Переговорные тренды: как меняются офисные пространства для встреч?

Переговорные комнаты становятся меньше — это раз. Оборудованием в них можно управлять голосом и сразу запускать определенные сценарии — это два. Подключение собственного оборудования происходит за считанные секунды — это три.

Меня зовут Дмитрий Шабанов, в КРОК я возглавляю направление мультимедийных систем. Мы оборудуем переговорные комнаты, конференц-залы и учебные пространства в офисах крупнейших российских компаний. Подходы к обустройству переговорных комнат меняются на наших глазах, и сегодня я расскажу об основных трендах.

Переговорные комнаты на 7-12 кресел все менее востребованы. Самый актуальный формат в данный момент — пространства для 2-4 человек. Некоторые компании уже создают мини-переговорки с одним креслом — для Zoom-конференций и разговоров по телефону. Есть примеры, когда в небольших переговорных вообще нет стульев. Считается, что это позволяет быстрее и продуктивнее проводить совещания.

А еще в российских офисах все чаще появляются трансформируемые переговорные комнаты. За счет мобильных перегородок их можно увеличивать или уменьшать в зависимости от количества участников совещания. В этом случае мы помогаем правильно разместить мультимедийное оборудование и места подключения, чтобы при любой конфигурации сохранялись комфортные условия для работы.

Концепция BYOD (Bring Your Own Device) востребована как никогда: если вы приходите в переговорную комнату со своим ноутбуком или планшетом, у вас должна быть возможность быстро и легко подключить его к корпоративной сети — например, с помощью кабеля Type-C, обычного USB или по беспроводной связи. Это означает, что в переговорных комнатах требуется как минимум стабильное беспроводное интернет-соединение. Ну а производители мультимедийных систем в последние годы все больше внимания уделяют совместимости разных устройств и беспроводным презентационным системам.

На интерактивные флипчарты можно загружать контент с планшетов, ноутбуков, смартфонов. Такие устройства позволяют оставлять комментарии к документам и фотографиям, пересылать их по электронной почте в различных форматах.

Еще большим функционалом обладают интерактивные холсты, созданные из нескольких ЖК-панелей. На них можно размещать документы, заметки, видео, таблицы. Сенсорные панели обрабатывают неограниченное количество одновременных касаний. Интерактивные холсты позволяют совместно работать над документом географически распределенному коллективу, при этом каждому участнику вовсе не нужно иметь полноценную инсталляцию — достаточно специальной программы на компьютере или планшете. Этот инструмент востребован, например, у agile-команд.

Удаленное бронирование переговорных комнат — уже привычный для многих сервис. Но системы бронирования становятся все совершенней. Например, можно уже на этапе выбора переговорной комнаты указать, какое оборудование вам понадобится, и к моменту начала встречи оно будет готово к работе.

Если в помещении установлены датчики присутствия, то мультимедийные устройства (экраны, проекторы) автоматически отключатся в случае, когда встреча была запланирована, но не состоялась.

Данные о бронировании помещений можно использовать для аналитики и более рационального использования офисных площадей. Например, если переговорные комнаты часто пустуют, их можно переоборудовать.

В последнее время наши заказчики все больше интересуются сценариями работы для переговорных комнат. Яркое освещение может не подходить для мозгового штурма, а приглушенное — для подведения итогов года.

Один из трендов — использование сценариев в переговорных комнатах и конференц-залах. Сценарии могут учитывать уровень освещения, яркость ЖК-панелей, работу систему озвучивания, определенное положение штор или жалюзи. Для запуска определенной программы достаточно нажать одну кнопку или произнести голосовую команду, и в переговорной комнате будет создана подходящая для рабочего процесса атмосфера.