Работа с задачей в системе «Дискурс»

Всем новогодний привет! Не отрываясь от праздничных выходных, плавно возвращаемся к нашей системе «Дискурс» и ее функционалу.

В этот раз давайте теперь заглянем в «начинку» карточки задачи и разберем ее структуру. Визуально создание задачи вручную выглядит таким образом:

Задача включает в себя следующие поля:

- Источник – способ поступления задачи (например, из областной системы/по БОТ-у/внутреннему поручению и т.д.);

- Сообщение – цитата или какое-либо описание обращения;

- Автор/Заявитель – ФИО/никнейм инициатора обращения;

- Ссылка на обращение – ссылка на сообщение из социальной сети, в рамках которой поступило обращение;

- Сообщество – наименование группы (канала/страницы) из социальной сети, в которой было оставлено обращение;

- Группа тем – обобщенное наименование группы, к которой относится та или иная тема;

- Тема – локальная тема задачи, по которой классифицируется обращение;

- Организация – наименование отдела/департамента, в чьей зоне ответственности находится обращение;

- Подразделение – наименование подотдела при его наличии в организации;

- Сотрудник – ФИО конкретного сотрудника, отвечающий за выполнение задачи;

- Соисполнитель – ФИО второго ответственного сотрудника, при его наличии;

- Фактический исполнитель – наименование подрядной организации при ее наличии;

- № ВС – номер задачи из внешней (областной) системы при наличии;

- Ссылка на № ВС – ссылка на задачу во внешней (областной) системе при наличии;

- Кол-во служб – количество служб, участвующих в решении задачи;

- Базовый ID – номер базовой задачи в системе «Дискурс»;

- Локация – наименование городского округа, по которому обращение;

- Адрес – детализированный адрес с указанием населенного пункта/улицы/дома/корпуса;

- Координаты локации – координаты детализированного адреса;

- Телефон – контактный номер, при его наличии;

- Чекбокс «Регулярная задача» – данный чекбокс выбирается при необходимости создания определенной задачи на регулярной основе в разрезе определенных временных рамок (ежедневная/еженедельная/ежемесячная):

- Организация контроля – наименование организации, ответственной за контроль исполнения задачи;

- Подразделение контроля – наименование подотдела контроля, отнесенного к той или иной организации контроля;

- Контролер – ФИО ответственного сотрудника, контролирующего промежуточное исполнение задачи;

- Важность – критерий, по которому рассчитывается регламентное время решения задачи;

- Срок – дата и время, в которые необходимо решить задачу;

- Перенос сроков – количество отложенных решений по задаче;

- Куратор – ФИО сотрудника, на чьем контроле находится задача до ее завершения, при необходимости;

- Теги – метка, при необходимости (для удобства сбора статистики по определенным параметрам);

Дополнительно есть возможность прикрепить фото-видеоматериалы/документ к задаче:

Для отслеживания количества доработок (возвратов с шага «Контроль» или «Согласования») и просрока (нарушение регламентного времени обработки задачи) в карточке задачи выведена дополнительная информация, которая рассчитывается в автоматическом режиме и недоступна к ручному редактированию:

В уже созданной задаче у нас появляется возможность дополнительных действий:

После нажатия данной кнопки происходит автоматическое копирование задачи на шаг «Новые», при этом в изначальной задаче появляется дополнительная активная ссылка на производную задачу с указанием шага и организации:

В скопированной же задачи появляется активная ссылка на базовую с указанием шага и организации:

При этом в автоматическом режиме меняется кол-во служб в задачах:

В производных задачах автоматически заполняется поле «Базовый ID»:

Что еще хочется отметить – это возможность создания и использования автоправил для заполнения полей в автоматическом режиме (например, взаимосвязь между полем «Темой» и «Группой тем» или между «Адресом» и «Локацией»/«Координатами локации»).

Автоправила значительно сокращают время при обработке задачи и помогают сфокусироваться на сути обращения.

Дополнительно для удобства отслеживания истории изменений в карточке задачи сохраняется история действий:

- в базовой задаче:

- в производной задаче:

В завершении хочется отметить, что работа с созданием задачи интуитивна понятна, а поля в ней служат вспомогательными инструментами, которые позволяют раскрыть детали обращения и дисциплинировать сотрудников, ответственных за исполнение и контроль задачи.

Всем спасибо за внимание и с наступившими праздниками! 😊

Александра М.