Как превратить новичка в эффективного сотрудника за семь шагов

Онбординг на любом расстоянии

Некачественная адаптация сотрудника в компании — источник головной боли бизнеса во всех направлениях. Такой кандидат приносит минимальную пользу, а в случае увольнения может повлиять на репутацию работодателя. О том, как быстро и с душой организовать онбординг в компании, рассказывает менеджер HR-проектов Ситидрайва Настя Зильбер.

Многие руководители пренебрегают онбордингом, в результате он проходит скомкано. А ведь если процесс адаптации организован эффективно, можно превратить новичка в автономного бойца, который способен решать самые разные рабочие задачи.

Не стоит пренебрегать психологической поддержкой нового сотрудника. Новое рабочее место — всегда выход из зоны комфорта. Оперативность погружения сотрудника в процессы зависит от того, как быстро он сможет найти общий язык со своими новыми коллегами.

Отдельно стоит подумать о том, сложилась ли в голове у нового сотрудника картинка построения всех процессов в компании. Если их много, стоит проработать сценарий поэтапного погружения в рамках онбординга.

В этом процессе важно не забывать и об HR-бренде компании. Если на стартовом этапе новый сотрудник чувствовал себя забытым и ушёл, не найдя общего языка с коллегами даже спустя полгода, он расскажет об этом другим соискателям. Такие сотрудники формируют негативную репутацию. А она влияет на процесс подбора уже новых сотрудников. В результате компания несет дополнительные расходы.

Я выделяю три ключевых составляющих процесса онбординга.

• Технические нюансы

Знакомство с инструментами, которые используют в компании. Например, в Ситидрайве это Jira для создания задач подразделениям или Notion в качестве корпоративного портала.

• Изучение инструкций, регламентов, базы знаний от коллег

Это помогает новому сотруднику начать работать эффективно как можно скорее, поэтому некоторые компании даже проводят аттестацию на знание регламентов и политики. Мы делим этот процесс на два блока: общий и профессиональный. Онбординг-менеджер делится простыми, но важными инструкциями — как бронировать переговорные комнаты или заказывать дополнительное оборудование. А руководитель погружает новичка в специфические детали работы.

• Формирование уверенности на новом месте работы

Важно, чтобы новый сотрудник не чувствовал себя брошенным на этапе погружения в рабочие процессы. Для этого мы уделяем внимание комфортной и эффективной системе обратной связи.

К выстроенной и частично автоматизированной системе онбординга новых сотрудников мы пришли за несколько месяцев. Ещё год назад опросы и приглашения на тренинги HR-отдел рассылал вручную. Сейчас мы делим онбординг на 7 продуманных шагов.

• Подготовительный этап

Все службы Ситидрайва получают задачи в Jira. Процесс автоматизирован: рекрутер ставит задачу в Jira, указывает контактные данные нового сотрудника и отмечает, нужна ли ему техника. Параллельно задачи ставятся отделу кадров, техподдержке, офис-менеджеру, а также менеджеру по адаптации. Все готовятся встретить новичка в рамках своих задач.

Менеджер по адаптации готовит велком-бокс. Сотрудники техподдержки настраивают доступы и готовят оборудование. Представители административно-хозяйственного отдела оформляют пропуск и доставку оборудования.

• Первый день

В этот день сотрудника встречают в офисе, проводят для него экскурсию. После этого он подписывает документы, проходит приветственный тренинг. На нём я рассказываю историю Ситидрайва, раскрываю принципы корпоративной культуры, описываю основные рабочие инструменты. Рассказываю о процессе онбординга, дополнительном медицинском страховании, кадровой службе и бухгалтерии. Тренинг проходит в интерактивном режиме: мы рассказываем о себе, можем провести игру на знакомство. Удалённые сотрудники подключаются к тренингу онлайн.

Каждый сотрудник получает подарок при приеме на работу. В набор входит шоппер, футболка и кружка для горячих напитков.

• Страница новичка и чек-лист нового сотрудника

На "Странице новичка" мы собрали полезную для новых сотрудников информацию в удобном формате.

Базовые моменты и знакомство с инструментарием компании “зашили” в чек-лист. Например, в нём есть пункты “получить технику”, “оформить красивую корпоративную подпись” и даже “не забыть пообедать”. Я предлагаю сотруднику самостоятельно пройти по всем пунктам чек-листа в первый день работы.

Также мы планируем сделать чат-бот. Например, на запрос «Где поесть» такой помощник будет выдавать адреса всех кафе рядом с офисом, в которые можно сходить.

• Две адаптационные встречи

Встречи проходят через две и шесть недель после первого дня работы. Если есть потребность, мы проводим встречи чаще, чтобы свести уровень обеспокоенности сотрудника до минимума.

Во время встреч я всегда подчеркиваю их конфиденциальность. В работе бывают моменты, которые не хочется обсуждать с руководителем и для разрешения разногласий, снятия напряжения нужно третье лицо.

На встречах я спрашиваю про загрузку, совпадение ожиданий и реальности, процесс построения взаимоотношений с командой и руководителем. На первой встрече мы также неформально обсуждаем первое впечатление от нового места работы.

• Опросы

Новый сотрудник даёт обратную связь через неделю в компании и по итогам трёх месяцев работы.

• Параллельная работа с руководителем

В середине испытательного срока и по его завершении говорим с руководителем новичка о его работе. Бывает, нужно порекомендовать руководителю ту или иную стратегию адаптации. Но в большинстве случаев руководитель и новый сотрудник срабатываются по итогам онбординга.

• Фидбек по итогам испытательного срока

По итогам работы за три месяца мы встречаемся втроем: сотрудник, руководитель и я. В этом случае моя задача — при необходимости модерировать встречу.

При подготовке обратной связи я рекомендую руководителям придерживаться четырех пунктов.

1. Вспомнить яркие достижения и ошибки сотрудника за три месяца.
2. Запросить обратную связь у смежных сотрудников.
3. Изучить поставленные перед новичком задачи.
4. Подумать над вектором его развития.

Пока количество новых сотрудников позволяет нам работать над этим индивидуально, без автоматизированных опросов руководителей. В будущем будет разумно перейти к ним.

По итогам онбординга сотрудник также получает поздравительное письмо.

Со времён распространения коронавируса бизнесу пришлось научиться нанимать сотрудников из других регионов. А мы в Ситидрайве научились их адаптировать. Людей, которые не бывают в офисе регулярно, ещё важнее окружить заботой.

Главная сложность при онбординге удалёнщиков — доставка техники вовремя и подписание документов. Для настройки этого процесса важно налаженное сотрудничество с логистической компанией и понимание, сколько времени у неё уходит на доставку документов или грузов. Мы ведём сводную таблицу того, сколько компании нужно времени на доставку той или иной техники, документов в разные географические точки. Также закладываем для курьера время на то, чтобы новый сотрудник мог прочитать договор и подписать его, чтобы ему не пришлось искать принтер для распечатки или идти на почту самому отправлять нам документы. Это позволяет планировать подготовку документов в кадровой службе или ноутбуков в техническом отделе.

В остальном удалённый онбординг проходит по той же схеме, но с учётом нюансов синхронизации с командой. Одно дело видеть живых коллег в офисе и погружаться в их процессы, другое — коммуницировать по видеосвязи или через мессенджеры. Удаленные сотрудники также проходят приветственный тренинг, созваниваются с командами на полчаса для неформального общения, могут по желанию участвовать во встречах Random coffee — раз в неделю случайным образом из коллег подбирается собеседник для встречи в свободном формате.

В первую неделю работы мы обязательно рассказываем в общем канале пару слов о каждом новичке, чтобы познакомиться с ним могли и те, кто посещает офис, и те, кто работает удалённо. Помимо этого в Ситидрайве проходят ежеквартальные формальные встречи для подведения итогов. Раз в четыре месяца все сотрудники слушают выступление руководителей и результаты работы за отчетный период, чтобы оставаться в едином поле.

Сегодня многие рутинные процессы адаптации сотрудников в Ситидрайве автоматизированы. Но мы планируем усовершенствовать процесс. Например, готовим курс молодого бойца по информационной безопасности, подбираем образовательную платформу для этого.

Также размышляем над бизнес-онбордингом. Не все сотрудники Ситидрайва пользуются сервисом в силу того, что он есть не во всех городах. При этом в работе нужно знать, как устроены бизнес-процессы компании. Например, у Ситидрайва есть сервис Ранняя пташка. И каждому разработчику компании, которому рано или поздно придется работать над ним, нужно знать, как он выглядит со стороны клиента.

Мы стремимся к тому, чтобы выгружать из Jira дашборды, аналитику: сколько сотрудников прошли испытательный срок, по каким причинам люди увольнялись из компании за последний год, какую среднюю оценку новички ставят компании по итогам испытательного срока и через год работы. Это позволит агрегировать и анализировать результаты всех опросов и реагировать на них с пользой для бизнеса.

У Ситидрайва впереди ещё много работы над процессом онбординга. Всерьёз мы занимаемся этим и другими основными HR-процессами всего полгода, но уже многого добились. Онбординг становится одним из факторов продолжительной работы сотрудников в Ситидрайве — около 1,5 лет. Для IT-индустрии это хороший показатель в одной компании, ведь, как показал опрос Superjob, каждый одиннадцатый программист считает, что работу стоит менять ежегодно.

По результатам нашего внутреннего опроса по итогам онбординга за первую неделю работы сотрудники в среднем оценивают этот процесс на 4,77 из 5 баллов. Это повод для нашей гордости.

Но всегда лучше увидеть собственными глазами, чем прочитать — присоединяйтесь к команде Ситидрайва.