Как структурировать идеи, а выбор важных — сделать автоматическим?

В IT-компаниях сотрудники часто загораются идеями по улучшению программы. Часто предложений по доработке поступает больше, чем компания могла бы реализовать. Чтобы не терять классные идеи, мы разработали свою систему «Предложений» внутри нашей программы «Клиентской базы».

Как обычно происходит в IT-компаниях — появилась у айтишника идея по доработке, он сказал руководителю, тот его похвалил. На следующий день никто о ней и не вспомнит: ни айтишник, ни его руководитель.

Многие классные идеи терялись, сбивалась очередь — что сделать сейчас, а что можно отложить. Поэтому мы создали свою «Базу предложений». Однако задумывали мы ее не как копилку с идеями, а как некий механизм, с помощью которого сможем выстраивать правильную последовательность доработок для нашей программы.

Рассказываем, как создавали базу, какие нюансы предусмотрели и как она помогает нам в работе.

Платформа «Клиентская база» — это кроссплатформенный конструктор, на базе которого любой пользователь может разработать персонализированную CRM-систему без программиста. Большинство бизнес-процессов пользователь может воссоздать с помощью конструктора таблиц, отчетов и вычислений.

Нашу «Базу предложений» мы также создали с помощью таблицы, добавили столбцы: когда и кто добавил запись, название предложения, описание, статус, примечания, часы на исполнение, кто ответственный. В таблице отображается только верхушка айсберга — ключевые сведения об идее. Подробное описание мы перенесли в саму запись.

Чтобы сотрудник не заморачивался, при добавлении предложения он заполняет всего три поля: тип проекта, описание и его краткое название.

Уже потом в записи автоматически создаются дополнительные поля. Каждая запись проходит модерацию, и только потом по ней можно голосовать. Если идею поддержало большинство — доп.поля заполняют.

Условно работу над предложением можно разбить на четыре этапа:

• Голосование — все члены команды голосуют за идею.
• Анализ — если идею поддержали, руководитель анализирует, сколько на нее уйдет ресурсов, времени и кому поручить.
• Реализация — время разработки, занимает от 2 недель.
• Запись кейса — когда предложение реализовано, разработчик записывает видео в стиле до и после.

Создавать записи в таблице могут сотрудники компании и наши клиенты. Если у пользователя конфигурации появилась идея, он может отправить нам предложение через форму связи с разработчиком. По всем присланным сообщениям с пометкой «предложение» система создает записи в таблице.

Если идея пользователя оказалось интересной и мы можем ее реализовать — берем в работу в порядке очереди. Если реализовать идею нельзя, объясняем в письме почему.

Чтобы понимать, в какую сторону мы движемся и какие идеи стоит рассмотреть в первую очередь — разработали разные категории. У нас есть такие:

• дизайн и юзабилити;
• интеграция с другими приложениями;
• внутренние;
• сборка конфигураций;
• улучшение функционала.

Всего в базе более 100 категорий. Модератор проверяет каждое предложение, выставляет подходящую или создает новую.

Сейчас у нас в базе 1868 предложений. Часть из них реализована, часть в разработке. Когда у нас появляются ресурсы и время на воплощение какой-то смелой идеи, мы всегда заглядываем в базу предложений и смотрим на рейтинг. Если приоритет и рейтинг высокий — берем в работу. Если предложения с одним рейтингом, им присваивается очередь.

Иногда бывает что за неделю поступает около 20 предложений по доработкам. Среди них будут всего 3-5, которые мы можем реализовать сразу. Чтобы упростить выбор, создали систему голосования.

Сотрудники могут поставить четыре оценки:

• -2 — против предложения;
• 0 — воздержался;
• +1 — можно, но не критично;
• +2 — обеими руками за.

Если пользователь ставит негативную оценку, он обязательно оставляет комментарий. Это помогает сотрудникам лучше понимать друг друга и не воспринимать отказы на свой счет.

Голос каждого сотрудника имеет свою ценность, который определяется коэффициентом. Например, ценность голоса менеджера имеет коэффициент 1, руководителя отдела — 2, директора — 3. При подсчете рейтинга каждый голос умножается на свой коэффициент, а затем голоса суммируются.

Когда кто-то создает запись в базе — всем участникам проекта приходит уведомление. Дополнительно сотрудник может привлечь команду к голосованию, если отправит запись с предложением в общий чат. В конце периода все руководители обязаны просмотреть предложения, проголосовать и оставить комментарии.

Все идеи с высоким рейтингом автоматически попадают своего рода в ТОП-список по важным доработкам. По нему мы выбираем направление, куда хотим двигаться по проекту дальше.

Чтобы сотрудники не создавали одинаковые предложения, мы разработали свою схему — своего рода регламент.

Те идеи, которые набрали маленькое число голосов остаются, в базе. Поэтому, прежде чем создать запись в базе, сотрудник обязательно проверяет через поиск или встроенный фильтр, писал ли кто-то о подобной теме раньше.

Если идея свежая — создает запись. Если нет — читает комментарии, почему от нее отказались или до сих пор не реализовали. Он может переделать свое предложение и вновь сделать тему актуальной. Возможно, его интерпретация — то, что было нужно все это время.

В итоге мы сформировали своего рода правила, которым следуем обязательно:

• проверять идею-предложение на наличие аналогичной в базе;
• при голосовании всегда писать комментарий, почему сотрудник «за» или «против», особенно если против;
• сотрудник обязательно должен проголосовать за идею в течение двух недель, чтобы он не забыл — ему придет напоминание;
• если идея набрала много голосов — реализовать в первую очередь.

Последнее слово всегда остается за директором, он же может наложить свое вето. Если за идею проголосовали все, он решает — нужно ли тратить на нее ресурсы сейчас или стоит немного подождать.

Каждый сотрудник компании имеет право быть услышанным, участвовать в развитии нашего продукта. Новые доработки теперь не придумываются оторвано от жизни, а выбираются исходя из потребностей. Например, менеджеры могут подсказать, что нужно клиенту в первую очередь и это будет пользоваться большим спросом.

Автоматизация по сбору идей для нас стала важным механизмом при выборе вектора для развития, поэтому мы делимся им с вами. Наши сотрудники не стесняются высказывать идеи и знают, что их мнение для нас также важно как и работа. Это действительно помогает сплотить команду, сделать ее единым механизмом.

На создание такой таблицы и внедрение механики голосования мы потратили около двух дней, а сэкономили годы на совещания и генерацию идей. Классные предложения не приходят в голову насильно, только по вдохновению, поэтому мы и не проводим никакие «мозговые штурмы».

Если хотите также — напишите нам.