Как система бронирования переговорных в офисе увеличивает эффективность компании

Рассказывает разработчик игр SPDstudio, который теперь делает офисное ПО

Интуитивный и понятный интерфейс системы бронирования MeetMeUp.

Меня зовут Алексей Скрылев и являюсь техническим директором SPDstudio. В основном наша компания специализируется на разработке игр для ПК и мобильных устройств, но также мы занимаемся и разработкой коммерческого ПО. За наш десятилетний опыт разработки мы написали игры под различные платформы, Blackberry, iOS, Android и консоли: BSoD CCG, Jaws & Claws, Space Apocalypse, Cubemania. Так сложилось, что изначально мы делали игры под Blackberry OS, и только потом в связи с уходом Blackberry мы начали портировать наши игры на другие платформы. Благодаря этому мы прокачали скиллы по разработке кроссплатформенных игр и приложений.

Сегодня мы хотим поделиться опытом по созданию одного из наших продуктов для бизнеса – системе бронирования переговорных комнат MeetMeUp, которая внесена в единый реестр российского ПО.

Существующих решений систем бронирования переговорных и помещений достаточно много. Наш продукт отличает от конкурентов простота в настройке, кроссплатформенность, адаптивный дизайн, совместимость с большинством календарей организаций и невысокая цена.

Проблематика использования переговорных комнат

Возможно некоторые не знают, что такое система бронирования переговорных комнат и для чего она в принципе нужна. Поэтому сначала в двух словах расскажем, что представляет собой данный продукт и какие проблемы решает.

Переговорные комнаты в офисе созданы, чтобы договариваться друг с другом, а не выяснять отношения.

В большинстве офисов под переговорные комнаты отводятся отдельные помещения. Если компания внутри себя достаточно организованная, то бронирование переговорных комнат осуществляется централизованно через календарь организации, обычно на базе Microsoft Exchange. Также в хорошо организованных компаниях помещения для переговоров имеют соответствующие названия.

Но даже при идеальном подходе к бронированию помещений в офисе достаточно часто возникают нелепые и неприятные ситуации, когда сотрудники во время совещаний начинают между собой выяснять, за кем же закреплена данная переговорная, вместо того, чтобы обсуждать действительно важные вопросы.

Иногда бронирование переговорных комнат в компаниях осуществляется только через секретаря на ресепшн, которая постоянно то занята, то ушла на обед или вообще работает сегодня первый день.

Также бывают банальные ситуации, когда во время важных совещаний, в переговорную периодически заглядывают коллеги, чтобы проверить, свободна она или нет, так как иногда сотрудники используют переговорные, чтобы пообщаться наедине по телефону. Когда переговорные представляют собой прозрачные помещения за стеклом – это отчасти решает проблему, но в случаях с закрытыми помещениями, понять есть ли кто-либо в переговорной затруднительно.

Если говорить о неидеальном подходе, то зачастую бывает, что переговорные комнаты в офисе никак не именуется и вообще бронируются по принципу кто первый успел, тот и совещается. В таком случае новые сотрудники чувствую себя неуютно, часто вообще не понимают, какие из помещений в офисе отведены под переговорные комнаты, и первое время боятся ими пользоваться.

Чтобы избежать вышеописанных ситуаций в компаниях внедряются системы бронирования переговорных.

Такие системы в большинстве своем представляют собой устройства с информационным экраном, расположенные непосредственно у переговорной комнаты. Системы бронирования переговорных позволяют не только идентифицировать переговорные комнаты в офисе, но и посмотреть текущий статус занятости по ним, увидеть предстоящие события или осуществить «быстрое бронирование» непосредственно с устройства.

Благодаря системе бронирования можно легко найти свободную переговорную комнату на нужное время, узнать текущий статус занятости, посмотреть расписание на текущий день и не сорвать заключение важного контракта, ворвавшись в уже занятую переговорную.

Изучение рынка

Решение делать систему бронирования MeetMeUp пришло к нам не сразу. Изначально уже в далеком 2019 году нам поступил запрос от нашего заказчика подобрать универсальную систему бронирования, имеющую возможность интеграции с любым календарём организации, которая была бы не слишком дорогой, несложной во внедрении и её можно было бы установить на любой планшет под управлением, как Android, так и iOS. Что может быть проще подумали мы и начали изучать рынок.

К нашему удивлению рынок под нужды заказчика ничего не смог предложить. Самое дешевое и распространенное решение Evoko Liso представляло собой планшеты с уже встроенным ПО, стоимость которых начиналась от 150 тыс. руб. за устройство, что заказчику было уже дорого, т. к. оснастить устройствами бронирования планировалось несколько десятков переговорных комнат. Более того, в интерфейс таких устройств нельзя было внести какие-либо даже самые незначительные изменения. Мы нашли решение, написанное под Android, но оно было очень сырым, дизайн был унылым и не интуитивным, при этом стоимость была не малой — около 60 тыс. руб. за лицензию.

Предлагать заказчику более дорогие варианты, как Crestron и Extron мы даже не стали, т. к. стоимость таких решений для десяти переговорных комнат уже превышала несколько миллионов рублей.

Мы решили изучить продукты, которые используют в своих офисах такие IT-гиганты, как Microsoft и Apple.

В Московском офисе на Лесной коллеги из Microsoft показали нам свой продукт, который функционировал на планшетах под управлением Windows. Решение написано на Xamarin и C#.

Планшет с системой бронирования Microsoft, размещенный непосредственно у переговорной комнаты

Система бронирования в целом нам понравилась, но к нашему разочарованию данный продукт сотрудники Microsoft написали для себя и продавать или уж тем более дорабатывать его, как отдельное ПО были не готовы. Более того, решение не удовлетворяло нашим двум основным задачам «недорогие планшеты» и кроссплатформенность.

Опыт ИТ гигантов нас не впечатлил.

Далее мы отправились в офис Apple в Романовом переулке, но увы и там нас постигло разочарование. Система бронирования в офисе Эппл Рус была, но была скорее для галочки. На планшетах под управлением iOS стояло ПО, скачанное из Apple Store, с совершенно не интуитивным интерфейсом и несущее минимум функционала на борту: «занято»/ «свободно». Чтобы узнать статус занятости необходимо было подойти в плотную и вглядеться в экран планшета. Сообщить название данного чудо продукта сотрудники Apple так и не смогли..

Система бронирования переговорных комнат в офисе Apple

Создание собственной системы бронирования

Можно ещё долго рассказывать, как мы смотрели и изучали другие решения, предлагали авторам готового ПО переписать их под нужды заказчика, но упирались в один и тот же ответ, что писать универсальное кроссплатформенное решение, дружащее практически с любыми календарями организаций очень трудозатратно и дорого.

Мы не смогли найти универсальный продукт, поэтому сделали свой.

Так и появилась мысль создать собственный универсальный кроссплатформенный продукт, который будет работать, как на самом дешевом планшете на Android, так и на любом планшете от Apple, при этом будет стоить значительно дешевле существующих решений. Учитывая наш богатый опыт по созданию игр и приложений под различные платформы, нам не составило это труда. Мы не хотели изобретать велосипед, но другого выбора у нас не было. Существующие продукты на рынке были либо с очень ограниченным функционалом, либо с необоснованно высокой стоимостью.

Пользовательская часть, устанавливающаяся на планшеты, была написана на C++ c использованием кроссплатформенных библиотек, что по итогу позволило устанавливать ПО системы бронирования практически на любое устройство с ОС: Android, iOS, Windows или Linux. Для взаимодействия планшетов с календарем организации была создана серверная часть, которая разворачивается во внутренней инфраструктуре, не требовательна к железу, занимает минимум дискового пространства и устанавливается на сервера с операционной системой Windows или Linux. Таким образом, мы создали кроссплатформенный универсальный продукт по бронированию переговорных комнат. По сравнению с другими решениями у нас выделились явные конкурентные преимущества: кроссплатформенность, интеграция практически с любыми календарями, низкая цена, адаптивная смена интерфейса и простота использования.

Более того, пока мы создавали универсальную систему бронирования переговорных, у нас получился не один продукт, а целый комплекс решений, состоящий из:

  • ПО бронирования переговорной комнаты
Основной программный продукт комплекса системы бронирования MeetMeUp.

Программное обеспечение, устанавливающееся на планшет, размещенный непосредственно у переговорной комнаты. Отображает статус занятости переговорной комнаты и предстоящие события на текущий день, а также позволяет осуществить быстрое бронирование.

  • ПО вывода общего расписания

Является дополнительным программным продуктом комплекса системы бронирования MeetMeUp.

Программное обеспечение, устанавливающееся на ТВ, LCD-панели в общедоступных зонах офиса: ресепшн, холл, кофе-пойнт, лаунж-зона, скрам-зона и пр. Выводит общую информацию по занятости и предстоящих событиях в переговорных комнатах во всём офисе на экраны заданных устройств. Позволяет выбрать, в какой зоне по каким переговорным отображать информацию на общедоступных ТВ.

В зависимости от размера и нужд организации зоны подразделяют на города, здания, строения, этажи.

  • ПО общего киоска бронирования

Является дополнительным программным продуктом комплекса системы бронирования MeetMeUp.

Программное обеспечение, устанавливающееся на устройства, оснащенные touch-дисплеем не менее 11” под управлением Android, iOS или Windows, и размещающихся в общедоступных зонах офиса. MeetMeUp киоск превращает устройство с touch-дисплеем в универсальный киоск бронирования, который позволяет сотрудникам осуществлять бронирование переговорных комнат, находясь вне зоны доступности переговорных комнат и не имея под рукой корпоративного устройства с календарём организации. Можно забронировать переговорную комнату в удобной для сотрудника зоне путем быстрого поиска свободных переговорных комнат, удовлетворяющих заданным критериям: дата, размер переговорной, расположение, длительность бронирования и др.

Основными достоинствами нашей системы бронирования можно назвать:

  • Универсальность

Решения на базе MeetMeUp подойдут, как для крупного бизнеса с большим количеством переговорных, так и для малого бизнеса, где используется только одна или две переговорные комнаты.

  • Кроссплатформенность

Полная совместимость с устройствами на базе Android и iOS. Не важно, какие в организации закуплены устройства под систему бронирования, система бронирования MeetMeetUp устанавливается на любое устройство под управлением Android или iOS.

  • Безопасность

MeetMeUp разворачивается внутри корпоративной инфраструктуры и не передает данные во вне, не требует выхода в интернет, не обращается к серверам за периметром организации, не собирает и не накапливает персональные данные или конфиденциальную информацию.

  • Простота интеграции

Нет необходимости устанавливать дополнительное ПО на ПК сотрудников. Сотрудники работают с инструментами, к которым привыкли, система MeetMeUp сама интегрируется в существующую инфраструктуру. Совместима с календарями большинства существующих решений на рынке: MS Exchange, MS Office 365, Яндекс. Календарь и др.

  • Низкая цена

Существующие системы бронирования – это комплекс дорогостоящих устройств. Цена одного устройства системы бронирования начинается от 150 тыс. руб. В случае утраты устройства бронирования – организация вынуждена заново проводить закупочные процедуры и трать деньги на оборудование или лицензии, в случае с MeetMeUp – ПО переустанавливается на любой другой планшет. Стоимость системы MeetMeUp даже с учетом стоимости закупленного планшета будет в разы ниже существующих на рынке решений.

  • Лёгкость использования

Имеет интуитивный понятный интерфейс. Для работы с системой сотрудникам компании не придётся проходить дополнительное обучение.

  • Адаптивность

Гибкая настройка дизайна. Возможность смены тем и установки логотипа организации. Можно настроить дизайн системы бронирования, максимально подходящий под стилистику офиса или брендбук компании.

  • Информативность

Отображение информации о статусе занятости переговорной комнаты и предстоящих событиях

Система бронирования MeetMeUp активно используется самыми разными сферами бизнеса. Наш продукт приобретают, как крупные корпоративные заказчики, так и средний и малый бизнес.

Система бронирования переговорных комнат MeetMeUp внесена в единый реестр российского ПО, что на сегодняшний день особенно актуально.

Конкуренции мы не боимся, купить именно наш продукт не заставляем, а наоборот с радостью рассказываем и показываем заказчикам, какие решения существуют на рынке, указываем на их плюсы и минусы, и даем выбрать именно тот продукт, который нужен.

Мы с радостью пригласим потенциальных покупателей в наш офис и покажем работу системы бронирования в офисных реалиях.

Более того, при предзаказе системы MeetMeUp в июне 2022 года мы дарим подарки в виде планшетов, смартфонов и других устройств, подробнее на нашем сайте в разделе Акции.

#офис #переговорные #бронирование #календарь #совещание #встречи #СистемаБронирования

0
41 комментарий
Написать комментарий...
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Андрей Дрожжин

Имеется поддержка тем. Также возможно доработка по конкретным пожеланиям клиентов.

Ответить
Развернуть ветку
Ivan Susanin

Пошел в комменты написать ровно то же. Особенно разница заметна в сравнении с фоткой из офиса Эпла

Ответить
Развернуть ветку
Rnatery

В 90-х дизайн хуже был

Ответить
Развернуть ветку
Lauris

Система бронирование это очень хорошо, только поддерживаю. Но мой опыт говорит, что даже в Европе ещё не все, и далеко не все доросли до этого. На регулярной основе приходилось сталкиваться с тем, что в комнате уже кто-то сидит и работает, или проводит встречу, полностью проигнорировав, что она уже занята, или же просто не обозначив ее, когда назначал встречу. Причем это встречается и со стороны менеджмента, вплоть до CEO

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Lauris

Ну конечно, ведь у CEO своего личного кабинета поработать нет, а финансисты только цвета кнопочек обсуждают. Многим генеральным не мешало бы научиться осознавать, что они такие же наемные сотрудники, да и в целом, даже со стороны владельцев, уважение к сотрудникам и их времени (а также собственных правил), это нормально.

Ответить
Развернуть ветку
A.A. Rayskiy

Сео только мешает когда нужно нарисовать 7 Красных линий, некоторые зеленым, а некоторые прозрачным

Ответить
Развернуть ветку
Александр Чигинев

Я бы рассмотрел вариант углубиться суть в систем бронирования и предоставлять не только внешний интерфейс - ведь в конечном итоге в этом нет ничего хитрого. А вот систему «контроля» - вполне можно внедрить. Утрируя: снижение яркости света, отключение различных вспомогательных устройств и прочее … одним словом - заканчивайте.

Ответить
Развернуть ветку
Роман Рабочий

Олдскульный тяжелый b2b проект.
Зачем это всё?
Почему нельзя каждой переговорке создать аккаунт в календли или в любом другом планировщике (толсто намекаю про свой продукт).
И все те кто хочет забронировать встречу, бронируют встречу с переговоркой. Бинго, вопрос закрыт, раз и навсегда, все в электронном виде, всё огонь, работает из коробки, стоит примерно ноль.
Без вот этих убогих планшетов. Да и кому господи прости в будущем будут нужны все встречи в переговорных.
Короче проект без идеи, без стратегии, без будущего...

Ответить
Развернуть ветку
Sergey K

Роман, дайте почитать про ваш продукт)

Ответить
Развернуть ветку
Роман Рабочий

В профиле можно можно найти ссылку
Но вот сразу, без лишних движений https://deepvoice.ru

Сервис планирования, мы как раз сейчас активно пилим, но повторюсь как по мне идея с планшетами на дверях, такая себе, без стратегии...
Надеюсь и до переговорок когда нибудь дорастем)

Ответить
Развернуть ветку
Sergey K

Как то не сложилась ассоциация deepvoice с темой ветки, поэтому не кликал, сорри))
Спасибо, ознакомлюсь, тоже не сторонник всяких планшетов, поэтому ищу что-то "легкое" для нашего небольшого офиса с 3 переговорками.

У нас у многих коллег и гостей контракты разных компаний, поэтому мы не можем сделать классически и в лоб через outlook)

Ответить
Развернуть ветку
SPDStudio

Роман, обычно так и есть, компании используют календарь Exchange или любой другой, где уже переговорные заведены, как помещения, и при бронировании сотрудники во встрече и указывают эти помещения. Наше решение как раз и синхронизируется с данными календарями организаций. Планшеты решают проблемы, что показывают занята переговорная в данное время или нет, ведь не всегда у вас в офисе под рукой ноутбук. Планшеты можно использовать, чтобы идентифицировать переговорную в офисе. Также с планшета можно совершить быстрое бронирование, когда нужно посовещаться здесь и сейчас. Более того, часто переговорные это закрытые помещения и сотрудники не всегда понимают, занята она или нет, и частенько открывают двери во время важных совещаний, чтобы посмотреть свободно там или нет, т.к. используют иногда переговорные для личного общения по телефону. Всё это расписано более детально в статье, но видимо Вы этого не увидели.

Ответить
Развернуть ветку
Роман Рабочий

1. Да, действительно, любой (почти) сервис планирования встреч имеет интеграцию с ексченджем, это вообще не рокет саенс, мы в наш сервис добавляли ексчендж две недели, причем первую неделю трахались с установкой этого проклятого продукта.
2. Для того чтобы идентифицировать переговорку, на внутреннем портале, размещается кнопка - переговорка 101, и все знают что это именно она.
3. По поводу быстроты с планшета, неправда, все мобильны, и никто не будет бронировать что то с планшета у переговорки, и прчем тут ноутбук, все всё делают с сартфона, олдскул ну честно.
4. Если переговорная занята, в нее все равно заглянет человек, ведь он просто мимо проходил, поверьте моему опыту, гораздо проще сделать механический переключатель, как в самолетных туалетах, ЗАНЯТО!
5. По поводу детально расписано, я все внимательно прочитал и останусь при своем проект из 90-х, без идеи, без стратегии, без будущего...

Это все конечно мое имхо, и я не претендую на истину, просто делюсь своим опытом работы в корпорации.

Ответить
Развернуть ветку
Denis Zotov

Очень часто встречается ситуация под названием "увидел человека, когда пошёл за кофе, начали что-то обсуждать, решили быстро устроить митинг". Или "шёл по офису, вдруг важный звонок". Да, можно со смартфона, но это куда дольше, чем подойти к двери и тыкнуть один раз на планшет. Для ad-hoc митингов очень удобно. И вообще, наличие вариантов выбора всегда лучше, чем "я один знаю, что нужно всем" (неудивительно, что у Apple с комнатами всё так плохо, ха-ха).
И заглядывать в занятую переговорную люди не будут, если привыкли, что система работает правильно (т.е. правильная корпоративная культура). Как вариант, можно сделать (полу)прозрачную дверь, чтобы занятость было видно сразу.

Ответить
Развернуть ветку
Илья

Круто, молодцы!

Но интерфейсы меня смущают, если честно (мимопроходил офисный планктон)

Ответить
Развернуть ветку
Искатель историй

Должен быть сайт и мобильное приложение. Без этого люди просто не смогут бронировать на ходу в условиях гибридной работы.

Ответить
Развернуть ветку
Vitaly S

Вы придумали велосипед., но молодцы, что кому-то смогли продать.

А так, связка Битрикс + Гугл Таблицы прекрасно работает. Гугл Таблица выведена на планшет около двери переговорки. Планшет питается с провода.
Синхронизацию по API сделает любой фрилансер за 3 000 р и час времени

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Rnatery

это дорого же

Ответить
Развернуть ветку
Vitaly S

Но деньги, на этом, не освоить. Конечно же

Ответить
Развернуть ветку
Rnatery

с чем синхронизацию?

Ответить
Развернуть ветку
Vitaly S

С календарем в Битрикс

Ответить
Развернуть ветку
SPDStudio

Всё зависит от уровня компании. Кому-то достаточно на переговорную вешать два стикера: зеленый - свободно, красный - занято. Где-то переговорные используются по принципу "кто успел тот и сел" или "уступи место старшему". Но в развитых современных компаниях приходят к использованию полноценных систем бронирования. Мы не придумали что-то новое, на рынке полно решений систем бронирования, мы придумали универсальное и кроссплатформенное.

Ответить
Развернуть ветку
Злой Полушубок

Даже странно, что вы посмотрели рынок, проверили кто как бронирует переговорки, но совершенно не заметили одну из главных проблем (когда система уже внедрена). Люди очень часто бронируют регулярные события всякие синки, планинги и прочие грумминги. Благо через Outlook это делается моментально на годы вперед. А потом перестают проводить эти митинги или сокращают их с часа, до 5-10 минут. А переговорка остается занятой на все время. Поэтому часто и сидят без бронирования - тупо нет свободных слотов.

Ответить
Развернуть ветку
Rnatery

Элементарно решается запретом синхронизации с outlook.

Ответить
Развернуть ветку
Злой Полушубок

Гениально! И вообще бронировать через журнал на проходной! Чтобы люди 10 раз подумали, прежде чем митинги всякие организовывать.

Ответить
Развернуть ветку
Rnatery

почему сразу журнал, можно сайт

Ответить
Развернуть ветку
Нико

С ПО все ясно, вопрос по железу, какой планшет сможет работать 24/7 в активном состоянии? Каким образом он питается находясь на стене?

Ответить
Развернуть ветку
SPDStudio

Если клиент хочет сэкономить - ставим обычные планшеты и подводим к ним питание. Если делаем ТОП-решение, то ставим безаккумуляторные панельные планшеты с подсветкой и питанием по PoE. Так или иначе, даже при использовании обычных планшетов в панели администратора системы задается рабочее время компании, в нерабочее время включается скринсейвер на планшетах. Также можно подобрать планшеты, которые умеют включаться и выключаться по расписанию, такая функция есть даже в недорогих планшетах.

Ответить
Развернуть ветку
Rnatery

Так а ваше решение сколько стоит?

Ответить
Развернуть ветку
SPDStudio

Бессрочная лицензия на ПО бронирования переговорной - 40 тыс. руб.
Бессрочная лицензия на ПО общего киоска бронирования - 60 тыс. руб.
Бессрочная лицензия на ПО вывода общего расписания - 45 тыс. руб.

Ответить
Развернуть ветку
Александр Чигинев

Да, по дизайну ещё можно доработать. Читать материал сразу после статьи @Valeria Terekhina особенно контрастно)

Но отлично, что нашли нишу и справились с задачей!
Наверное, в этом есть смысл для каких-то организаций, но мне видится анахронизмом: какие-то планшеты, специальный софт…
Может, плохо разбираюсь в теме, но грамотно настроенные таблицы (ноушны и тд) в связке с сервисами интеграции могут давать такой же результат с минимумом затрат.
А первоначальный заказчик оплатил всю разработку вашего будущего универсального продукта или в итоге приобрел уже лицензию на готовый?)

Ответить
Развернуть ветку
SPDStudio

Заказчик приобрел нашу систему ещё в 2019 году, и он далеко не единственный. По поводу анархизма, уже выше в комментариях упоминали, что всё зависит от уровня развития компании, где-то и двух стикеров хватит "зеленый" - свободно, "красный" - занято. Где-то в компании работает три человека и проблем с дележкой переговорных у них нет. Чтобы вы понимали немного уровень компаний доросших до системы бронирования, приведем пример, Telia Company - крупнейший шведский телекоммуникационный оператор использует в своем офисе систему бронирования FlowScape, Мегафон в своем офисе на Оружейном также используют систему бронирования собственного производства.. По поводу дизайна, уже отвечали, что дизайн делаем исходят из потребностей заказчиков. Сравнивать его с дизайном приложения с др. функционалом не совсем корректно.

Ответить
Развернуть ветку
Роман Рабочий

И еще вдогонку, сайт тоже из 90-х.
Офер написан серым по серому фону.
Расстрелять того кто занимался дизайном.
Натурально, найти и запретить прикасаться к вебу навсегда.

Ответить
Развернуть ветку
Rnatery

ты точно видел дизайн 90-х?

Ответить
Развернуть ветку
SPDStudio

Наш интерфейс адаптивный, есть встроенные темы. При желании заказчика интерфейс перерабатывается под брендбук компании.

Ответить
Развернуть ветку
Valera Lavera

хорошая идея с системой бронирования, насчет интерфейса, как мне кажется, это можно легко изменить, а так очень круто)

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Remizov

только MS Exchange? А Google Calendar можно?

Ответить
Развернуть ветку
SPDStudio

С Google Calendar также можем систему подружить ;-)

Ответить
Развернуть ветку
38 комментариев
Раскрывать всегда