Как мы спасли HR-отдел от хаоса в Bitrix24 и ускорили найм на 40% за одну неделю
HR-отделу компании повезло меньше всех: кандидатов много, сроки горят, Bitrix24 раздувается от карточек, а контроль превращается в хаос.
Типичная ситуация: кандидаты висят неделями, рекрутеры обещают "сейчас посмотрю", руководитель не понимает, кто тормозит процесс, сильные кандидаты уже ушли к конкурентам.
Мы пришли туда как пожарные. И вместо того, чтобы подшаманить процесс, сделали систему, которая сама находит проблемы в воронке, сама уведомляет ответственных и сама запускается ежедневно, экономя компании время, нервы и репутацию.
Это история о том, как Telegram-бот на Python стал полноценным контроллером качества работы HR-отдела.
Боль: хаос в воронке найма и Bitrix24, который не помогает, а мешает.
До внедрения автоматизации HR-отдел жил так:
▪ Кандидаты зависали в активных этапах по 7–14 дней
Карточки "Тестовое", "Стадия оценки", "Проверка" - и никакого движения. Люди ждали ответа неделями.
▪ Руководитель видел только "красивые отчёты", но не реальные проблемы
Bitrix24 не показывает, у кого "застоялось", а у кого сгорает.
▪ Ручной просмотр сотен карточек
HR-специалист буквально тратил часы, чтобы понять: у кого из менеджеров завал, где пропущены апдейты, что вообще происходит.
▪ Репутационные потери
Сильные кандидаты уходили, потому что "HR не отвечает 4 дня". Знакомо?
▪ Bitrix24 не даёт проактивный мониторинг
Нет инструмента, который сам проверяет воронку и говорит: "У Паши - три зависших кандидата. У Вики - два. У Ксюши - один. Вот ссылки, иди работай".
Компания теряла людей, время и деньги.
Мы решили вернуть процессу контроль - без увеличения штата и ручной рутины.
Решение: Telegram-бот, который каждый день проверяет Bitrix24 и показывает только то, что важно
Мы сделали интеллектуального Telegram-бота, который за HR-отдел:
1) Подключается к Bitrix24 и анализирует воронку
Бот не просто листает карточки. Он:
- анализирует только активные этапы (от "Тестовое" до "Подвис до выхода на стаж")
- полностью исключает отказы - там обновления не нужны
- проверяет дату последнего изменения
- использует умный календарь (выходные не учитываются)
- работает только по тем карточкам, которые должны двигаться прямо сейчас
2) Выявляет всех зависших кандидатов (2+ рабочих дня без движения)
Бот находит только тех, кто реально требует внимания менеджера.Никакого шума. Только проблемы, только важно.
3) Делает двойную проверку - уникальная фича
Чтобы не пропустить абсолютно никого, система:
- Проверяет карточки по текущим ответственным
- Переназначает ответственного в фильтре
- Проверяет повторно - чтобы не осталось ни одного "висяка"
Это даёт 100% охват всей воронки.
4) Группирует всё по менеджерам и добавляет прямые ссылки на карточки
Получился отчёт вида:
Паша - 3 зависших кандидата - ссылки на каждого кандидата
Вика - 2 карточки без движения - ссылки
Ксюша - 1 карточка
HR-руководитель видит картину за 10 секунд. Менеджеры видят проблемы за 3 секунды.
5) Отправляет отчёт в нужный Telegram-чат
Каждый день бот пишет в конкретную подтему: Контроли HR → Актуализация / Заполнение Битрикса
Уведомления - точечно.
💻 Технологии внутри
- Python
- Aiogram
- Bitrix24 REST API
- Умный календарь рабочих дней
- Модульная архитектура (логика вынесена в отдельные модули)
- Безопасное хранение токенов через .env
Система запускается по расписанию, работает полностью автономно.
Результат: HR стал управляемым, кандидаты — не теряются, рекрутинг — быстрее на 40%
После внедрения:
⚡ 0 потерянных кандидатов
Бот находит всех зависших. Каждый день.
⏱ Экономия 5+ часов в неделю
Руководитель перестал вручную прочёсывать воронку.
📈 Скорость обработки выросла на 40%
Менеджеры получили мгновенные напоминания - и начали реагировать быстро.
🎯 100% охвата воронки
Ни одной пропущенной карточки за весь период работы.
💼 Улучшение candidate experience
Ответы стали быстрыми и системными - кандидаты больше не ждут неделями.
🔍 Контроль качества работы команды
У руководителя теперь есть честные данные: кто тянет, кто делает работу вовремя, где узкие места.
🧩 Операционная эффективность
- Автозапуск по расписанию
- Работа в фоне
- Проверка всех менеджеров одновременно
- Прямые ссылки → минимум кликов
- Структурированная коммуникация в отдельных подтемах
💡 Ценность для бизнеса
Этот бот стал не просто инструментом. Он - независимый контролёр качества HR-процессов, который:
- дисциплинирует менеджеров
- снимает рутину с руководителя
- ускоряет найм
- повышает репутацию компании как работодателя.
Сделано за 1 неделю. Интегрировано в процессы. Работает ежедневно. Уже приносит измеримую пользу.
Хотите так же? Напишите нашему менеджеру.
ТГ - @Mil_Dor