Интеграция 1С с любовью: как подготовить сотрудников к изменениям в компании и сделать так, чтобы они их не саботировали?

По разным оценкам, почти 70% всех попыток что-то изменить в работе компании терпят провал из-за человеческого фактора. Сопротивление новому неизбежно, даже если перемены воспринимают позитивно. Как провести внедрение без потери денег, времени и сил?

Даже если все давно ждут внедрение и полны энтузиазма, персонал все равно будет противостоять переменам. Когда сотрудники изначально не в восторге от решения что-то изменить, они могут начать игнорировать и даже саботировать нововведения. Мы провели более 250 внедрений 1С за 14 лет работы и знаем, что такая проблема — не редкость.

Например, в одной компании хотели получить прозрачную отчетность и автоматизировать рутину, поэтому решили внедрить ERP-систему. Потратили на это почти миллион рублей и 6 месяцев, но вместо ожидаемых результатов получилось ничего. Оказалось, что часть сотрудников игнорировала нововведение и продолжала работать по-старому, потому что не понимала, для чего нужна ERP и что с ней делать. В данном кейсе нас привлекли, т.к. пришлось дорабатывать систему и дополнительно обучать персонал. Словом, тратить ресурсы, которые вообще-то хотели сэкономить.

Специалисты в сфере управления человеческими ресурсами выделяют 4 основные причины, по которым работники противятся нововведениям:

1. Боятся неизвестного и опасаются за свое будущее

Это механика нашего мозга: все, что нам непонятно, мы либо отрицаем, либо боимся этого. Сотрудники боятся показаться некомпетентным при работе в новой системе, потерять в деньгах или думают, что из-за автоматизации их вообще уволят.

2. Не понимают, почему сейчас нужно что-то менять

Зачастую сотрудники не знают, чем обусловлены изменения и какие преимущества они дадут. Работая годами определенным образом и показывая достаточный результат, конкретный сотрудник может даже не задумываться, что процессы могут быть организованы как-то иначе.

3. Не лояльны к компании

Нелояльный сотрудник в принципе выполняет свои обязанности формально, его цель — поменьше напрягаться в течение рабочего дня. Всему, что усложняет его и так нелюбимую работу, такой кадр будет противостоять, а заодно начнет подбивать к этому и других коллег.

4. Не удобно работать по-новому

Человек приветствует изменения, но он годами делал работу по одному алгоритму, ему так удобно. При переходе на новую программу сила привычки берет верх. Ломать свои привычки — это сложно, неприятно, и иногда страшно.

С этими причинами надо работать на уровне психологии, организационного поведения, микроклимата в компании.

В нашем телеграм-канале есть полезная статья про природу сопротивления персонала, которая поможет определить психологическую готовность сотрудников вашей компании к организационным изменениям.

Противостояние новому может быть открытым и скрытым.

В первом случае работники прямо говорят, чем недовольны. Это менее травматичная история для организации, т.к. есть точки контакта, можно найти какое-то обоюдное решение.

Гораздо хуже скрытое сопротивление, когда никто не высказывает возражений. Все как будто согласны, но результатов внедрения нет, т.к. сотрудники его саботируют.

Также можно столкнуться с конструктивным сопротивлением, когда работник аргументирует отказ работать по-новому из позиции «не могу», и деструктивным, когда отказ сводится к позиции «не хочу».

Гораздо хуже скрытое сопротивление, когда никто не высказывает возражений и все как будто согласны, т.к. сотрудники нововведение саботируют, а его результаты отсутствуют.

Также можно столкнуться с конструктивным сопротивлением, когда работник аргументирует отказ работать по-новому из позиции «не могу», и деструктивным, когда отказ сводится к позиции «не хочу».

Чтобы определить тип сопротивления, нужно общаться с работником. Например, условная Анна Петровна продолжает вести свои таблички и не пользуется 1С, потому что не успевает. Однако аргумент «Я не успеваю» ни о чем вам не говорит, нужно копнуть глубже: почему не успевает и как это исправить?

Выяснить причины поможет любой уточняющий вопрос. Если сопротивление конструктивное, Анна Петровна вам скажет, что не успевает, т.к. у нее есть еще отчет, который нужно сделать срочно, либо ей нужно больше времени, чтобы разобраться в 1С и т.п.

Если настроения у Анны Петровны деструктивные, в ответ на свой вопрос вы получите претензии из серии «Это не входит в мои обязанности» / «Почему вообще я это должна делать?».

Здесь ваша главная задача — перевести скрытое сопротивление в открытое, а деструктивное — в конструктивное.

Если пустить ситуацию с саботажем нововведений на самотек, сотрудники откажутся работать по-новому, либо будут работать плохо, «на отвали», что в итоге приведет к убыткам, и речь не только про деньги, потраченные на ПО. Учитывайте, сколько человеко-часов уйдет на обучение, а не на работу, а если кто-то будет недоволен настолько, что уволится, плюсуйте затраты на найм.

Еще будет меньше обработанных заявок, меньше продаж, меньше заказов в производстве, подставьте каждый свое. Цель любого бизнеса это прибыль, а не убытки.

Развития ситуации в таком ключе можно избежать, заранее подготовив компанию к предстоящим нововведениям и продумав меры поддержки коллектива на каждом этапе внедрения.

Что для этого нужно:

Уберите страх перемен и неизвестность

Проведите для сотрудников презентацию проекта. Покажите, для чего нужны изменения, сформулируйте цель внедрения, понятную всем. Обозначьте сроки реализации каждого этапа проекта, проговорите алгоритм действий всех, в чьей работе ожидаются изменения. Важно не скрывать от коллектива, что на первых этапах внедрения будет сложно и местами неудобно.

Объясните, зачем что-то менять

У каждого в команде должен быть ответ на вопрос «Внедряем, чтобы что?».

Расскажите, как изменения повлияют на компанию в целом и на конкретного сотрудника, опишите, почему работать станет удобнее. Покажите карьерные и зарплатные перспективы сотрудников. Для руководящего состава и линейного персонала цели и задачи будут отличаться, но главное, что у всех появится заинтересованность во внедрении.

Работайте с мотивацией

Исследования показали, что сотрудники, которые осознают себя значимыми и важными, лучше воспринимают предстоящие изменения. Поэтому нужно мотивировать сотрудников — материально и нематериально. Применяйте программы лояльности на постоянной основе.

«Продайте» идею того, что грядущие изменения — это шанс раскрыть потенциал, возможность для профессионального роста и достижения каких-то личных целей.

Обучайте коллективно и индивидуально

Понимание принципов и механизмов работы по-новому снизит страхи перемен, а сопротивления внедрению инноваций будет гораздо меньше.

Чтобы провести обучение линейных пользователей сформируйте учебный центр из специалистов, которые отвечают за интеграцию с вашей стороны и досконально знают логику новых процессов, а также привлеките экспертов компании-интегратора.

Дайте всем сотрудникам инструкции и гайды по их участкам работы, подготовьте FAQ и не наказывайте за ошибки в работе в течение тестового периода.

Собирайте обратную связь

Пусть персонал открыто высказывает мнение о новой системе, не боится сигнализировать о проблемах. Помните, что открытое противостояние менее травматично для организации.

Назначьте ответственных за сбор информации об ошибках. Создайте линию поддержки и приема обратной связи от рядовых пользователей, чат техподдержки с интегратором.

Все этапы подготовки сотрудников к внедрению без саботажа и чек-лист интеграции без потери денег и времени — в одном практическом руководстве! Скачивайте в нашем телеграм-канале.

Крайне важно, чтобы внедрение проводил адекватный подрядчик. Можно делать все описанное выше, но если интегратор работает по шаблону, опирается только на ТЗ, а не на потребности вашего бизнеса, результаты внедрения могут огорчить, придется все переделывать.

Хотите успешное внедрение с первого раза? Обращайтесь в «Бином Системс». Мы гарантируем качество работ в договоре.