Как создать автоматическую рассылки напоминаний, используя SharePoint Designer + MS Outlook?
Как не пропустить важные задачи и сроки их исполнения? Как, в условиях многозадачности, сделать свою работу качественно, без затрат времени на планирование и составление графика? В этой статье мы расскажем об инструменте, с помощью которого производится автоматическая рассылка напоминаний ответственным сотрудникам.
Проведение проверки, контрольного мероприятия (далее КМ) — это многоэтапная операция, у которой есть свои конкретные сроки исполнения. Но между датой начала и датой окончания КМ устанавливаются промежуточные точки контроля. Возникает риск пропустить то или иное действие, а в случае, если проверка не одна, то это приобретает особую актуальность.
Вот для этого мы создали инструмент, который позволяет быстро сформировать график проведения КМ, и подкрепили его автоматической рассылкой напоминаний для ответственных сотрудников, используя SharePoint Designer. Хотим поделиться с вами этой идеей.
Для начала мы создали форму, в которую последовательно внесли все процедуры, проводимые в рамках жизненного цикла КМ, в соответствии с нормативными документами, дополнили таблицу соответствующими формулами, которые рассчитывают количество дней, исключая нерабочие и праздничные дни. Теперь добавив в электронную таблицу даты начала и окончания проведения КМ, у нас автоматически формируется график его проведения.
Следующим шагом, разработки инструмента, было создание рабочего процесса в SharePoint Designer 2013 для автоматической рассылки напоминаний с помощью MS Outlook о предстоящем действии в рамках проведения КМ.
Используя готовый график, формируем базу данных рассылки напоминаний, где указываем текст сообщения о предстоящем действии и дату напоминания. Если день Т — это день действия, то в нашем случае рассылку осуществляем заранее, например, Т-3). Экспортируем получившуюся электронную таблицу в SharePoint:
Далее формируем сообщения для электронной почты. Задаем условие: если текущий элемент = сегодня (ссылка на столбец таблицы с датой направления уведомления)
Задаём действие: отправить сообщение получателям с уведомлением (ссылка на столбец таблицы с текстом проводимых мероприятий)
В результате, рабочий процес приобретает окончательное представление:
Следующим этапом, закрепляем рабочий процесс за каждым уведомлением:
В результате выполнения данного процесса, в день «T» уведомление о наступлении новой стадии КМ получат ответственные сотрудники в виде сообщения Outlook.
Благодаря такому инструменту, мы получили формирование графика проведения контрольного мероприятия за считанные секунды. Теперь нет необходимости сидеть с регламентом и календарем, формируя график, а функция рассылки напоминаний дает уверенность, что все мероприятия в рамках КМ будут выполнены в срок и в полном объеме!