Как правильно передавать IT-проект из аутсорса инхаус-команде: чек-лист

Мы в Creonit занимаемся разработкой больших продуктов, которые требуют постоянной поддержки и развития. Если заказчик хочет развивать продукт самостоятельно, нужно передать проект плавно, как будто разработчик вовсе не менялся. В этой статье расскажу о шагах, которые нужно предпринять для безболезненного перехода проекта в инхаус и поделюсь полезным чек-листом.

Всем привет! Меня зовут Дмитрий Важенин, я — коммерческий директор в Creonit. Разрабатываем цифровые сервисы. Входим в топ-50 крупнейших IT-поставщиков в ритейле и в топ-30 крупнейших разработчиков приложений для бизнеса и госсектора в России.

Сложные цифровые продукты и высоконагруженные сервисы требуют непрерывной поддержки и развития. Поэтому, завершив разработку MVP, диджитал-компании предлагают разные форматы сотрудничества:

• Техподдержку — это постепенные доработки сервиса, добавление новых интеграций, рефакторинг кода и устранение ошибок после завершения гарантийного срока.
• Итерационное развитие — спринты с формулировкой и проверкой гипотез. В конце каждого спринта анализируют промежуточные результаты и выдвигают новые требования к продукту.
• Развитие проекта выделенной командой — из внутренних специалистов подрядчика формируют продуктовую команду для проекта. Они погружаются в задачи, как инхаус-сотрудники, но работают при этом на стороне агентства.
• Передачу проекта инхаус-команде.

Передача проекта инхаус предполагает, что в продукте есть свой пул специалистов, которые закроют весь спектр задач — от аналитики до тестирования. Внутренняя разработка может обойтись дороже агентской. Чтобы грамотно посчитать экономику, нужно учитывать не только зарплаты продуктовой команды, но и добавить к ним затраты на передачу проекта. Из чего они складываются — расскажу ниже.

В момент передачи падает производительность — задачи делают дольше, либо вообще ставят на стоп, потому что новым людям требуется время на знакомство с проектом. Скорость этого процесса зависит от разных факторов: качества продукта, его стадии развития, квалификации новых специалистов и так далее.

На сбор и подготовку документации, онбординг команды, настройку инфраструктуры для внутренней разработки могут уйти месяцы. Если в бэклоге находятся задачи, которые требуют срочной реализации и запуска, дедлайны по ним неизбежно сдвинутся. Это может привести к потере денег для бизнеса и недовольству пользователей, которые начнут загружать техподдержку продукта жалобами.

Также нужно учитывать ещё два момента:

1. Инхаус-команда может работать менее эффективно, чем IT-аутсорс. Диджитал-продакшны получают оплату за выполненные работы, поэтому развивают производственные процессы так, чтобы показывать результат быстро. Подробнее о том, почему инхаус-команда может работать медленнее аутсорсинговой, мы описывали в другой статье.

2. Поиск и найм в штат сотрудников — тоже долгий процесс. Чем выше грейд специалиста, тем тяжелее его найти. Кроме того, кто-то должен фильтровать отклики и оценивать кандидатов. Нужно нанимать рекрутера, который возьмёт поиск команды на себя, либо обращаться в HR-агентство.

В итоге разработка проекта инхаус исчисляется не только зарплатой сотрудников, но и сроком их найма, адаптации и настройкой производственных процессов внутри продукта.

Итак, заказчик решил завершить сотрудничество с подрядчиком и передать проект внутренней команде. Расскажу, что может предложить диджитал-продакшн, чтобы сделать этот процесс проще.

Этот этап обговаривается индивидуально и не является обязательной частью передачи проекта. Некоторые аутсорс-компании могут предложить помощь с наймом сотрудников, мы — не исключение. Процесс идёт по-разному, в зависимости от нужд заказчика. Мы можем искать нужных специалистов, готовить тестовые задания, проверять их и даже проводить собеседования. Клиенту останется только заняться оформлением успешных кандидатов.

Суть документации — сделать так, чтобы любой новый участник проекта мог ознакомиться с данными и понять, как всё устроено и что ему делать дальше. При этом не привлекая к расследованию менеджеров компании, которая разрабатывала продукт ранее. Подготовка документации — отдельная услуга, на которую заключают договор. В нём перечисляют, что должен передать подрядчик.

Что может подготовить подрядчик:

• Документацию по общим настройкам, инфраструктуре, логике работы системы.
• Документацию по бэкенду и фронтенду, описание API и интеграций.
• Глоссарий по проекту, планы работ, гайды по запуску и релизам.
• Документацию по тестированию: тест-кейсы и отчёты о запуске автотестов.
• Инструкции по работе с административной панелью.
• Внешнюю документацию для пользователей, партнёров и надзорных органов.

Задачи, прописанные в договорах и допсоглашениях, должны быть завершены. Так продукт заказчика не будет простаивать, а подрядчик сможет получить оплату.

Важно убедиться, что все доступы переданы ответственному лицу, указанному в договоре. Не новому CTO, менеджеру или любому другому сотруднику компании, а тому человеку, который указан в документах.

Какие доступы передают:

• к серверу;
• к административной панели;
• к интеграционным сервисам;
• в репозиторий;
• к хостингу;
• к управлению доменом;
• другое.

Сюда входят:

• проектные процессы: флоу разработки и бэклог;
• пользовательские истории;
• результаты конкурентного анализа и бенчмаркинга;
• технические задания;
• прототипы;
• дизайн-макеты;
• UI-kit и дизайн-система.

И прочие документы, необходимые для понимания текущего статуса проекта и будущего переиспользования.

Хороший тон не просто передавать папку с артефактами, но и сделать файл-рубрикатор со ссылками и пояснениями, что внутри.

Онбординг проводится в виде созвона или серии встреч. Команда продукта изучает документацию, подрядчик отвечает на их вопросы. Далее новых работников сопровождают во время погружения в проект — консультируют по производственным процессам и проводят код-ревью.

Нужно отметить, что онбординг проводят опционально, так как он не всем нужен. Например, при передаче корпоративного сайта не должно возникать вопросов, как с ним работать дальше. Чаще всего онбординг оправдан в сложных продуктах и высоконагруженных сервисах.

При передаче проекта действия подрядчика зависят от договора, который заключили стороны после завершения основных работ. Объём документации, найм и обучение новой команды и другие задачи прописывают и согласовывают отдельно. Все перечисленные выше этапы не происходят по умолчанию.

Чек-лист: что проверить после передачи проекта инхаус

• Убедитесь, что вам предоставили всю документацию, которую вы запросили в договоре.
• Проверьте, есть ли у вас доступы к серверу, админке, интеграционным сервисам, хостингу, управлению доменом и в репозиторий.
• Убедитесь, что вам передали все артефакты, которые использовали при разработке проекта.