Чеклист дизайн-директора на новом рабочем месте

Привет! Меня зовут Артем Говердовский и я дизайн-директор Домклик. Данный список/чеклист я сформировал для себя уже давно, и решил поделиться им. Чеклист помогает поступательно двигаться и делать понятные первые шаги на новом рабочем месте и, думаю, данные действия, могут быть полезны всем тем, кто хочет структурировать первые недели в новой команде.

Иными словами, сначала нужно понять общую картину, какие проблемы нужно решить и какие цели ставить перед командой. Разобраться в «текучке». Понять на чем лучше сконцентрироваться. Выявить точки роста. Узнать как все функционирует и провести гигиеническо-подготовительную работу. Поэтому при старте на новой работе я всегда придерживаюсь принципа - сначала наблюдаем, потом действуем.

Когда приходишь в большую ИТ-компанию, прежде всего, надо понимать, что ты приходишь в уже установившуюся культуру, сформировавшиеся ритуалы, устоявшиеся процессы, связки между людьми и определенные договоренности. В общем, ты приходишь в уже работающую, мчащуюся на большой скорости машину, в которую впрыгиваешь на ходу и только после того, как ты в нее впрыгнул, начинаешь узнавать, а что в ней вообще есть, что и как работает, какие есть функции и возможности. И мы сейчас не обсуждаем хорошие они или плохие, они просто есть и с этим нужно и можно научиться работать.

Первое время в новой команде - это всегда параллельная работа с текущим легаси (процессы, методы, ритуалы, связки, задачи) и выстраивание новых методик работы. Добавьте к этому всему то, что пока выстраиваешь новые процессы, ты еще и работаешь с людьми (дизайнерами, PO, CPO, разработчики, управляющим составом), у каждого из которых свое видение, свои переживания, и вообще комфортнее оставить “как есть”, так как это привычнее и понятнее, чем делать что-то новое. В общем, получается гремучая смесь, в которой пытаешься балансировать.

Этот чеклист “старта на новой работе” - сборник рекомендаций (которые я подсмотрел в разных источниках, у дизайн-директоров/лидов/менеджеров) и из моих мыслей, опыта и практики. Решил собрать все в одном месте - один единый, который правит всеми.

Сначала важно разбить свой календарь по рабочим встречам (с лидами, с отделом, синки 1 на 1, общие встречи и так далее) в голове все равно все не удержишь. На первых встречах обсудить текущие проблемы, а также выяснить обещания, данные предыдущим руководством, которые могли остаться невыполненными. Тут же стоит описать ваши подходы к работе, что для вас важно и на чем вы будете делать акцент и, конечно, продумывайте тайм-менеджмент встреч и повестку, чтобы это не скатилось в обсуждение всего и сразу.

Пообщайтесь с коллегами, с дизайнерами, с лидами и соберите информацию о сильных сторонах и особенностях каждого члена команды.

В компаниях большого масштаба особенно ценно понять, кто и за что отвечает и найти людей, которые влияют на основные решения в команде. Иногда менеджеры, находящиеся на периферии проекта, могут обладать ценной информацией. Вообще, важно понять структуру, кто под кем, зоны ответственности, какой путь проходят те или иные решения.

Тут нужно составить картину по каждому человеку - как давно работает, у кого какая зарплата, какая система премирования, как быстро растет, давно ли повышали зарплату. Это поможет яснее видеть картину. Я вообще на старте составляю профайл в Notion по членам команды, чтобы всегда была под рукой информация по каждому сотруднику.

Руководителю команды следует готовиться к тому, что большую часть времени будут занимать организационно-административные задачи и встречи. И только после этого можно уделить внимание всему остальному. Это нормально. Поэтому рекомендуется сразу распределить временные ресурсы и запланировать необходимое время в календаре.

Необходимо оценить наличие открытых вакансий и определить, требуется ли принятие мер (и каких именно) для их заполнения. Кроме того, важно проанализировать процесс найма в целом: источники найма, условия труда (постоянное присутствие в офисе, удаленная работа, аутстаф, использование подрядчиков и др.). Следует учесть все аспекты, связанные с наймом: наличие или актуальность должностных инструкций (часто в дизайне бывает так, что они либо устарели, либо их вообще нет), тестовых заданий, этапов найма, а также процесс онбординга для дизайнера. Также стоит уделить внимание артефактам, связанным с наймом, таким как рабочее оборудование, доступы и так далее.

Все довольно просто: важно прояснить ожидания от вас и вашей команды. Запросите полную информацию у вашего непосредственного руководителя: цели на полгода/год, то, что действительно он ожидает получить от вас и вашего отдела, в какие сроки, а также как будет измеряться достигнутый результат.

Провести оценку компетенций подчиненных с целью выявления оптимального соответствия между их реальными навыками/компетенциями, занимаемой позицией и уровнем оклада. Здесь важными инструментами могут быть должностные инструкции (как упомянуто в пункте 6 – иногда они нуждаются в коррекции), профайлы каждого сотрудника (рассмотренный в пункте 4), и достаточное время для тщательной оценки всех вышеперечисленных аспектов.”

Сформировать карту пути/компетенций и, в принципе, понятный трек развития и достижений по дизайнерам. Такую мега-ультимэйт карту компетенций дизайнера мы сделали у себя внутри Домклик. Подробнее о том, как мы анализировали лучшие практики рынка по картам компетенций и грейдам дизайнера, внедряли "достижения" за проекты и создавали матрицу "достижений", а также как карта компетенций была апробирована, можно узнать в статье "Как мы создали систему развития и карьерного роста продуктовых дизайнеров".

Каким образом осуществляется рабочая переписка в компании: через мессенджеры или электронную почту? Существует ли общий чат для всего отдела или для подразделений? Где можно получить важные новости компании? Где чаще всего проводятся совещания? Как решаются вопросы внутри команды (ждем встреч или быстро решаем в определенных чат-комнатах?) и так далее. Иногда создание каналов общения с нуля может быть более эффективным подходом.

Стоит ознакомиться с основными понятиями в сфере (и вообще со сферой, если вы до этого не были с ней знакомы). Изучите терминологию, аудиторию, бизнес задачи компании, миссию, ценности, рынок и конкурентов, стратегию, HR-культуру, преимущества, позиционирование и так далее.

Надо найти время и разобраться в дизайн-системе и файлах связанных с дизайном (дизайн-принципы, брендбук, гайды и так далее). Узнать и запомнить что где лежит (если надо проапгрейдить), какая структура, какие гайды/брендбуки существуют, какие есть рабочие инструменты (помимо figma), какие есть трудности/подводные камни. В общем подробнее изучить то, с чем нужно будет работать и с чем в принципе работает команда дизайна.

Одной из главных трудностей менеджмента является поиск правильного баланса между ситуациями, когда нужно углубиться в проблему и когда лучше отстраниться от нее, предоставив маневр для решений ответственному. Кроме того, иногда необходимо смещаться в ту или иную сторону в частных аспектах выполнения должностных обязанностей в зависимости от того, в каком положении находятся члены команды.

Вам не нужно все делать самому, быть лучшим во всем или даже уметь делать все самому. Ваша работа как менеджера - добиваться лучших результатов от группы людей, работающих сообща.

Важно понять основные бизнес-процессы, в которые интегрирован ваш отдел. Познакомьтесь с руководителями других отделов и, при необходимости, совместно откорректируйте процессы и взаимодействие.

В каждом процессе, культуре, рабочей рутине есть «узкие» места. Это те места, которые притормаживают или вообще останавливают любую активность, мешая достичь результата. Ваша задача - понять, можете ли вы их обойти или повлиять на них, или это необходимость, с которой нужно мириться. В любом случае, опираясь на свою практику, все, что «исторически сложилось» и выступает в качестве «невидимых стен», можно безболезненно обойти без ущерба для компании и команды.

Тянуть все процессы самому - никогда не получится, у вас должно быть доверенное лицо, заместитель, ваша «правая рука» (один или несколько). Найти надежных кандидатов на эту роль - одна из самых сложных задач в принципе. Сделать это сразу, в первые недели - не получится. Но начать присматривать такого кандидата - точно стоит.

Выберите (или создайте под себя) систему управления задачами, где будет фиксироваться вся активность команды, ответственные, сроки, детальная история задачи, этапы реализации, трудозатраты и так далее. Разберитесь, кто что планирует делать в течение ближайшей недели/месяца. Периодические отчеты о проделанной работе помогают поддерживать необходимый темп.

Благодаря своему положению вы можете сделать zoom out и увидеть более широкую картину происходящего, а это значит, что вы способны выявлять те закономерности и тенденции, которые могут упускать из виду ваши подчиненные. Важно увидеть полную картину (по отделу, задачам, членам команды, коллегам, приоритетам, бэклогам и так далее), прежде чем приступать к реализации стратегии.

Теперь из собранной информации можно сформировать стратегию и выделить задачи на месяц, квартал, год. Сделайте привязку каждой задачи к конкретной цели, которую вы решаете, и составьте поэтапный план действий: что нужно сделать для достижения целей. Ну, и чтобы точно по итогу ожидания не разошлись с реальностью, важно:

Определите реалистичные сроки выполнения задач вместе с командой и не забывайте при этом об ошибке планирования - когнитивном искажении, связанном с тем, что нам от природы свойственно определять меньшие сроки и затраты для выполнения дел. Не стоит строить планы, которые не соответствуют тому, что ваша команда хорошо умеет делать. И точно стоит давать себе отчет, что нет универсального правильного ответа на вопросы «как делать?» и «что делать?». Наиболее разумным планом является тот, который максимально учитывает сильные и слабые стороны вашей команды.

Этот список/чеклист позволяет мне не держать в голове последовательность действий на старте. В целом, многие и так машинально и неосознанно проходят через эти пункты. Я лишь решил их структурировать и зафиксировать. И главное - всегда помнить, что если не знаешь, куда идешь, то можешь оказаться где угодно.

Мой канал в ТГ: https://t.me/dsgn360