Работодатель предлагает подписать соглашение о переходе на кадровый электронный документооборот. Соглашаться?

Возможный переход на электронный документооборот в кадровом деле вызывает у работников много вопросов. EasyDocs отвечает на самые частые.

В ноябре 2021 были приняты поправки в Трудовой кодекс, разрешающие работодателям вести кадровый документооборот в электронном виде. Это значит, что теперь большинство документов с работы можно будет подписать и получить в электронном виде. Например, не придется идти в отдел кадров, чтобы подписать заявление на отпуск, ознакомление с приказом, служебную записку и т.д.

Российский ТК требует от сторон трудового договора обмениваться огромным количеством юридически значимых документов — составленных по определенным правилам и подписанным собственноручно. По разным оценкам, за год сотрудник должен поставить свою подпись в отделе кадров от 10 до 50 раз. Скажем прямо, в электронном документообороте с сотрудниками больше заинтересован работодатель, ведь это его забота — оформлять и хранить документы по всем правилам.

Тем не менее, КЭДО удобен и сотрудникам — можно удаленно подписывать разного рода документы и оперативно решать бюрократические вопросы. Особенно это актуально в периоды локдаунов — никогда не знаешь, когда и куда тебе понадобится очередная справка с работы, например.

Работодатель попросит вас подписать ряд документов, связанных с переходом на электронный документооборот, в том числе ознакомление с локальным нормативным актом и согласие на обработку персональных данных. Также надо будет получить электронную подпись. При этом Трудовой кодекс дает вам право отказаться от электронного документооборота и продолжить обмениваться с работодателем бумажными документами. Мы не рекомендуем так делать, просто знайте — соглашаться не обязательно.

В зависимости от того, какие из кадровых процессов переведены в электронный вид у работодателя, подпись у вас может быть простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) или усиленная квалифицированная (УКЭП). Теперь ее нужно будет использовать вместо собственноручной. Для вас это будет просто кнопка в интерфейсе системы КЭДО работодателя. Например, в EasyDocs подписание документа происходит в один–два клика, после чего система подтверждает успешное завершение операции.

Помимо очевидного удобства для обеих сторон, возникают риски, и надо понимать, как свести их к нулю. Вот что меняется с переходом на КЭДО:

1. Работодатель и раньше обрабатывал ваши данные электронно, но при этом сам отвечал за их хранение и безопасность. При КЭДО персданные будут храниться не внутри сети работодателя, а, как правило, на серверах поставщика ИТ-решения по кадровому электронному документообороту. Это связано с тем, что наиболее простое и бюджетное внедрение — у облачных решений, где вся инфраструктура развернута у поставщика и его партнеров. Таким образом, все, что работодателю известно о вас, теперь находится вне периметра его сети, то есть требует определенных подходов к безопасности хранения и обработки персональных данных.
2. У вас появляется электронная подпись. Несмотря на то, что она обладает максимально возможными на сегодня степенями защиты, прецеденты компрометирования и мошенничества с использованием электронных подписей уже есть.

Итак, вот на что надо обратить внимание в связи с хранением персональных данных:

Безопасность ваших персональных данных курирует Роскомнадзор. Если вы считаете, что работодатель или поставщик услуг КЭДО нарушает ваши права, напишите об этом заявление в Роскомнадзор. За нарушение норм закона № 152-ФЗ предусмотрена не только административная ответственность по статье 13.11 КоАП, но и уголовная.

Все электронные подписи имеют защиту от несанкционированного использования. Как мы уже обозначили выше, в кадровом электронном документообороте используется три вида подписей:

С ПЭП и УНЭП все достаточно просто — их можно использовать только между участниками электронного документооборота. В данном случае это вы и работодатель. И только в том случае, если стороны подписали взаимное согласие на такое взаимодействие. Это значит, что использовать на стороне, например оформить без вашего ведома договор дарения квартиры или взять кредит с помощью ПЭП и УНЭП, полученных у конкретного работодателя, не получится.

А вот УКЭП приравнивается законом к собственноручной подписи и может использоваться без предварительного подписания согласия на применение. Поэтому у некоторых она вызывает опасения: например, вдруг кто-то украдет УКЭП и подпишет ею заявку на кредит. На самом деле риски невелики, ведь за хранение сертификата УКЭП отвечает аккредитованная организация. Вероятность того, что вашей квалифицированной подписью завладеют третьи лица, крайне мала. С другой стороны, не исключено, что сам обладатель подписи как-то ее рассекретит, например, забудет где-то свой ноутбук включенным.

Первое и самое важное, что нужно знать обладателю УКЭП: в любой непонятной ситуации — перестрахуйся! Даже если есть всего лишь подозрение, что подпись была скомпрометирована (попала в чужие руки, возник какой-то документ, который вы, кажется, не подписывали, а может и подписывали, но не помните точно), следует немедленно сообщить работодателю и написать в удостоверяющий центр заявление о блокировке сертификата. Как правило, такие вопросы разрешаются достаточно оперативно и без последствий. В целом, даже если вы забыли в баре ноутбук, с которого использовали облачную электронную подпись, вряд ли случится что-то непоправимое — двухфакторная аутентификация придумана как раз для таких случаев, ведь чтобы поставить подпись надо подтвердить операцию в сертифицированном приложении MyDSS на смартфоне.

Мы не будем в подробностях описывать, как именно работают электронные подписи (об этом написано уже очень много), остановимся лишь на том, что важно знать вам, как сотруднику. Есть два принципиально разных формата выдачи подписи: облачная и на USB-токене (флешке). Оба варианта в достаточной мере защищены и соответствуют всем требованиям безопасности.

Ключевое отличие одно: потерять флешку и, тем самым скомпрометировать подпись, вы можете, а облачную подпись — нет.

Облачная квалифицированная электронная подпись хранится на специальном защищенном сервере (облаке), поэтому является более безопасной, чем подпись на USB-токене. Так как закрытый ключ хранится в облаке, то и подписывать документы можно на любом устройстве, подключенном к Интернету. Документы при этом передаются по защищенному каналу. При этом облачная подпись может применяться только в рамках сервиса, который интегрирован с облачным хранилищем закрытых ключей ЭП. Использовать облачную подпись на сайте Госуслуг или Росреестра не получится.

Хорошая новость в том, что, скорее всего, ваш работодатель будет использовать облачную подпись — это проще и дешевле.

Кадровый электронный документооборот — это просто, безопасно и удобно обеим сторонам трудового взаимодействия. Если работодатель предлагает перейти на КЭДО, стоит согласиться. Однако следует проявить внимательность, перед тем, как подписать согласие:

Помните, что соглашаться на электронный кадровый документооборот — это ваше право, а не обязанность.