Как мы создавали корпоративный портал (и объединяли команду)

Рассказываю, как с помощью продуктового подхода мы создали корпоративный портал, которым ежедневно пользуется в среднем 800 сотрудников Innostage из 1200, и как этот проект поменял наш взгляд на внутреннюю разработку.

Привет! Меня зовут Анастасия Куприянова, и я операционный директор компании Innostage. Частью ее команды я стала чуть больше года назад, и мои коллеги почти сразу рассказали про отсутствие единого информационного центра — пространства для сотрудников, где были бы собраны все новости и полезные сведения о процессах в компании. Выходил регулярный дайджест новостей Innostage, но пока собирали выпуск, данные успевали устареть. Очень часто информацию приходилось буквально по крупицам выуживать из почты и Telegram-чатов.

Это сказывалось и на корпоративной культуре компании. Innostage не хватало инструмента, который объединил бы 1200 человек. Хорошо, когда в компании 20-30 сотрудников: прошелся по офису, поздоровался, поддержал small talk. Если их за тысячу — уже не узнаешь, как прошел школьный матч у сына начальника отдела или куда съездил в отпуск любитель путешествий из отдела маркетинга.

Дистанция между сотрудниками росла пропорционально их численности. Как минимум нам нужна была платформа, где сотрудники могут познакомиться друг с другом, посмотреть на структуру компании, узнать, какие люди в ней работают, чем они занимаются, какие у них интересы.

Кроме того, в Innostage на тот момент было множество разрозненных внутренних сервисов: для заказа справок или корреспонденции, оформления отпусков, вызова такси и многих других мелких организационных задач.

Хотелось создать такой инструмент, чтобы сотрудники могли решать все возникающие вопросы в одном месте, без переключения окон и приложений. Было понятно, что нам нужна такая площадка, которая стала бы одновременно источником информации для всей команды, средством коммуникации и удобным приложением из категории «все под рукой».

Как это было

На начальном этапе уверенность в том, что это будет востребованный аудиторией проект, была, наверное, только у меня. Да и то — постоянно появлялись внутренние вопросы о том, кому это надо, и найдет ли инициатива ценность внутри компании. Я много общаюсь с коллегами по цеху и часто слышу: «Мы делаем портал, потому что все делают». Отсутствие целеполагания — самая частая причина неудач подобных внутренних инициатив.

Поэтому мы с командой решили посмотреть на процесс разработки внутреннего продукта так, как если бы мы его реализовали для внешнего заказчика. Иными словами, представили наших 1200 сотрудников как внутреннего клиента проекта, а сам процесс разбили на несколько условных этапов с жестким ограничением по срокам.

Этап 1 — поиск поставщика

Еще на входе мы понимали, что будем внедрять «Битрикс24». У меня был опыт работы с платформой, я видела ее плюсы, знала, что отечественное решение быстро развивается с учетом изменений на рынке и потребностей пользователей. Создавать что-то с нуля или делать кастомную разработку на «Битрикс24» не хотелось — слишком долго и дорого. Поэтому мы искали подходящий коробочный продукт на базе платформы.

В процессе выбора смотрели на совпадение по ценностям с будущим ИТ-подрядчиком — так сотрудничество не превратится в нервотрепку, а на выходе мы получим продукт, который устраивает команду. Кроме того, нам была важна прозрачность ценообразования — мы должны понимать, за какие функциональные модули и сколько платим. Никаких котов в мешке. Плюс мы обращали внимание на возможность тестового развертывания продукта — чтобы «пощупать» и понять, насколько нам подходит конкретное решение.

В итоге выбрали «КОРУС Консалтинг» и его коробочный продукт K-Team. Фактически это надстройка над «Битрикс24» для быстрого развертывания корпоративных порталов.

Этап 2 — MVP

Мы поставили сжатые сроки для реализации проекта — 30 дней. Статистика не меняется: по-прежнему лишь 31% цифровых проектов можно назвать полностью успешными. Остальные или остаются незавершенными, или растягиваются до бесконечности. Чтобы избежать размывания сроков, финансов (и ответственности тоже) , приходится загонять себя в определенные рамки.

За месяц мы с вендором собрали минимально жизнеспособный продукт. Взяли только те сервисы, которые точно нужны, и наполнили базовой информацией: новостной канал, дни рождения, информация о новых сотрудниках, банк идей. За это же время настроили интеграции с «1С», чтобы как можно меньше времени тратить на ручной труд.

Вся информация даже в первой версии портала подгружалась автоматически из наших кадровых систем. Интеграции и проверка чистоты данных оказались самыми затратными по времени.

Этап 3 — работа с внутренним клиентом

Дальше предстоял самый сложный и ответственный этап: мы представили MVP нашему внутреннему клиенту — сотрудникам. Для этого организовали одновременно очную и онлайн-презентацию портала. Собралось не меньше 500 человек — и это только в онлайн-формате. В рамках презентации мы не только рассказали о проекте и стратегии его развития, но и показали сам продукт, при этом демонстрация шла не на статичных картинках, а на самом продукте — портале (да, мы шли на риск, но он оправдал себя).

В онлайн-чате мы получили огромное количество вопросов, замечаний и критики. Обратная связь от клиента — важнейший этап любого ИТ-проекта. Именно она помогает сделать итоговый продукт таким, чтобы им хотелось пользоваться. Поэтому наша команда разобрала обратную связь и исходя из нее начала вносить корректировки и улучшать портал.

Этап 4 — доработка и выпуск

Этот этап оказался самым длительным. Первые три месяца мы общались с сотрудниками, подкручивали технические моменты. Во втором квартале начали добавлять на портал функциональные модули, которые у нас запрашивали наши внутренние бизнес-заказчики (HR-департамент и отдел внутренних коммуникаций): модуль обучения, карту бронирования офиса и другие. Кстати, модуль обучения мы взяли у другого вендора — iMpact LMS, который является партнером “КОРУС Консалтинг”, и ничуть об этом не пожалели. Данный вендор сконцентрирован именно на продукте для HR-процессов (обучение, развитие, оценка и т.д.), и эта фокусировка дает ему огромное конкурентное преимущество по сравнению с другими предложениями на рынке.

Микросервисная архитектура K-Team позволила добавить новые функциональные модули очень быстро — еще один плюс в копилку подобных коробок. Ты не покупаешь сразу себе космолет за бешеные деньги. Приобретаешь маленький самолетик, а потом делаешь из него лакшери бизнес-джет — причем скорость и сроки зависят от финансовых возможностей компании и реальных потребностей сотрудников.

Также мы добавили геймификацию, организовали магазин мерча, начисление баллов за разные достижения и провели публичный demo-day и retro по доработкам. После того как мы выкатили на продакшн все эти обновления — опять собрали трансляцию.

Этап 5 — сопровождение

Запуск ИТ-продукта в прод — это не конец ИТ-проекта, а во многих случаях только «разогрев». После второй презентации мы начали проверять с коллегами гипотезу ценности, отслеживать статистику: в какие разделы заходят чаще, кто, каких инструментов не хватает сотрудникам. Запустили на портале банк идей, туда наши сотрудники вносят самые разные предложения по доработкам и фичам. Всю эту информацию использовали для формирования дорожной карты развития портала.

Особенности работы с внутренним бизнес-заказчиком

На старте у нас была маленькая команда энтузиастов-айтишников, которые на свой страх и риск внедрили портал всего за один месяц. Мы прекрасно понимали, что как только продукт станет завоевывать аудиторию, нам придется начать взаимодействовать с внутренними бизнес-заказчиками — HR-департаментом, PR-отделом, отделом внутренних коммуникаций.

Внутренний бизнес-заказчик — один из самых сложных, с кем приходится работать ИТ-компаниям. Он не всегда понимает, чего хочет, долго это формулирует, вступает в противоречия: одному отделу кажется, что нужно сделать так, другому — иначе. Тот не познал дзен, кто не презентовал ИТ-продукт перед толпой программистов.

Сложный, закрытый внутренний заказчик — еще одна причина того, что мы поставили ограничение сроков подготовки первой версии портала в 30 дней. К дедлайну успели, так как мы не стали запрашивать требования к порталу, а реализовали его так, как видели сами, с минимальным функционалом, который нужен всем: структура компании, справочник, новостная лента, личный кабинет, плюс базовый функционал самого “Битрикс24”. Мы рисковали — посещаемость по итогу могла быть в районе нуля. Правда, в противном случае был риск, что процесс затянется. Решение с жестким дедлайном себя оправдало, но часть аудитории нам приходится завоевывать до сих пор.

Сразу после старта у нас появилась большая кросс-функциональная команда, в которую сейчас входят представители IT, HR и внутриком направлений. Мы оперативно преодолели разногласия и договорились работать по гибкой методологии Agile. У нас есть разграничение по направлениям, но на еженедельных синках мы собираемся все вместе, обсуждаем бэк-лог, исправление багов, контент-план, перспективы развития и многое другое. В команде нет формального разделения ролей, зато есть командный дух и понимание, что это общий продукт и общая ответственность — делать его интереснее и лучше. И этот подход тоже во многом меняет корпоративную культуру, улучшая коммуникации и взаимодействие между подразделениями через единую цель и общую вовлеченность.

Как мы вовлекаем аудиторию

1. У нас есть четкое позиционирование стратегии портала:

а. Новостной канал взаимодействия с сотрудниками

b. Цифровое рабочее место (управление проектами и задачами, КЭДО, личный кабинет, обучение, оценка и развитие и т.д.)

c. Фан и геймификация (баллы за достижения, опросы, конкурсы, маскот, неформальное общение и т.д.)

2. Мы полюбили цифры. У нас есть метрики, мы ведем еженедельную статистику: отслеживаем посещаемость, количество авторизованных пользователей, какие разделы и новости посмотрели, сколько времени провели на портале. Также фиксируем, какое количество реакций на те или иные информационные сообщения мы получили — в первую очередь просмотров. Сейчас на портале ежедневно появляется около 600-800 сотрудников — ⅔ команды.

3. Развиваем банк идей. Там часто появляются опросы сотрудников. Например, мы сразу же организовали опрос, какой талисман выбрать для портала. Было 18 разных вариантов — выбрали лиса. Кроме того, в банк идей нам постоянно приходят предложения по работе портала. Иногда они бывают необычными. Так, недавно сотрудники попросили сделать видимой на платформе информацию о том, привезли ли в столовую еду. Для этого мы организовали онлайн-трансляцию холодильников.

4. Один из самых важных факторов успеха - это поддержка продукта первыми лицами компании. У нас есть колонка CEO, куда он пишет — сам или с помощью наших копирайтеров — статьи на отраслевые темы или о компании от первого лица. Недавно генеральный директор поделился своими впечатлениями и эмоциями от проведенного корпоративного фестиваля. Набрали около 35 комментариев к этой новости. Более того, он объявил челлендж: если новость наберет больше 500 лайков, команду ждет приятный сюрприз. Лайки набрались за 2 дня, причем, кажется, вся компания сидела в чатах и вела счет. Это влияние первого лица — и его не стоит недооценивать. Особенно с точки зрения объединения команды, корпоративной культуры и единства.

5. Наконец, мы привлекаем аудиторию стандартными маркетинговыми инструментами. Так, дважды в неделю сотрудникам приходит рассылка на e-mail. В ней — заголовки, новости и ссылки. Хотите прочесть полностью — добро пожаловать на портал. Если не использовать такие небольшие хитрости, люди так и будут продолжать использовать те инструменты, которые им привычны — это снижает скорость принятия цифровых изменений в бизнесе.

Маршрут перестроен

Один из самых интересных для меня этапов любого ИТ-проекта — его развитие. У нас есть дорожная карта портала, мы создавали ее с учетом запросов пользователей и регулярно актуализируем. Причем мы обязательно проговариваем порядок, очередность и сроки выпуска новых модулей.

Так, сразу после старта проекта к нам обратился руководитель T&D центра. Она объяснила, что для кадрового отдела очень важно добавить на портал систему управления обучением, оценкой и развитие — так сотрудникам не нужно будет лишний раз переключаться между окнами, и им будет проще влиться в образовательный процесс.

Сейчас на портале есть модуль обучения с постоянно увеличивающейся линейкой онлайн-курсов. Причем мы меняем скучные регламенты и многочасовые видео на короткие мини-уроки по ключевым темам — чтобы вовлеченность сотрудников была выше. Появились и массовые обязательные курсы для всех сотрудников - недавно мы запустили такой курс по кибербезопасности.

Другой пример — мы тестируем концепцию шеринговых рабочих мест. Поэтому на портале появился встроенный модуль бронирования. Можно прямо в своем личном кабинете увидеть план этажа, свободные столы — и забронировать нужный. Внутри мы пропиарили это, в том числе, как замену Tinder: в конце концов, так можно, наконец, узнать, как зовут коллегу из соседнего кабинета.

Сейчас из актуальных задач до конца года — модуль отпусков. Мы хотим сделать так, чтобы их график формировался автоматически. Туда же планируем привязать систему КЭДО — это позволит упростить процесс оформления отпусков, подписания трудовых договоров и другой формальной рутины.

Все эти и многие другие изменения мы транслируем команде по всем доступным нам каналам взаимодействия - портал, почта, вебинары и Telegram чаты. Рассказываем, куда движемся, и собираем идеи. Это позволяет всегда держать проект в тонусе, непрерывно идти вперед.

Портал меняет корпоративную культуру в компании, делает команду более сплоченной. Это не только ежедневный канал информации для сотрудников, но и хороший инструмент, который позволяет использовать неформальный tone of voice и разговаривать с людьми напрямую. К примеру, у нас есть еженедельная веселая пятница.

Иногда мы делимся мемами, иногда — котиками, а иногда — вспоминаем детские анкеты с 10 фактами о себе. Мы даем сотрудникам возможность креатива. И они отвечают взаимностью: многие начинают и заканчивают свой рабочий день на портале, пишут статьи и комментарии, активно поддерживают нашу команду, и для меня это — лучший показатель успешности проекта.

0
27 комментариев
Написать комментарий...
Тимур Кушарев

Прочитал, и еще раз ощутил это приятное послевкусие после первого демо MPV Портала)) У нас получилось! А теперь - только вперед!

Ответить
Развернуть ветку
Павел Житнюк

Сейчас тоже внедряем у себя битрикс24, в основном как средство управления проектами и задачами. Интересен ваш опыт, спасибо за подробный материал. Вопрос в аспекте привлечения пользователей на портал: а вы не думали сделать так, чтобы какие-то необходимые всем бмзнес-процессы были доступны только на портале? Чтобы не было вариантов им не пользоваться.

Ответить
Развернуть ветку
Анастасия Куприянова
Автор

Добрый день! Конечно, думали. Один из разделов портала - это витрина внутренних сервисов. При этом не обязательно, чтобы сервис "жил" именно на движке портала, часть сервисов - это адресные ссылки на другие наши системы. Нажал кнопку "Оформить отгул" в разделе Сервисы - сразу попал на окно внутри нашего ЭДО. При этом мы себе не ставим задачи напилить все именно на портале, наша задача номер один - собрать все в одном месте и сократить путь до получения сервиса.

Ответить
Развернуть ветку
Svetlana Romanovich

Банк-идей - так здорово! Вообще, кажется, что сегодня всем нужны такие такие креативные активности. Чтобы хоть немного переключаться с рабочих задач

Ответить
Развернуть ветку
Анастасия Куприянова
Автор

Да, и наши сотрудники молодцы - у нас это довольно популярный раздел, и мы много чего полезного для развития портала, например, черпаем именно оттуда. Кстати, интересный факт. Мы почти никому не отказали, все идеи взяты в работу. Единственная сейчас причина отказа - "уже внедрено"))))

Ответить
Развернуть ветку
Grigory Vasyukov

1. Считали ли экономику проекта в плне ROI - как вам это все вернется помимо несчисляемых показателей типа вовлеченности и эйфории от новинки? Или не было такой цели, и тут больше психологический эффект важен и само наличие инструмента, некой общей точки жизни компании?
2. Каковы планы на развитие помимо модуля отпусков - более верхнеуровнево чем еще. может (должен) стать портал помимо того, чем он уже является? Есть такое видение или со временем станет понятно, куда дальше двигаться?

Ответить
Развернуть ветку
Анастасия Куприянова
Автор

Отвечу сразу на оба вопроса.

Эйфории нет, мы сталкиваемся с большим количеством трудностей, как поведенческих, так и технологических. Развивая портал в 3х направлениях (я в статье об этом пишу как о позиционировании портала, и оно возникло сразу, а не потом), мы фактически создаем полноценное цифровое рабочее место сотрудника, параллельно решая проблемы с информированностью (новости), вовлеченностью (геймификация, опросы, банк идей) и, например, доступностью сервисов, обучением, развитием и т.д.
По планам - полная интеграция личного кабинета с КЭДО, метим собрать 100% сервисов на портале, развивать модули личной мотивации и целеполагания.

"Коробочность" решений и микросервисная архитектура позволяет не "вбухивать" сразу огромное количество денег в проект, это не долгая заказная разработка. MVP нам обошлось за очень вменяемые деньги (обозначить за какие не могу - КТ), в моменте это было вложение на проверку гипотезы ценности портала.

На самом деле можно просто купить лицензии Битрикс24 и начинать сразу пользоваться, сама коробка (или облачное решение) очень много чего содержит полезного. Если понимать зачем нужен компании портал - можно на старте и ей обойтись.

Ответить
Развернуть ветку
Grigory Vasyukov

Супер, спасибо большое

Ответить
Развернуть ветку
Светлана Благодарова

портал - как живой организм - завивается и улучшается)
вернее его улучшают и развивают))
это порой процесс длительный.
важно, действительно, сделать его незаменимым инструментом рабочей жизни)

Ответить
Развернуть ветку
Бобров Антон

Какая красота, молодцы. Колонка шефа это супер, очень не многие руководители готовы быть открытыми и вести свой блог для сотрудников.

Ответить
Развернуть ветку
Анастасия Куприянова
Автор

Спасибо огромное за позитивную обратную связь!)

Ответить
Развернуть ветку
Kseniya

Понравилась идея с блогом топа! Как вам удалось вовлечь его в проект?

Ответить
Развернуть ветку
Анастасия Куприянова
Автор

Наш генеральный директор сам) Увидел возможность для продвижения идей и вовлечения людей в важные инновационные процессы внутри компании! И еще он очень нас поддерживал, видел усилия и вовлеченность нашей кросс-функциональной команды, и не мог остаться в стороне!)

Ответить
Развернуть ветку
Амера Карлос

Здорово, что у вас получилось, и портал стал таким живым. Далеко не всем компаниям это удается.. сотрудники чаще неактивны и не вовлекаются

Ответить
Развернуть ветку
Анастасия Куприянова
Автор

Это каждодневный труд нашей команды. Очень много вкладывают коллеги из внутрикома - медийный план, тексты новостей, пятничные креативы. Это надо все придумать, сверстать, сделать ярко и интересно. А иногда у нас просто вал всяких статей и новостей приходится на один день, и у нас идет буквально борьба - что сегодня публикуем, а что переносим на завтра, потому что уже физически невозможно все выдать так быстро и качественно.
Ну и классные у нас в компании сотрудники, чего уж там))

Ответить
Развернуть ветку
Екатерина

Да уж, чаще порталы скучны и однотипны. И максимум ты на него заходишь телефон коллеги посмотреть из соседнего отдела

Ответить
Развернуть ветку
Александр Смирнов

С какой численности команды вы начали ощущать потребность на создание подобного портала?

Ответить
Развернуть ветку
Анастасия Куприянова
Автор

Александр, я "влетела в тему", когда в компании было уже 1200 человек. Мои коллеги (специально сходила-спросила), которые в компании трудятся значительно дольше, начали мечтать об этом в районе 400.

Ответить
Развернуть ветку
Денис Бойцов

Если не секрет, какие основные возражения были у внутренних заказчиков?

Ответить
Развернуть ветку
Анастасия Куприянова
Автор

Тут скорее не возражения, а некие требования, и к платформе тоже, которые в моменте нельзя было бы удовлетворить на 100%. А заказчику хочется все, сразу и идеально.
Но мы быстро наши общий язык, коллеги разделяют с нами принципы непрерывной поставки ценности и работающего продукта, но небольшими шагами.

Ответить
Развернуть ветку
DuoD

С одной стороны - корпоративный портал всегда по оперативности и вовлеченности будет уступать простейшему внутреннему чатику отдела/компании. С другой - это, наверное, самый защищенный информационный ресурс, имеющий к тому же функциональный интерфейс. И вроде логично собирать сотрудников именно там. Короче - если есть время и средства - то, наверное, можно развивать...

Ответить
Развернуть ветку
Светлана Благодарова

портал не отменяет чатов. Портал - это консолидация информации в одном месте, а чаты - это оперативные обсуждения. у них немного разный, дополняющий друг друга, функционал)

Ответить
Развернуть ветку
Анастасия Куприянова
Автор

Мы нашли в моменте устраивающее нас сочетание. Есть внутренние механики, как вовлекать сотрудников, как повышать охваты. Это каждодневная работа большой команды, и мы не очень расслабляемся, я могу сказать)))

Ответить
Развернуть ветку
Влада Сюткина

"Если новость наберет больше 500 лайков, команду ждет приятный сюрприз" - и что это был за приятный сюрприз?)

Ответить
Развернуть ветку
Анастасия Куприянова
Автор

Команде пока не объявлено, на то он и сюрприз)))

Ответить
Развернуть ветку
ГК Инностейдж Казань

Спасибо, за интересную статью. Самое главное, по моему мнению и что важно для конечного пользователя, раскрыт поход к поэтажному запуску и MVP - этапом!

Ответить
Развернуть ветку
Артур

agile методология - ван лав. Работаем по ней в аспро, все рекомендую

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален автором поста

Развернуть ветку
24 комментария
Раскрывать всегда