Как мы сэкономили сотни часов бухгалтерии, разработав Telegram-бот для водителей «РБ Групп»

Ранее мы писали о том, какие задачи умеют решать чат-боты и как они помогают бизнесу . А в этой статье мы поделимся реальным кейсом: как нам удалось сэкономить сотни часов бухгалтерии, разработав Telegram-бот для водителей «РБ Групп».

Когда бизнес растет, ручные процессы начинают тормозить работу. В этом кейсе мы расскажем, как с помощью простого Telegram-бота мы автоматизировали процесс выдачи суточных и авансов и помогли «РБ Групп» снизить нагрузку на бухгалтерию, при этом не внедряя ни 1С, ни CRM.

Компания «РБ Групп» занимается грузоперевозками. Как и в большинстве транспортных компаний, перед каждым выездом водители получают суточные выплаты или аванс.

До внедрения бота процесс был полностью ручным. Водителю нужно было обратиться в бухгалтерию, объяснить, кто он и что ему нужно. Бухгалтер сверял данные, вносил всё вручную в таблицу, готовил выплаты. Такой процесс занимал время и создавал очереди.

Перед нами стояла вполне конкретная задача:

избавить бухгалтерию от потока обращений и ручных таблиц, упростив процесс получения суточных для водителей.

Важно: решение должно было быть максимально простым, понятным людям без специальных знаний и при этом безопасным и управляемым — никто посторонний не должен получить доступ к боту или деньгам.

Мы предложили внедрить Telegram-бота как основной инструмент взаимодействия с водителями. Почему Telegram?

После прохождения верификации по номеру телефона (чтобы только «свои» могли пользоваться ботом), водитель получает доступ к простому интерфейсу. Ему не нужно заполнять формы или ждать ответа — достаточно нажать две кнопки, чтобы отправить заявку на суточные или аванс.

Заявка автоматически фиксируется и отправляется в бухгалтерию. Дальше все работает по отлаженному процессу внутри компании.

Мы разработали кастомную административную панель на Django. Благодаря этому процесс стал автоматизированным, без необходимости внедрять внешние системы или сервисы.

Цифровой помощник для бухгалтерии и руководства

Для бухгалтерии и руководства мы разработали полноценную административную панель, которая позволяет не только контролировать работу бота, но и управлять всеми ключевыми процессами, связанными с выплатами.

В админке доступны ежедневные и ежемесячные сводки, возможность фильтрации по типу выплат и датам, а также экспорт данных в формате Excel — всё это существенно облегчает работу с отчетностью.

Руководство может в любой момент просмотреть все заявки в реальном времени, внести корректировки вручную, а также добавлять или редактировать данные по сотрудникам, автомобилям и прицепам.

Кроме того, через панель настраивается режим работы бота — например, можно установить, в какие часы он будет принимать заявки. Всё это делает систему гибкой, удобной и полностью управляемой.

Мы изначально строили архитектуру так, чтобы ее можно было расширять: если в будущем появится необходимость добавить новые функции. Это легко реализуется на текущей базе.

Интерфейс бота мы продумывали максимально просто. Основная аудитория — водители, у которых нет времени разбираться в сложных меню. В итоге запуск прошел без сложностей. Всё интуитивно понятно.

Этот кейс показал, чтобы улучшить бизнес-процесс, не всегда нужны масштабные системы или кардинальная перестройка процессов. Иногда достаточно понятного Telegram-бота, который решает конкретную задачу.