй, что не сработало, и докрути. А затем — снова в бой, и так до тех пор, пока чек-лист не будет работать идеально.

Чек-листы не должен оставаться в первозданном виде вечно, иначе со временем будет больше мешать, чем помогать. Даже самые простые чек-листы нужно менять и улучшать.

✅ Я не забываю, что чек-лист — только часть слаженной работы

Когда решишь ввести в компанию чек-листы, собери команду и объясни им важность коллективной работы. В авиации есть два примера, которые наглядно это демонстрируют. Да, они мрачные, но такова авиация.

❌ Катастрофа на Тенерифе

В 1977 году на Канарских островах столкнулись два самолёта компаний KLM и Pan American. И произошло это из-за недопонимания между пилотами.

Первый пилот авиакомпании KLM неправильно понял команду диспетчера прервать взлёт и не прислушался ко второму пилоту, который услышал команду верно. Это и привело к печальным последствиям.

✔ Приземление на воды Гудзона

Это событие известно в мире как «Чудо на Гудзоне».

В 2009 году самолёт компании US Airways вывели из строя гуси, залетевшие в двигатели. Пилоты совместно решили совершить аварийную посадку на реку Гудзон в Нью-Йорке. Трём стюардессам сообща удалось вывести всех пассажиров из самолёта за три минуты. Благодаря слаженной работе пилотов и членов экипажа все 155 человек на борту выжили.

Это происшествие легло в основу фильма «Чудо на Гудзоне», а сам самолёт сейчас находится в авиамузее Северной Каролины.

Чтобы достичь синергии, врачи и пилоты перед началом работы знакомятся друг с другом, называя своё имя и должность. Это помогает им работать как единый механизм. Команда Атула перед началом любой операции хотя бы минуту обсуждает её детали.

Можно проверить себя по следующим пунктам (тоже чек-лист, получается)

Зачем

🔲 Цель разработки чек-листа сформулирована чётко

Какие задачи и пункты включать в чек-лист:

Чек-лист содержит следующие элементы оформления:

Сам чек-лист:

Перед запуском чек-листа:

Покажем тебе несколько примеров чек-листов.