Честно говоря полное удаление данных юридически необратимо (если верим что они реально удаляются), поэтому от вас и потребовали документ к которому есть доверие(= ногами в офисе, уверен также подошло бы заверение у нотариуса или квалифицированная ЭЦП ФЛ).
Но опять же, чтобы удалить ПД вам в любом случае нужно предоставить заявление с указанием ФИО и паспортных данных. И это физическое(или подписанное ЭП) заявление будет хранится сколько там положено по ФЗ.

Несколько лет назад был интересный кейс: пришло физическое письмо заказчику. "Я такой-то такой-то прошу удалить мои ПД." . Ну ок, удаляем(реально удаляем во всех подконтрольных системах), составляем акт со звёздочкой про резервные копии, заказчик отвечает письмом "ок, удалено с приложением акта".
Через 2 месяца проверка РКН, по жалобе. Заявитель профессионально и юридически точно заявил РКН что заявлений не писал, подпись на заявлении не его, "пачиму удолили маи ПД????". Звездочка про бекапы спасла ситуацию (хотя формально наличие бекапа само по себе нарушение) и последствия были минимальны(и то только за то что собирали больше данных чем указано в политике, больше ровно на резервный email и код домофона).
Также заявитель пытался договориться что всего за 100к заявление заберёт.
Авантюристы фродят вот таким способом, результат — подход описанный в этом посте.
Уверен такие же письма и заявители приходили и деливери.