Как создать велком-тренинг, который работает: пошаговое руководство и примеры
По подсчётам HR-консалтинговых компаний, найм рядового специалиста обходится бизнесу в среднем в 220 тысяч рублей, а руководителя — около 2 млн рублей. Именно поэтому особенно важно, чтобы новые сотрудники оставались в компании. Но на практике бывает иначе: человек выходит на работу и уходит уже через пару недель. Чаще всего это связано с отсутствием системы адаптации, первый шаг которой — знакомство с компанией.
В статье разберём, как разработать велком-тренинг, чтобы ускорить адаптацию и снизить текучесть персонала.
Привет! На связи команда iSpring. Мы создаём платформу для онлайн-обучения iSpring Learn и конструктор электронных курсов iSpring Suite. В блоге рассказываем, как эти инструменты помогают HRD, L&D, HR автоматизировать и упростить процесс обучения, вовлекать и мотивировать сотрудников.
Зачем проводить велком-тренинг
Когда новый сотрудник выходит на работу, всё кажется незнакомым и непонятным. В такой ситуации хочется получить ответы на вопросы, а ещё поддержку от опытного коллеги. Велком-тренинг — первый этап в процессе адаптации новичка. Если его грамотно организовать, в плюсе будут и сотрудники, и компания, потому что получится достичь целей:
Быстрее сделать новичков продуктивными. На тренинге сотрудники получают всю нужную и важную информацию для первых дней работы. Например, узнают, к кому обращаться по поводу доступов в корпоративные системы, где выпить кофе или как зовут ключевых специалистов компании. В результате, когда они приступают к работе, готовы решать текущие задачи, потому что не нужно искать ответы на формальные вопросы.
Снизить нагрузку на наставников и руководителей. Когда новый сотрудник приходит в команду без предварительной подготовки, коллегам приходится отвлекаться от основных задач, чтобы объяснить базовые вещи. На велком-тренинге новичок знакомится со структурой компании, ролями, особенностями процессов, поэтому наставнику или руководителю не нужно тратить на это время.
Повысить лояльность новичков к компании. Первое впечатление — самое сильное. С велком-тренингом сотрудник понимает, что компания ценит его и готова инвестировать в развитие. Так формируется эмоциональная связь с организацией, и новичок стремится развиваться вместе с ней.
Снизить текучесть кадров на испытательном сроке. Одна из причин увольнений в первые месяцы работы — стресс и ощущение «здесь всё не так, как я ожидал». Велком-тренинг мягко погружает новичка в рабочую среду, знакомит с коллегами и правилами работы. В результате сотрудник меньше тревожится и с большей вероятностью останется в коллективе.
Как создать велком-тренинг
Чтобы велком-тренинг для новых сотрудников был долгосрочной инвестицией, а не мероприятием для галочки, важно грамотно его подготовить.
Шаг 1. Сформулируйте цели тренинга. От этого зависит его структура и наполнение. Обычно у велком-презентации для новых сотрудников три основные цели:
- Облегчить адаптацию — помочь новичку преодолеть стеснение и неуверенность в первые дни. Для этого добавьте в курс блок с ответами на частые вопросы: «Когда можно уйти на обед или сделать перерыв на кофе?», «Кто отвечает за настройку аккаунта в CRM?», «Какой дресс-код принят в компании?».
- Подготовить к работе — познакомить стажёра с деятельностью компании, основными продуктами, конкурентами. Это можно сделать в виде реальной или виртуальной экскурсии, квиза по ассортименту.
- Вдохновить и мотивировать — вызвать у новичка интерес к компании и показать перспективы его развития. Для этого включите в тренинг кейсы успеха сотрудников, раздел об истории, миссии и ценностях компании.
Когда будете готовить тренинг, сфокусируйтесь на одной-двух целях. Например, в компании высокая текучесть линейного персонала во время испытательного срока. Возможно, новички не успевают адаптироваться, чувствуют дискомфорт из-за большого количества задач и увольняются. Значит, в велком-тренинге для новых сотрудников нужно уделить внимание первым дням в компании.
Шаг 2. Определите формат. Велком-тренинг можно проводить офлайн или онлайн. Компания выбирает удобный способ, исходя из структуры, специфики деятельности, количества сотрудников.
Офлайн-тренинг — это очное мероприятие, на которое участники собираются вместе. Встречу можно провести в формате классического тренинга с бизнес-тренером, лекции, квеста или экскурсии.
Онлайн-тренинг — встреча в удалённом формате. Такое мероприятие можно сделать синхронным или асинхронным. Например, когда все новички одновременно слушают спикера, смотрят презентацию и общаются в чате — это синхронный онлайн-тренинг.
При асинхронном формате сотрудники изучают материалы независимо друг от друга, в любое время и комфортном темпе. Обычно для такого велком-тренинга готовят презентацию и отправляют её новым сотрудникам. Более удобный вариант — использовать LMS. В системе можно установить дедлайны, проанализировать, кто и с какими результатами прошёл тренинг, узнать, что новичкам было интересно или непонятно.
У каждого формата есть свои преимущества и недостатки: рассказали о них в таблице.
Шаг 3. Разработайте структуру и контент. Наполнение тренинга зависит от формата и целей, но обычно используют шесть ключевых блоков:
- Приветствие. Этот блок создаёт первое впечатление и помогает новичку почувствовать атмосферу компании. Даже если у вас принят официальный стиль общения, сделайте приветствие более дружелюбным и неформальным. В этом же разделе расскажите новичкам, что их ждёт на тренинге. Это поможет участникам настроиться.
- Рассказ о компании. Важно донести до новичков ценности и миссию организации, помочь им ощутить эмоциональную связь и почувствовать мэтч. Чтобы сотрудники легче воспринимали информацию, используйте инфографику, реальные фото с мероприятий или корпоративные шутки.
- Знакомство с командой. Добавьте в презентацию фото ключевых сотрудников, с которыми будет взаимодействовать новичок, и расскажите об их ролях. Это могут быть коллеги по отделу, специалисты бухгалтерии, кадровой и IT-службы. Так стажёрам будет понятно, к кому обращаться по разным вопросам.
- Организационные детали. В этот блок включите всё, что поможет новичку избежать неловких ситуаций. Чем подробнее будет информация, тем комфортнее пройдёт адаптация. Ответьте на самые частые вопросы, например:
✅ Какой график работы в компании?
✅ Можно ли работать удалённо?
✅ Какой стиль общения принят?
✅ Есть ли дресс-код и какой?
✅ Где можно пообедать?
✅ По каким дням выплачивается зарплата?
- Подготовка к первым рабочим дням. Перед выходом на работу новичок должен понимать, что его ждёт: какая нагрузка, сроки обучения, график встреч с наставником или руководителем. В презентации чётко распишите план на первые 2–3 недели и расскажите, как сотрудник будет узнавать о предстоящих мероприятиях: на корпоративном портале, через чат-бота или от руководителя.
- Финальная часть тренинга. Поблагодарите участников за внимание и готовность стать частью команды. Дайте новичкам возможность задать вопросы и ответьте на них. А если проводите тренинг в онлайн-формате с помощью LMS, можно создать итоговый тест. Так вы быстро проверите, как стажёры усвоили информацию и что осталось непонятным.
Такая структура подходит и для очного, и для онлайн-тренинга. В первом случае можно подготовить презентацию и потом отправить её участникам для детального изучения.
Если выбираете онлайн-формат, соберите велком-тренинг в электронный курс. А чтобы ускорить процесс и сделать презентацию интересной и вовлекающей, используйте конструктор, например iSpring Suite. Сервис работает как надстройка для PowerPoint, поэтому в нём разберётся любой, кто хоть раз создавал презентации. Вам будут доступны:
- 200+ шаблонов курсов — помогут быстро собирать учебные материалы. Например, используйте готовый титульный лист и оглавление, добавьте свой текст — у вас есть готовый курс. Чтобы участники тренинга сразу познакомились с корпоративной символикой, оформите материалы в соответствии с брендбуком компании.
- Конструктор персонажей — пригодится, чтобы создавать героев под любые учебные задачи. Например, с их помощью можно продемонстрировать требования к дресс-коду или обозначить роли разных сотрудников.
- Диалоговые тренажёры и интерактивные задания — помогут стажёрам усвоить материал велком-курса. В iSpring Suite доступны сценарии ветвления, можно использовать готовые фоны и персонажей или создавать свои. А с помощью интерактивных элементов получится сделать схемы, инструкции или на временной шкале рассказать историю компании.
- Тесты и опросы — нужны, чтобы проверить, как новички усвоили материал тренинга, или собрать обратную связь после курса. В тестах доступно 14 типов вопросов. Например, можно дать задание выстроить последовательность оформления ежегодного отпуска.
Чтобы узнать, как новички оценивают велком-тренинг, разработайте анкету. Когда проанализируете ответы, будет понятно, что участникам понравилось, а что оказалось неэффективным. Данные помогут доработать курс и сделать его более полезным для следующих потоков новичков.
Чтобы познакомить новичков с компанией, велком-тренинги проводят и большие, и маленькие предприятия. И если в небольшой фирме можно организовать личную встречу или провести индивидуальную экскурсию, то на крупном предприятии так не получится. Рассказываем, как можно организовать велком-тренинг для новых сотрудников, на примере компании «Додо Пицца».
Чтобы обучать персонал пиццерий по всему миру, в компании разработали учебную платформу, на которую загружают электронные курсы. Один из них помогает войти в должность новичкам-управляющим.
Цель этого велком-курса — познакомить сотрудников с принципами работы «Додо Пиццы», объяснить, почему важны стандарты, а ещё увлечь новых управляющих ценностями компании. В тренинге — 38 разделов, каждый слайд комментирует сотрудник «Додо Пиццы».
Материал тренинга последовательно знакомит новичка с особенностями компании. К примеру, в блоке «Партнёрство. Управляющая компания» рассказывают об истории «Додо Пиццы» и объясняют, как устроена франшиза бизнеса.
В «Додо Пицце» серьёзно относятся к единым стандартам: в приготовлении блюд, обслуживании клиентов и управлении пиццерией. Этой теме посвящено несколько слайдов велком-курса.
Чтобы стажёры сразу применяли знания на практике, в тренинг добавили тест. В нём всего один вопрос, но он помогает понять, как мыслит сотрудник.
У «Додо Пиццы» есть закрытые сообщества в соцсетях, где сотрудники обсуждают насущные вопросы и новости. В тренинге новичкам объясняют, как стоит общаться с коллегами: неформально и уважительно.
Чтобы закрепить материал и перейти к следующим разделам курса, новички-управляющие проходят тест. В конце тренинга нужно выполнить домашнее задание.
Шаг 4. Выберите платформу для тренинга. Если планируете обучение новых сотрудников в онлайн-формате, важно найти подходящую платформу. Например, можно провести вебинар в Zoom и показывать участникам презентацию. Но при таком варианте все должны быть онлайн, а вовлечённость будет минимальной. К тому же не получится сразу проверить, как новички усвоили материал.
Более удобный способ — использовать LMS. Это платформа, на которую можно загружать готовые курсы, тесты, планировать обучение и анализировать результаты. Чтобы удобно было и вам, и слушателям, при выборе учитывайте ключевые критерии:
- Удобный интерфейс. Если в сервисе всё интуитивно понятно, вы, тренер или методист сможет запускать курсы из готовых материалов за несколько часов. А слушатели не будут путаться в кнопках и легко найдут нужные задания.
- Наличие мобильного приложения. Когда компания организует велком-курс в онлайн-формате, важно дать новичкам возможность учиться в удобное время и с любых устройств. Хорошо, если у платформы есть мобильное приложение. Так сотрудники не будут переживать, что не окончили курс вовремя или не сдали итоговый тест.
- Глубокая система аналитики. Помогает ответить на ключевые вопросы: как сотрудники понимают материал? Сколько времени тратят на обучение? Эффективны ли курсы, которые вы создаёте?
- Возможности для автоматизации процессов. Если назначать курсы, а потом анализировать результаты вручную, на это уходит много времени. Хорошо, когда система автоматически открывает доступ к тренингу, напоминает о дедлайнах и в конце присылает тест. Вам остаётся проанализировать результаты и при необходимости доработать курс.
Всем этим критериям соответствует LMS iSpring Learn. Это облачная платформа, на которой можно загружать электронные курсы, создавать простые лонгриды и тесты, а затем назначать их сотрудникам. Чтобы презентация получилась интересной для новичков и эффективной для компании, используйте максимум функций платформы:
- Загружайте файлы любых форматов, в том числе SCORM. iSpring Learn поддерживает текстовые, видео- и аудиоформаты, изображения и таблицы. Если у вас мало времени, соберите велком-презентацию для новых сотрудников прямо на платформе. Для этого создайте лонгрид, добавьте в него нужные файлы и простой тест — осталось назначить обучение новичкам.
На платформу можно загружать и готовые электронные курсы, если они созданы в формате SCORM в подходящем конструкторе, например в iSpring Suite.
- Расскажите сотрудникам о мобильном приложении. Все курсы и материалы, которые вы загружаете в iSpring Learn, адаптируются под экраны разных устройств — от ПК до смартфона. С мобильным приложением учиться будет ещё проще. Оно работает офлайн, а затем данные синхронизируются. Так новички смогут проходить курс в любое время, даже если нет интернета.
- Автоматически назначайте курсы. С iSpring Learn вы точно не забудете ни про одного работника. Когда добавите стажёров в систему, LMS автоматически запишет их на велком-курс, пришлёт финальный тест, а в конце обучения попросит оставить обратную связь.
- Собирайте подробную статистику. В системе сохраняются результаты обучения всех сотрудников. Вы можете проверить, как справился с курсом конкретный стажёр или все новички в отделе или в компании. Статистику можно использовать, чтобы планировать дальнейшее обучение. Например, если по итогам велком-курса вы видите, что продавец-стажёр плохо разобрался в ассортименте, можно назначить ему дополнительные занятия.
- Проводите пульс-опросы сотрудников. Велком-тренинг — один из первых этапов адаптации новичков. Чтобы понимать, как они себя чувствуют в этот период, запускайте пульс-опросы. Это короткие анкеты, с помощью которых можно оценивать настроение сотрудников, собирать обратную связь.
- Оформляйте платформу в стиле компании. Если новички будут сразу погружаться в корпоративную культуру, процесс адаптации пройдёт быстрее и легче. Платформу и мобильное приложение iSpring Learn можно брендировать. Это поможет вовлекать сотрудников в обучение и формировать эмоциональные связи с компанией.
Шаг 5. Оцените эффективность тренинга. Анализ поможет улучшить вводный курс и процесс адаптации. А ещё будет понятно, оправданы ли инвестиции в этот инструмент или вашей компании не стоит тратить на него ресурсы. Оценивать эффективность можно на четырёх уровнях:
1. Что сотрудники думают о тренинге? Опросите новичков сразу после тренинга, чтобы узнать, что им понравилось и запомнилось, что показалось лишним, было ли комфортно во время обучения. Анкету можно создать в iSpring Suite, загрузить её в iSpring Learn и открыть для сотрудников. Как только все ответят на вопросы, у вас будет детальная статистика. С помощью опросов можно быстро «починить» контент или подачу материала, если слушатели оставляют много замечаний.
2. Что сотрудники узнали и запомнили? Цель — проверить, как участники усвоили материал: ключевые правила, информацию о продукте, стандарты работы. Для этого разработайте финальный тест. Его можно дать сразу после тренинга или спустя несколько дней, когда участники «переварят» всю информацию. Чтобы создать тест, используйте возможности iSpring Suite: разные типы вопросов, интерактивные шаблоны. Затем iSpring Learn автоматически проверит ответы, подсчитает баллы и сохранит результаты. Так у вас будут объективные данные о том, кто действительно усвоил материал, а кому нужна дополнительная помощь.
3. Применяют ли сотрудники знания на практике? Если спустя месяц после тренинга сотрудник всё ещё не ориентируется в процессах и отвлекает коллег элементарными вопросами, значит, курс оказался для него бесполезным. Чтобы оценить краткосрочный эффект, опросите наставника или непосредственного руководителя новичка. С помощью анкеты выясните: использует ли сотрудник необходимые инструменты? Хорошо ли ориентируется во внутренних процессах? Соблюдает ли регламенты? Ещё один способ проверить новичка — организовать полевое обучение в iSpring Learn.
4. Какой итоговый эффект для бизнеса? Такую оценку проводят не раньше чем через 6 месяцев после запуска первого велком-тренинга. Показатели, которые нужно проанализировать, зависят от целей компании. Например, если тренинги внедряли, чтобы снизить текучесть на испытательном сроке, сравните данные до и после внедрения: на сколько меньше новичков ушло в первые 3–6 месяцев работы? А если главной целью было повысить продуктивность стажёров, проанализируйте, насколько быстрее они начинают справляться с полным объёмом работ.
Помните, что внедрение и оценка эффективности — это непрерывный цикл «создали → провели → проверили → улучшили». А продукты iSpring помогут максимально автоматизировать этот процесс.
Например, в конструкторе iSpring Suite можно быстро создавать курсы, тесты, интерактивные задания. LMS iSpring Learn поможет анализировать результаты обучения и принимать решения на основе данных, а не субъективных мнений.
Протестировать обе платформы можно бесплатно в течение 14 дней. За это время получится с нуля собрать велком-курс, провести обучение и получить первые результаты.
А что вы думаете о велком-курсах? Нужны ли они новичкам или это пустая трата времени?