Выход на работу — важный и одновременно сложный этап для любого специалиста, ведь вокруг все новое: люди, офис, системы. У каждого это вызывает разные чувства, и часто страх перед неизвестным. Для того, чтобы справиться с этой тревогой, в большинстве компаний существуют системы адаптации — онбординг.
Сейчас онбординг в том или ином виде есть почти везде. Для сотрудников без опыта это первое соприкосновение с профессиональной сферой, впечатление от которого может значительно повлиять на карьерный путь. Для опытных — момент принятия решения о том, останется ли он работать в компании. В этой статье мы попросили Олю Ефанову, менеджера по корпортивному обучению, рассказать, как процесс адаптации устроен в КРОК.
Уровни адаптации
Концептуально процесс адаптации можно разложить на 3 взаимосвязанных уровня: человек, компания и бизнес. И на каждом уровне у онбординга свои цели:
Человек. Меньше напряжения в первые дни → лучшее впечатление → быстрее интеграция в коллектив. Это создает крепкие отношения в команде и лояльность к работодателю, а новый сотрудник чувствует себя на своем месте.
Компания. На этом уровне цель состоит в том, чтобы новичок быстрее влился в рабочий процесс. Это включает знакомство с задачами, инструментами и коллегами. Чем скорее новый сотрудник начинает активно участвовать в работе и взаимодействовать с командой, тем быстрее он сможет принести пользу компании.
Бизнес. С точки зрения бизнеса, процесс адаптации нового сотрудника направлен на сокращение финансовых и ресурсных рисков. Когда новый сотрудник успешно интегрируется и подключается к задачам, компания не тратит дополнительные ресурсы на поиск и обучение других кандидатов.
Для достижения этих целей существуют разные инструментов онбординга. Вот какие используем мы.
Инструменты онбординга в КРОК
Этап пребординга – коммуникация до выхода на позицию
Мы начинаем адаптацию еще до первого рабочего дня сотрудника. Этот же подход касается внутренних переходов между командами (но об этом в другой статье). У нас в пребординг входит:
Лендинг. Чтобы новичкам не приходилось читать длинные перегруженные письма, рекрутеры отправляют ссылку на лендинг. В нем — информация, как пройдёт первый день, какие брать документы, как добраться до офиса и прочие организационные моменты.
Главное преимущество лендинга: он адаптирован под несколько сценариев. Если сотрудник выходит офлайн, это будет страница с подробностями об офисе (для каждого города своя) и инструкциями с маршрутом. Если выйдет работать удаленно, то получит информацию, как настроить рабочий процесс дистанционно.
Еще на лендинге мы делимся ссылками на публикации и записи выступлений экспертов из КРОК, чтобы сотрудники еще до выхода могли познакомиться с коллегами и оценить их экспертизу. Это, в том числе, про бренд компании и рабочую мотивацию — всегда приятно работать с профи ;)
На лендинге также есть ссылки на Welcome-book и Welcome-бот:
Welcome-book — это цифровой гайд и база знаний для нового сотрудника о компании, ее процессах и внутренних системах.
Welcome-book помогает снизить стресс перед выходом на новое место, заранее узнать больше о процессах и почувствовать себя частью компании. Кроме того, к буку всегда можно вернуться, что особенно важно в первые дни на работе: подсмотреть, когда в CROC Cafe начинается ужин или к кому обращаться, если нужен доступ к системам. Часто можно услышать: «Да, я уже читал об этом в книге, можно не вдаваться в детали», что позволяет более эффективно использовать рабочие часы.
Этап онбординга
Welcome-bot. Ненавязчиво сопровождает новичка первые две недели. Бот объясняет, как добраться до офиса и где узнать расписание шаттлов, когда обед, какие еще боты есть в компании и чем они помогут помочь. Первые пару недель он пишет сам — раз-два в сутки, а дальше отвечает на запросы.
Но наибольшую пользу бот приносит именно в первый день, так как он самый нагруженный с точки зрения новой информации. После собеседования, ознакомления с инструкциями и писем от рекрутера легко что-то упустить — welcome-bot аккуратно напомнит, что можно сделать сейчас, и подсветит актуальную информацию.
Часть сообщений от бота могут дублировать информацию из лендинга и welcome-book, но в нужное время. При этом его советы персонализированы и учитывают, в какой департамент попал сотрудник. С утра бот может написать:
«Привет! Тебя уже ждут в отделе кадров, он находится здесь, а попасть в него – вот так». Через несколько часов бот расскажет, где можно забрать оборудование, где поесть и как настроить корпоративную почту. Таким образом, вся информация появляется в нужное время, предотвращая ощущение растерянности и снижая стресс.
Welcome-bot — это также эффективный канал обратной связи. В течение первой недели работы бот регулярно спрашивает у сотрудника, как проходят первые дни, все ли понятно и есть ли задачи. Ответы передаются коллегам из HR — это помогает вовремя отследить сложности, если новичок стесняется рассказать о них прямо.
Онлайн-курсы. В нашей LMS (Learning Management System) много курсов, записей вебинаров и других образовательных материалов. Для новых сотрудников создана специальная программа обучения. Она включает семь обязательных курсов и пять дополнительных, которые можно пройти по желанию. В программе собраны материалы по работе с внутренними системами, охране труда, информационной безопасности и не только. Популярнее всего курсы по работе с календарем и почтой Outlook ;)
Мы постарались сделать обучение интересным, избегая скучных лекций и формальных инструкций — например, создали геймифицированные диджитал-истории, которые погружают коллег в разные ситуации. Мы стремились к тому, чтобы курсы не перегружали огромным количеством информации, понимая, что невозможно усвоить все в первые дни работы. Но проходить их хочется до конца, поскольку за прохождение дают «ачивки»: когда сотрудник проходит все курсы программы, он получает не только знания про компанию, но и внутреннюю валюту – бобрики. Ее можно поменять, например, на кофе или мерч (целая статья о геймификации в КРОК!).
Кстати, свой первый мерч коллега получает в welcome-pack — приветственный набор новичка, содержание которого можно выбрать самостоятельно: футболка, шоппер, кружка, чехол для пропуска или другие полезные вещи с нашим лого ;). Это не отдельный инструмент онбординга, а скорее еще один способ показать, что теперь ты часть команды.
Welcome-семинары. Инструмент, который в других компаниях мне не встречался. Раз в месяц топ-менеджеры КРОК проводят офлайн-семинары, чтобы новые сотрудники могли познакомиться с руководством компании, узнать больше о ее целях и процессах из первых уст. Во встречах участвуют абсолютно все новички и каждый топ, вплоть до основателя – причем не в формате «лекции», а диалога. Удаленщиков подключаем по зуму – они также на связи и задают интересующие вопросы (и необязательно про бизнес).
Это история не только про знакомство, но и про наши ценности: фокус на людей на всех уровнях, прозрачные коммуникации без недоступных «высоких кабинетов». Информация от держателей ключевых процессов помогает увидеть полную картину работы компании, как разные департаменты существуют и взаимодействуют. С точки зрения топ-менеджеров, полезно «держать руку на пульсе» и напрямую узнавать, что волнует новоиспеченных коллег.
Наставники. Помимо онбординга в общие процессы компании, большую роль также играет адаптация «на месте» — в рамках команды, в которую попадает новый сотрудник. В КРОК новичку помогает освоиться наставник — коллега, готовый помочь погрузиться в проекты. В рамках онбординга невозможно учесть нюансы каждой команды – лучше всего о них узнавать в формате «человек-человек».
Наставник помогает новичку освоить корпоративную культуру и процессы, рассказывает о специфике задач и клиентов, а также делится полезными ресурсами и инструментами для повседневной работы. Таким образом, в команде всегда есть человек, к которому можно обратиться за помощью. В конце онбординга наставника благодарят значком — реальным и цифровым — который можно гордо носить на груди (реальной и цифровой), как символ, что еще один член команды успешно адаптирован. ;)
Еще один секрет онбординга
Любая адаптация рано или поздно заканчивается — в отличие от работы над ней. Для того, чтобы онбординг оставался эффективным, а сотрудники быстрее вливались в коллектив, важно постоянно его обновлять.
Для этого мы активно собираем обратную связь: на третий день информацию ненавязчиво запрашивает welcome-bot, а через две недели мы сами узнаем, насколько комфортно было работать с инструментами онбординга. И последний раз мы получаем фидбек после закрытия испытательного срока — отправляем коллеге форму с вопросами про процесс адаптации. Тут на помощь приходит геймификация, которая позволяет собирать полезную информацию и одновременно с этим наградить сотрудника (подробнее про геймификацию в КРОК). На основе обратной связи мы совершенствуем онбординг: упрощаем инструкции, рисуем подробные карты и вводим новые механики.
Полезный совет для менеджеров адаптации: посмотрите на процесс сверху. Попробуйте создать обзор всех коммуникаций, которые направлены на новичков, обратите внимание на все точки соприкосновения и инструменты. Объедините все это в карту пути сотрудника (EJM — Employer Journey Map). Это позволит определить места, где люди испытывают информационную перегрузку или не хватает чего-то важного. Но всё же помните, что обратная связь — самый главный инструмент для улучшения онбординга.
Расскажите, с какими эффективными инструментами вы сталкивались или чего не хватило во время вашей адаптации? Наша команда рада подискутировать в комментариях. ;)