Регламенты. Укрощение хаоса или бесполезные бумажки?
В мире бизнеса, где царит вечный хаос дедлайнов, задач и сотрудников, регламенты служат дирижерской палочкой, превращая какофонию действий в слаженную симфонию.
Звучит красиво. Давайте теперь красивое сделаем понятным.
Что такое регламент?
Представьте себе карту, прокладывающую маршрут к заветной цели. Регламент – это та же карта, только для бизнес-процессов.
Главное не путать сами регламенты и регламентные документы, где сам регламент - лишь их часть. Сейчас раскрою страшный секрет классического менеджмента. Главное не пугайтесь заранее.
Есть 7 уровней регламентных документов. Регламенты, словно многогранные кристаллы, могут принимать различные формы. В зависимости от масштаба и целей, их можно разделить на 7 уровней:
1. Уровень компании:
- Стратегия: определяет цели и задачи компании.
- Политика: устанавливает общие правила и принципы работы.
2. Уровень бизнес-процессов:
- Процессы: описывают последовательность действий для достижения целей.
- Регламенты (те самые): детализируют правила выполнения процессов.
3. Уровень функций:
- Стандарты: определяют унифицированные методы выполнения работ.
- Инструкции: пошаговые руководства для конкретных задач.
4. Уровень должностей:
- Должностные инструкции: определяют обязанности и требования к сотрудникам.
- Профили компетенций: описывают необходимые навыки и знания.
5. Уровень проектов:
- Планы проектов: определяют цели, задачи, сроки и ресурсы проекта.
- Положения о проектах: устанавливают правила управления проектами.
6. Уровень ИТ-систем:
- Регламенты эксплуатации: описывают правила работы с IT-системами.
- Инструкции для пользователей: пошаговые руководства по работе с IT-системами.
7. Уровень внешних взаимодействий:
- Договоры: регламентируют отношения с контрагентами.
- Соглашения: устанавливают правила сотрудничества с партнерами.
Это всё - регламентные документы. Не обязательно сейчас всё бросать и делать из всё сразу. К регламентации надо подходить осознанно.
Например, для начала понять связь регламентов и бизнес-процессов.
Бизнес-процессы – это живые артерии компании, по которым течет "кровь" работы. Регламенты же – это каркас, поддерживающий эти артерии, делая их flow (поток) бесперебойным. Регламенты создаются после описания бизнес процессов. Это фактически нарезка бизнес-процесса на инструкции для каждой зоны ответственности.
Как управлять компанией через регламенты?
Регламенты – это не просто набор правил, а инструмент управления. С их помощью можно:
- Стандартизировать работу: все будут делать одинаково, что обеспечит предсказуемый результат.
- Повысить эффективность: оптимизировать workflow (рабочие процессы) и лишние звенья.
- Снизить риски: четкие правила помогут избежать ошибок и недопонимания.
- Повысить управляемость: make it easier (упростить) контроль за выполнением задач.
- Обеспечить преемственность: knowledge (знания) и опыт не будут потеряны.
Создание регламента – это искусство, требующее тщательного подхода:
- Определите цель: что вы хотите улучшить?
- Опишите пошагово бизнес-процесс: зафиксируйте все этапы.
- Распределите зоны ответственности: назначьте ответственных за каждый шаг.
- Смоделируйте бизнес-процесс через все зоны ответственностей.
- Уберите "петли" процесса и повторные лишние шаги.
- Создайте регламент для каждой зоны ответственности на основе модели бизнес-процесса.
- Утвердите регламент: сделайте его официальным документом.
- Обучите сотрудников: расскажите, как пользоваться "картой".
- Контролируйте исполнение: следите за соблюдением правил.
Но мало создать регламент. Надо обеспечить его работу. Иначе через пару месяцев регламент превратиться в ненужные бумажки, лежащие на полке.
Процессный офис:
Для обеспечения актуальности регламентов и их своевременного обновления целесообразно создание процессного офиса. Это специальное подразделение, ответственное за управление бизнес-процессами и регламентной документацией. Функции процессного офиса включают:
- Разработку и внедрение регламентов: процессный офис берет на себя разработку новых регламентов и внедрение их в работу компании.
- Мониторинг и анализ эффективности процессов: офис регулярно оценивает эффективность действующих процессов и регламентов, выявляя возможности для улучшения.
- Обновление и актуализацию регламентов: по мере изменения процессов или законодательства, процессный офис обновляет и актуализирует регламенты.
- Обучение сотрудников работе с регламентами: офис проводит обучение сотрудников по работе с регламентами, обеспечивая их понимание и правильное применение.
- Контроль за соблюдением регламентов: процессный офис осуществляет контроль за соблюдением установленных в регламентах правил.
Многие ошибочно полагают, что регламенты сковывают инициативу. Это обычно говорят люди мало изучавшие менеджмент. На самом деле, регламенты дают свободу, ведь каждый знает свою роль и правила игры.
Регламенты подобны компасу, который помогает сотрудникам ориентироваться в рабочих процессах, совершать меньше ошибок, быстро адаптироваться и достигать общих целей компании.
Регламенты – это не панацея, но мощный инструмент, способный сделать бизнес более efficient (эффективным) и predictable (предсказуемым). Используйте его мудро, и ваша компания зазвучит слаженной симфонией успеха.
Помните:
- Регламенты должны быть понятными, доступными и актуальными.
- Не стоит перегружать их лишними деталями.
- Регулярно пересматривайте и обновляйте регламенты. (это ключевой момент.
Регламентацию можно делать самому или привлекать внешних опытных консультантов. Главное - избегайте при этом инфобизнесменов.
Всем успехов в бизнесе.
И да пребудет с вами прибыль.
"а сделайте регламенты за 15к"😁