Как сократить расходы и ускорить процессы в логистике — Кейс TMS «Волма»
Совершенствуем логистику компании по производству строительных материалов.
Наш проект по заказной разработке программного обеспечения.
Боли и задача
Прибыль крупных компаний зависит от того, как работают их поставки. Главная цель логистики — грузы, которые приходят вовремя и в сохранности к довольным клиентам.
Но на деле бывает и по-другому:
- поиск подрядчика занимает несколько дней — груз простаивает;
- заказы берут недобросовестные перевозчики, которые могут повредить груз или отказаться от перевозки в последний момент;
- связь с водителем бывает нестабильна, из-за чего тяжело следить за перемещением груза и соблюдением сроков поставки;
- во время увеличения объемов поставок не хватает сотрудников и времени для обработки заказов на транспортировку;
- детали транспортировки обсуждают по электронной почте, а для каждого заказа создают новую ветку писем — огромное количество веток, среди которых сложно быстро найти нужную информацию.
ВОЛМА пришла к нам с задачей разработать единый логистический портал, который даст возможность автоматически распределять транспортировки между перевозчиками и исключит появление перечисленных выше проблем.
ВОЛМА — федеральная производственная компания, российский бренд №1 на рынке сухих строительных смесей, гипсокартона и пазогребневых плит.
Цели заказчика
- Упрощение и ускорение работы логистов за счет автоматизации рутины: документы, согласование и др.
- Экономия средств за счет контроля стоимости перевозок и сокращения трудозатрат посредством автоматизации.
- Автоматизация распределения перевозок.
- Снижение рисков нарушения сроков и пропуска задач за счет оповещений исполнителей.
- Контроль транспортировок на всех этапах: от момента появления потребности в перевозке до момента отгрузки в пункте назначения и полного исполнения договорных обязательств.
- Мониторинг местоположения груза на карте.
- Сбор показателей эффективности грузоперевозчиков.
- Ведение истории заказов.
Наше решение
Мы разработали web-портал, с помощью которого можно управлять всей логистикой ВОЛМА.
Портал:
- сам распределяет заказы между перевозчиками,
- упрощает и ускоряет процесс погрузки и разгрузки,
- автоматически формирует отчеты и выставляет рекламации,
- позволяет отслеживать местоположение груза в режиме реального времени,
- связывает водителей, грузоотправителей и грузоперевозчиков в одной системе.
Распределение заказов на перевозку
Портал помогает распределить поставку товаров между перевозчиками:
- по рейтингу,
- с помощью тендера,
- с помощью аукциона,
- и вручную.
Распределение по рейтингу
Доставку поручат перевозчику, который больше всего выполнял успешных заказов по этому маршруту.
Тендер
Волма выставляет тендер на нужное количество планируемых транспортировок и перевозчики участвуют в торгах.
Аукцион
Волма размещает заказ на конкретную транспортировку → перевозчики предлагают свои условия перевозки → заказ автоматически достается подрядчику, который сделал самое выгодное предложение.
Назначение вручную
Мы предусмотрели ситуацию, при которой система не сможет в автоматическом режиме выбрать подрядчика для перевозки. Например, если по заданному направлению нет перевозчика с подходящим рейтингом.
Автоматические рекламации и контроль сроков
Во время транспортировки может произойти форс-мажор: водитель попал в аварию и повредил груз; пробка из-за ремонта дороги; у машины пробило колесо и водитель не успел ко времени поставки.
Система сама контролирует сроки и формирует претензии участникам. Рекламации выставляются автоматически за срыв поставки, когда груз уже в пути, а перевозчик отказывается от транспортировки. Тоже самое происходит в случае опоздания водителя на погрузку.
В специальном разделе грузоотправитель сможет обсудить изменение условий договора или взыскать с перевозчика возмещение ущерба за срыв сроков — перевозчик и отправитель общаются в чате карточки рекламации.
Так можно быстро решить вопрос и не потерять нужную информацию в случае форс-мажора.
Формирование карты тарифов по маршруту
Раздел с картами тарифов помогает логистам ВОЛМА спрогнозировать расходы на перевозку. Работает это так: менеджер указывает нужное направление — перевозчики предлагают свои тарифы — логисты ВОЛМА точнее планируют бюджет.
Рейтинг перевозчиков
Рейтинг рассчитывается отдельно для каждого завода, то есть для каждой точки отгрузки продукции. На его формирование влияет количество выполненных и отказных транспортировок, “горящих транспортировок”, а также наличие тарифной сетки.
Таким образом перевозчики делятся на группы: A, B, C и Аутсайдер. Хорошие заказы с высокой оплатой получат сначала те перевозчики, чей уровень выше остальных.
Формирование статистики и отчётов
Отчёты можно сформировать по разным параметрам: рейтинг перевозчиков, тарифы, направления. Так менеджеры ВОЛМА могут быстрее собирать данные, анализировать их, а затем оптимизировать расходы.
Интеграция с SAP
Это помогает ВОЛМА и грузоперевозчикам ускорить документооборот и облегчить ведение бухгалтерии.
Синхронизация разных часовых поясов
У ВОЛМА есть несколько заводов по всей России, которые находятся в разных часовых поясах. Мы учли это и научили портал определять часовой пояс, чтобы логистам было проще планировать время поставок.
Мониторинг водителей через мобильное приложение
После разработки первой версии TMS заказчику нужно было организовать мониторинг выполнения задач и контроль местоположения водителей, а также их взаимодействие с логистами.
Разработка включала в себя создание набора инструментов для водителей и расширение функционала логистического портала.
В мобильном приложении водитель отмечает контрольные точки, которые проходит на маршруте.
Контрольные точки — это пункты погрузки и выгрузки продукции. Они помогают упростить процедуру проезда машины через КПП — водитель быстро регистрируется на пункт погрузки в приложении, а склад, получив информацию, сразу готовится принять машину.
Через мобильное приложение передаются координаты водителя. Это позволяет логистам легко отслеживать перемещение груза на карте в реальном времени.
Результаты внедрения
Экономия денег и времени. Сокращение трудозатрат на рутину, а также снижение рисков убытков и экономия денег за счет выбора наилучшего по стоимости подрядчика.
Ускорение процессов. Документооборот, распределение перевозок, их мониторинг и другие процессы теперь автоматизированы и проводятся быстрее.
Централизация логистики. Вся логистика в одном портале. Сотрудники ВОЛМА, компании перевозчики и их водители — все участники работают в одной системе.
Увеличение количества надежных подрядчиков. За всё время применения Волма сформировала базу доверенных перевозчиков. При возникновении большого объема перевозок база помогает оперативно организовываться для своевременной доставки грузов.
Вместе с ВОЛМА мы работаем над другими совместными проектами, о которых расскажем в следующих кейсах.
Пишите нам, чтобы совершенствовать свой бизнес с помощью web, mobile и нейросетей.