Корпоративные порталы: реальность как она есть
Последние годы для российского бизнеса проходят под флагами импортозамещения и внутреннего развития. Уход западных вендоров подсветил ряд ИТ-проблем, решение которых отечественные разработчики взяли на себя.
Как компании по заказной разработке нам часто приходится иметь дело с масштабированием процессов заказчика и расширением его ИТ-инфраструктуры. Автоматизация, цифровизация, и повышение эффективности процессов – вот основные направления, куда брошены силы бизнеса.
Чего не хватает в этой схеме?
Настроенной коммуникации и взаимодействия между сотрудниками, департаментами, отделами и руководством. Почему это важно, какие ИТ-решения в 2024 году использовать и почему современная компания не может обойтись без корпоративного портала, поговорим в этой статье.
✔ Кстати! Тех, кто хочет погрузиться в тему намного глубже, рассмотреть на практике возможности разных решений и обсудить с экспертами и архитекторами вашу ситуацию в бизнесе, в конце статьи ждет приглашение на большой вебинар Девелоники (ГК Softlline):
“Корпоративные порталы: “Огласите весь список, пожалуйста!”
А теперь, к делу.
Что такое корпоративный портал по своей сути?
Это веб-платформа, которая обеспечивает централизованный доступ к информации, инструментам и знаниям для всех работающих в компании людей. Другими словами – единая точка входа для всех ваших сотрудников. Система нужна, чтобы автоматизировать внутренние процессы взаимодействия компании с работниками.
По оценкам разных исследователей:
- Около 78% российских компаний используют корпоративные порталы для улучшения внутренней коммуникации и сотрудничества.
- Более того, 65% компаний отмечают увеличение показателей эффективности благодаря использованию ИТ-решений.
- 81% российских компаний придают большое значение безопасности информации при внедрении корпоративного портала.
- Только 46% российских компаний проводят обучение сотрудников перед внедрением корпоративного портала, что может привести к недоиспользованию возможностей системы.
Это действительно синоним “интранета”?
По определению, Интранет — это изолированная от Интернета внутренняя корпоративная частная сеть, построенная на технологиях Интернета и использующая такое же программное обеспечение, которое используется в Интернете.
В каком-то смысле для пользователей это схожие понятия, но ряд экспертов настаивает, что корпоративный портал - это лишь часть, которая видна нашему пользователю
Раньше, подобная площадка нужна была сотрудникам, чтобы быть в курсе новостей, искать те или иные документы и инструкции, обсуждать вопросы, связанные с работой или около рабочими темами на своеобразном “внутреннем” форуме. Но время шло и функциональные возможности выросли. Как сегодня выглядит взаимодействие системы с ИТ-инфраструктурой вашей компании?
Рассмотрим идеальный пример на следующей схеме:
Портал помогает вам агрегировать информацию из ряда различных источников, включая разрозненные системы. Он интегрируется с такими внутренними системами компании, как CRM, ERP, HR (и другими), обеспечивая между ними полный обмен данными и их синхронизацию. В результате чего вы можете оперативно предоставлять эту информацию авторизованным пользователям на одном экране или системе с аккуратным управлением и контролем доступов.
Так внедрение в общий ИТ-ландшафт позволяет интегрировать новые возможности в смежные процессы.
Вот список, актуальный для целого ряда компаний в большинстве отраслей:
- Организация централизованного хранилища для версионных документов, фотографий, видео и другой информации, облегчая доступ к данным и обмен ими между сотрудниками.
- Обеспечение совместной работы над документами, задачами и проектами, позволяя сотрудникам легко обмениваться информацией и вести совместные рабочие процессы.
- Намного легче автоматизировать различные бизнес-процессы. Это касается работы отделов продаж, работы в CRM, HR задач, управления проектами, согласования документов и др. Проще организация рабочих процессов и задач через портал.
- Можно настроить систему с расширенными средствами безопасности, позволяющими контролировать доступ к информации, устанавливать различные уровни доступа: то есть проводить логирование доступа к информации и устанавливать защиту от изменений документов и данных.
- Доступ к информации с любого устройства и из любой точки мира через веб-интерфейс или мобильное приложение, что позволяет сотрудникам быть продуктивными в любых условиях.
- Корпоративный портал, если вы прибегаете услугам заказной разработки и проработки системы под себя, может предусматривать систему автоматизированного подбора персонала. Это полезная доработка, потому что сотрудники, которые занимаются рекрутментом в вашей компании за счет использования этой системы значительно снижают операционную нагрузку. Это создание и публикация вакансий на корпоративном портале компании; подбор кандидатов через сопоставление системой с требованиями к специалисту, причем алгоритм учитывает самые разные категории (опыт работы, образование, профессиональные навыки и скиллы); формирование списков и оценка соискателей перед собеседованиями.
- Бизнес может внедрить в корпоративный портал систему адаптации персонала. Такая доработка коробки позволит повысить комфорт сотрудников. Компания получает возможность оптимизировать процесс погружения в рабочую среду для новых сотрудников. Ведь, чем лучше и быстрее новые кадры адаптируется внутри команды, тем выше вероятность, что сотрудник остается в организации на долгосрочной основе
- По нашему опыту, хороший корпоративный портал, который прослужит вам долгое время и будет эффективно закрывать задачи, должен включать в себя LMS систему. Ее наличие изначально не предполагается в опенсорсном решении или в базовой коробке. Однако интеграция и внедрение откроет новые возможности обучения и систему оценки уровня компетенций. Руководство может наблюдать за прогрессом обучения каждого сотрудника, ставить планы с учетом уровня знаний, навыков и потребностей специалиста.
Другими, менее бизнесовыми и приближенными к практике понятиями
Корпоративный портал для вас и вашего сотрудника это:
- База знаний и доступ к справочной информации, структуре компании, карточках сотрудников и проектов.
- Доступ к удобному обучению (после доработки решения и внедрения LMS системы). Проведение онлайн-конференций, обучающих курсов для сотрудников
- Планирование нагрузки и учет рабочих и не рабочих активностей, аналитика и отчетность
- Осуществление коммуникации и сбор обратной связи. Взаимодействие с применением внутренних блогов, форумов и чатов для общения и обмена идеями между сотрудниками. Информирование о событиях, новостях и изменениях в компании.
Лучшая инвестиция в вашу корпоративную культуру
Любой процесс в компании строится на коммуникации. И сегодня ее обеспечение в компании ложится, во многом, на плечи эйчар департамента. Корпоративный портал - незаменимое пространство для внутренних HR-процессов.
Можно предоставить сотрудникам пару чатов в ТГ, просить лично приносить документы и писать письма в личную почту. Рано или поздно это приведет к хаосу, недовольству исполнения задач и дисгармонии в коллективе. К тому же, такой неорганизованный процесс общения значительно снижает мотивацию и понимание общего вектора развития, что в свою очередь негативно влияет на качество и сроки выполнения обязанностей.
С момента пандемии дистанционный формат, который начал обретать популярность, повлек за собой отдаление сотрудников от их компаний. Многие не имеют желания возвращаться в офис с полюбившейся удаленки. Корпоративный портал – связующее звено, которое помогает сохранять вовлеченность в процессы компании. С ним сотрудники получают новости, сохраняют единое пространство для решения вопросов, у них есть источники информации и возможности вместе заниматься проектами.
Рынок ИТ-решений до 2022 года и после
Если мы с вами изучим рынок по исследованию Tadviser, которое готовится каждый год, то изменения ландшафта ИТ-решений будут заметны сразу. Бизнес среди западных вендоров выделял Microsoft, в частности их продукт SharePoint. Геополитическая обстановка и события в 2022 году перевернули спрос на корпоративные порталы и поставили новые задачи перед бизнесом. На первое место вышли игроки, использующие отечественные технологии и зарегистрировавшие свой софт в Реестре отечественного ПО.
Поэтому уже в 2023 ситуация приобретала новые сюжетные повороты: миграция на отечественные корпоративные порталы стала все больше интересовать внутренний рынок. Разработчики тоже времени зря не теряли, дорабатывая коробки и формируя новые КП.
К чему приходит бизнес к 2024 году?
На текущий момент, можно сказать, что сила бизнеса – в разработке. Какая бы задача не стояла перед руководством: создание платформы с нуля, реновация текущего решения или импортозамещение систем из-за ориентации на суверенные технологии. Даже адаптация коробочного решения от вендора в РФ будет предполагать доработку силами специалистов. Объясним на примерах.
Ситуация 1:Компании требуется разработка корпоративного портала с нуля
Российская компания в сфере розничной торговли, перестраивая свои внутренние бизнес-процессы, столкнулась с большой ИТ-задачей. Технически, компания представляла собой несколько распределенных розничных точек, внутри которых существовали свои системы для учета товаров и складских остатков. Это неинтегрированные отдельные участки без централизованной системы управления данными. Их необходимо было связать в единую структуру, чтобы в одном месте сводить, получать и использовать общую аналитику по остаткам.
Задачами разработчиков стало выполнение нескольких ключевых требований, которые важно было выполнить при проектировании и внедрении корпоративного портала.
- Во-первых, организовано централизованное управление данными и обеспечен оперативный внутренний обмена документами и сообщениями между сотрудниками компании.
- Во-вторых, проведена интеграция дополнительных возможностей: модуля для проведения внутреннего обучения сотрудников, система управления задачами и проектами внутри компании и аналитические инструменты для отслеживания продаж и эффективности сотрудников.
В рамках проекта мы столкнулись с несколькими интересными вызовами. Портал должен был работать для большого числа пользователей, что требовало обеспечение высокого уровня безопасности данных. Помимо этого, оказалось, что многие системы заказчика имеют устаревшую структуру и техстек или вовсе не имеют документации. С учетом всех деталей проекта команда Девелоники завершила этапы проектирования, разработки, тестирования и внедрения корпоративного портала уже к концу 2023 года. За 12 месяцев была проведена кропотливая работа, подсчитано много аналитики, состоялось более 20 встреч с заказчиками.
Что у нас получилось? Успешно запустили корпоративный портал, интегрированный с ключевыми бизнес-системами. Значительно повысили коммуникацию и обмен информацией между сотрудниками. Кадры могут обучаться и повышать квалификацию, что отслеживается системой. Руководство компании имеет доступ к регулярной аналитике и управлению HR-процессами.
Ситуация 2: Компания переходит на отечественное решение с последующей доработкой коробки.
Другой компании из финансовой сферы наши разработчики помогали решить проблему обратную. Здесь заказчик уже имел неплохой, хоть и старенький портал (как по технической, так и по внешней составляющей), разработанный на базе SharePoint.
Что не устраивало владельца бизнеса? Система имела ограниченные возможности по аналитике и управлению документами, отсутствовала интеграция с современными CRM системами и не поддерживала мобильные устройства. Финансовой организации с большой базой клиентов и мощным кадровым резервом требовалось серьезное решение. Помимо классических требований по взаимодействию сотрудников и обмену документами, в этом проекте играли роль: наличие системы управления клиентскими отношениями (CRM), интеграция модуля для проведения вебинаров и онлайн-обучения сотрудников, внедрение системы аналитики для отслеживания эффективности работы сотрудников и клиентских операций.
Также, требовалась разработка мобильного приложения, чтобы можно было подключаться к порталу и пользоваться его функционалом из разных точек страны. Разработчики провели полную адаптацию решения под мобильные устройства сотрудников.
На то, чтобы проанализировать требования, проработать проектирование, обеспечить полную и детальную разработку, а после протестировать решение и внедрить его – у команды наших ребят ушло 9 месяцев.
Были ли трудности? Куда без них. Заказная разработка как раз и нужна для того, чтобы решать задачки. В этом случае вызовом стали достаточно значимые различия в структурах данных между старой и новой системами. А в момент разработки мобильного приложения не один час работы шел на качественное обеспечение безопасности и защиты данных. Мы прекрасно понимали, что в финансовой отрасли этот пункт стоит в тройке первых.
Это не самый типовой проект, но большая часть выполненных задач встречается при работе на проектах в других отраслях. Например, если мы говорим про создание мобильных версий портала. Кейс в очередной раз позволил отработать задачу по интеграции портала с новой CRM-системой, представленной у заказчика (Битрикс24 для управления клиентскими отношениями). По результатам проекта сотрудники получили возможности участвовать в вебинарах и проходить обучение, пользуясь корпоративным порталом, а еще получили аналитику на выводимых индивидуальных дашбордов с показателями эффективности.
Что получил заказчик? Прежде всего - надежное решений, которое точно не будет отключено из-за ухода западных вендоров. Более того, корпоративный портал максимально полно соответствует специфике отрасли заказчика. Мы выполнили все бизнес-требования и это дало возможность увеличить приток и клиентов, и повышение производительности сотрудников в компании заказчика. Казалось бы, со стороны - мы заменили старый винтик на новый в большой бизнес-системе. Но на деле проведен большой объем доработок и непосредственной разработки, потому что просто коробка не дала нужного эффекта.
Как понять, что необходимо вам, как рассчитать затраты и сроки проекта, на что обращать внимание?
Наши специалисты и по своему опыту, и по кейсам заказчиков, которые до Девелоники столкнулись с другими ИТ-подрядчиками, знают , что важно прежде всего выполнить полное предпроектное исследование. Чтобы можно было точно собрать план по проекту, определить этапы, что регламентирует команду разработчиков, какие есть сдерживающие факторы.
Выдержит ли текущая система вмешательства? Хватает ли ресурсов, чтобы не останавливать бизнес-процесс или нужно подстраховка? Сколько времени есть на реновацию или внедрение с нуля?
🔹 Далее - мы отвечаем на все вопросы по грядущей работе.
Но когда опыта и экспертизы накапливается много, ими хочется делиться.
Поэтому 17 апреля "Девелоника" (ГК Softline) приглашает вас на большой вебинар, посвященный корпоративным порталам, их разработке, импортозамещению, и внедрению.
Три наших спикера расскажут, покажут и помогут составить реальную и актуальную обстановку по ИТ-решениям в этом направлении.
Обратите внимание, количество мест – ограничено, а контент и суть вебинара стоит пары часов вашего времени! Регистрация уже открыта.