My name is онбординг: как мы адаптируем сотрудников в КРОК

Выход на работу — важный и одновременно сложный этап для любого специалиста, ведь вокруг все новое: люди, офис, системы. У каждого это вызывает разные чувства, и часто страх перед неизвестным. Для того, чтобы справиться с этой тревогой, в большинстве компаний существуют системы адаптации — онбординг.

Сейчас онбординг в том или ином виде есть почти везде. Для сотрудников без опыта это первое соприкосновение с профессиональной сферой, впечатление от которого может значительно повлиять на карьерный путь. Для опытных — момент принятия решения о том, останется ли он работать в компании. В этой статье мы попросили Олю Ефанову, менеджера по корпортивному обучению, рассказать, как процесс адаптации устроен в КРОК.

Концептуально процесс адаптации можно разложить на 3 взаимосвязанных уровня: человек, компания и бизнес. И на каждом уровне у онбординга свои цели:

Человек. Меньше напряжения в первые дни → лучшее впечатление → быстрее интеграция в коллектив. Это создает крепкие отношения в команде и лояльность к работодателю, а новый сотрудник чувствует себя на своем месте.

Компания. На этом уровне цель состоит в том, чтобы новичок быстрее влился в рабочий процесс. Это включает знакомство с задачами, инструментами и коллегами. Чем скорее новый сотрудник начинает активно участвовать в работе и взаимодействовать с командой, тем быстрее он сможет принести пользу компании.

Бизнес. С точки зрения бизнеса, процесс адаптации нового сотрудника направлен на сокращение финансовых и ресурсных рисков. Когда новый сотрудник успешно интегрируется и подключается к задачам, компания не тратит дополнительные ресурсы на поиск и обучение других кандидатов.

Для достижения этих целей существуют разные инструментов онбординга. Вот какие используем мы.

Мы начинаем адаптацию еще до первого рабочего дня сотрудника. Этот же подход касается внутренних переходов между командами (но об этом в другой статье). У нас в пребординг входит:

Лендинг. Чтобы новичкам не приходилось читать длинные перегруженные письма, рекрутеры отправляют ссылку на лендинг. В нем — информация, как пройдёт первый день, какие брать документы, как добраться до офиса и прочие организационные моменты.

Главное преимущество лендинга: он адаптирован под несколько сценариев. Если сотрудник выходит офлайн, это будет страница с подробностями об офисе (для каждого города своя) и инструкциями с маршрутом. Если выйдет работать удаленно, то получит информацию, как настроить рабочий процесс дистанционно.

Еще на лендинге мы делимся ссылками на публикации и записи выступлений экспертов из КРОК, чтобы сотрудники еще до выхода могли познакомиться с коллегами и оценить их экспертизу. Это, в том числе, про бренд компании и рабочую мотивацию — всегда приятно работать с профи ;)

На лендинге также есть ссылки на Welcome-book и Welcome-бот:

Welcome-book — это цифровой гайд и база знаний для нового сотрудника о компании, ее процессах и внутренних системах.

Welcome-book помогает снизить стресс перед выходом на новое место, заранее узнать больше о процессах и почувствовать себя частью компании. Кроме того, к буку всегда можно вернуться, что особенно важно в первые дни на работе: подсмотреть, когда в CROC Cafe начинается ужин или к кому обращаться, если нужен доступ к системам. Часто можно услышать: «Да, я уже читал об этом в книге, можно не вдаваться в детали», что позволяет более эффективно использовать рабочие часы.

Welcome-bot. Ненавязчиво сопровождает новичка первые две недели. Бот объясняет, как добраться до офиса и где узнать расписание шаттлов, когда обед, какие еще боты есть в компании и чем они помогут помочь. Первые пару недель он пишет сам — раз-два в сутки, а дальше отвечает на запросы.

Но наибольшую пользу бот приносит именно в первый день, так как он самый нагруженный с точки зрения новой информации. После собеседования, ознакомления с инструкциями и писем от рекрутера легко что-то упустить — welcome-bot аккуратно напомнит, что можно сделать сейчас, и подсветит актуальную информацию.

Часть сообщений от бота могут дублировать информацию из лендинга и welcome-book, но в нужное время. При этом его советы персонализированы и учитывают, в какой департамент попал сотрудник. С утра бот может написать:

«Привет! Тебя уже ждут в отделе кадров, он находится здесь, а попасть в него – вот так». Через несколько часов бот расскажет, где можно забрать оборудование, где поесть и как настроить корпоративную почту. Таким образом, вся информация появляется в нужное время, предотвращая ощущение растерянности и снижая стресс.

Welcome-bot — это также эффективный канал обратной связи. В течение первой недели работы бот регулярно спрашивает у сотрудника, как проходят первые дни, все ли понятно и есть ли задачи. Ответы передаются коллегам из HR — это помогает вовремя отследить сложности, если новичок стесняется рассказать о них прямо.

Онлайн-курсы. В нашей LMS (Learning Management System) много курсов, записей вебинаров и других образовательных материалов. Для новых сотрудников создана специальная программа обучения. Она включает семь обязательных курсов и пять дополнительных, которые можно пройти по желанию. В программе собраны материалы по работе с внутренними системами, охране труда, информационной безопасности и не только. Популярнее всего курсы по работе с календарем и почтой Outlook ;)

Мы постарались сделать обучение интересным, избегая скучных лекций и формальных инструкций — например, создали геймифицированные диджитал-истории, которые погружают коллег в разные ситуации. Мы стремились к тому, чтобы курсы не перегружали огромным количеством информации, понимая, что невозможно усвоить все в первые дни работы. Но проходить их хочется до конца, поскольку за прохождение дают «ачивки»: когда сотрудник проходит все курсы программы, он получает не только знания про компанию, но и внутреннюю валюту – бобрики. Ее можно поменять, например, на кофе или мерч (целая статья о геймификации в КРОК!).

Кстати, свой первый мерч коллега получает в welcome-pack — приветственный набор новичка, содержание которого можно выбрать самостоятельно: футболка, шоппер, кружка, чехол для пропуска или другие полезные вещи с нашим лого ;). Это не отдельный инструмент онбординга, а скорее еще один способ показать, что теперь ты часть команды.

Welcome-семинары. Инструмент, который в других компаниях мне не встречался. Раз в месяц топ-менеджеры КРОК проводят офлайн-семинары, чтобы новые сотрудники могли познакомиться с руководством компании, узнать больше о ее целях и процессах из первых уст. Во встречах участвуют абсолютно все новички и каждый топ, вплоть до основателя – причем не в формате «лекции», а диалога. Удаленщиков подключаем по зуму – они также на связи и задают интересующие вопросы (и необязательно про бизнес).

Это история не только про знакомство, но и про наши ценности: фокус на людей на всех уровнях, прозрачные коммуникации без недоступных «высоких кабинетов». Информация от держателей ключевых процессов помогает увидеть полную картину работы компании, как разные департаменты существуют и взаимодействуют. С точки зрения топ-менеджеров, полезно «держать руку на пульсе» и напрямую узнавать, что волнует новоиспеченных коллег.

Наставники. Помимо онбординга в общие процессы компании, большую роль также играет адаптация «на месте» — в рамках команды, в которую попадает новый сотрудник. В КРОК новичку помогает освоиться наставник — коллега, готовый помочь погрузиться в проекты. В рамках онбординга невозможно учесть нюансы каждой команды – лучше всего о них узнавать в формате «человек-человек».

Наставник помогает новичку освоить корпоративную культуру и процессы, рассказывает о специфике задач и клиентов, а также делится полезными ресурсами и инструментами для повседневной работы. Таким образом, в команде всегда есть человек, к которому можно обратиться за помощью. В конце онбординга наставника благодарят значком — реальным и цифровым — который можно гордо носить на груди (реальной и цифровой), как символ, что еще один член команды успешно адаптирован. ;)

Любая адаптация рано или поздно заканчивается — в отличие от работы над ней. Для того, чтобы онбординг оставался эффективным, а сотрудники быстрее вливались в коллектив, важно постоянно его обновлять.

Для этого мы активно собираем обратную связь: на третий день информацию ненавязчиво запрашивает welcome-bot, а через две недели мы сами узнаем, насколько комфортно было работать с инструментами онбординга. И последний раз мы получаем фидбек после закрытия испытательного срока — отправляем коллеге форму с вопросами про процесс адаптации. Тут на помощь приходит геймификация, которая позволяет собирать полезную информацию и одновременно с этим наградить сотрудника (подробнее про геймификацию в КРОК). На основе обратной связи мы совершенствуем онбординг: упрощаем инструкции, рисуем подробные карты и вводим новые механики.

Полезный совет для менеджеров адаптации: посмотрите на процесс сверху. Попробуйте создать обзор всех коммуникаций, которые направлены на новичков, обратите внимание на все точки соприкосновения и инструменты. Объедините все это в карту пути сотрудника (EJM — Employer Journey Map). Это позволит определить места, где люди испытывают информационную перегрузку или не хватает чего-то важного. Но всё же помните, что обратная связь — самый главный инструмент для улучшения онбординга.

Расскажите, с какими эффективными инструментами вы сталкивались или чего не хватило во время вашей адаптации? Наша команда рада подискутировать в комментариях. ;)