Как руководителю добывать информацию

Обладать нужной информацией - важное качество современного руководителя. Дело в том, что вовремя полученная и использованная информация может:

и вообще - дать ясность там, где ее не хватает.

Дополнительный оттенок дает тот факт, что мы живем во время постоянного круговорота событий и большого количества источников информации, так что руководителю важно не только обладать информацией, но и уметь ее верифицировать, то есть определять качественную/некачественную, нужную/ненужную, конфиденциальную/открытую и много другое.

В общем, на мой взгляд, обработка и передача информации на команду - это отдельный непростой труд, который достоин выделиться в отдельную функцию руководителя.

За свою управленческую деятельность, я выработал несколько правил для себя по работе с информацией, поделюсь ими с вами

Ключевой принцип, на мой взгляд. Однажды я стал руководителем в бизнес подразделении, до этого работая тренером. Я не знал почти ничего о процессах, которые надо наладить, но знал абсолютно всех ключевых лиц в филиале. Именно возможность позвонить любому человеку вплоть до управляющего помогла мне решить проблемы в процессах подразделения.

В других случаях это работало по-другому. Как только я понимал, что к нам прилетел вопрос, касающийся например логистики, я тут же связывался с директором по логистике, чтобы уточнить важность этого вопроса и актуальность.

Такие возможности - быстро связаться с тем, кто тебе нужен - сильно сокращают срок выполнения задач, а иногда и отменяет их.

Точнее - тех, к кому ты можешь прийти за проверкой полученной информации или за ее дополнением. Частая история в том, что тот кусок информации, который ты получил, может быть не полным для понимания, какие именно действия нужно совершить тебе или команде. Чтобы не теряться в догадках, важно понимать, кто еще может быть в деталях информации, чтобы дополнить картинку. Причем это не обязательно могут быть люди одного с тобой иерархического уровня. Часто на больших собраниях есть секретари, трекеры, задача которых конспектировать решения и информацию. Ты можешь получать дополнительную информацию и от них, если конечно же, это не противоречит правилам и субординации в твоей компании

Обратная ситуация. Может так выйти, что тебе негде добыть нужную информацию или ясности полной еще нет, а тебе и твоим сотрудникам необходимо уже предпринимать какие-то действия.

Научись принимать решения, когда информация не вся ясна. Как правило, этот навык развивается опытным путем. То есть ты в голове начинаешь позволять себе действовать без всех необходимых вводных, принимаешь решение и после оцениваешь результаты и эффект. Постепенно ты научишься предугадывать или дополнять недостающую картинку для того, чтобы твои решения были эффективными.

Конечно, хочется научиться на каких-то “мелких” задачах, то есть тех, чье влияние на бизнес не высокое. Но реальность такова, что чаще всего неясность информации присутствует в больших, важных и критичных задачах. Это и есть проверка стойкости и умений руководителя.

Информация добывается не только из официальных источников (почта, официальные каналы, собрания, планерки). Часто источник детальной информации находится в неформальных каналах. Я говорю о группах коллег, неформальных встречах, курилке, кроссфункциональных чатах. Будь в этих каналах, ходи в курилку, даже если не куришь, выстраивай человеческие связи с теми, кто может быть нужным для тебя источником информации.

Это рекомендация самому себе. Не секрет, что я руковожу отделом обучения. Мы часто получаем задачу об обучении новому продукту, когда он вот-вот выкатится. И нам приходится с пылу с жару разбираться со всеми нюансами, данными, содержанием для обучения. Как показала практика, если я как лидер обучения вписываюсь в ход проекта заранее (желательно с начала), то вся необходимая информация у меня есть на руках. Я разбираюсь в нюансах продукта, понимаю к кому идти за недостающей информацией и могу запланировать и провести обучение раньше, чем дедлайн, чтобы запуск происходил корректно.

Вероятно, в твоей работе тоже есть такие ситуации, когда свою часть по проекту ты получаешь внезапно, и тебе нужно в короткое время собрать недостающий паззл из данных. Моя рекомендация - забегай в проектные группы раньше, не жди когда о тебе вспомнят. Может быть слишком поздно.

Этот тезис важен для того, чтобы у тебя была способность верифицировать информацию. То есть понимать, какую использовать, какую нет, какой доверять, а какую надо перепроверить, какую брать в работу, а какую игнорировать.

Если ты понимаешь стратегические цели компании, департамента, своего подразделения, то у тебя будет больше возможностей фильтровать то, что тебе нужно от лишнего шума. Иногда личный фильтр руководителя помогает ему и команде работать меньше, но эффективней.

Твой ключевой источник информации - твой руководитель. Мои руководители редко понимали, насколько полная информация мне нужна. Я сам задавал вопросы, выяснял нюансы и приходил с заготовленным списком тем на тет-а-тет встречи. Это помогало мне принимать решения и внедрять их в жизнь. А еще - прогнозировать свои задачи и прикидывать реальные сроки, которые от меня ожидают.

Еще это помогает передавать информацию на команду и готовить их к изменениям, новым проектам и задачам. Хорошо помогает работать с возможным сопротивлением.

Все предыдущие пункты были про то, как обладать информацией, а тут - как передавать ее на команду. Помню один мой руководитель вообще не фильтровал все посылы, которые до нас доносил топ-менеджмент. Часто его сообщения и письма выглядели как угрозы и я не понимал, это он лично мне угрожает дисциплинарными последствиями или это посыл всей организации. Со временем его сменил другой руководитель и информация, во-первых, стала более четко структурированной. Мы понимали, о чем, когда и при каких обстоятельствах будет идти речь, а во-вторых, я стал более четко понимать, что именно мне делать с информацией, которую я от него получил.

Со временем я выработал для себя четкий подход: я беру данные и информацию, которые мне доступны, обязательно перерабатываю. Оставляю существенную часть, но посыл могу менять. И после этого отдавать на сотрудников.

Почему я себе это позволяю? Потому что:

Если у тебя есть существенная информация, о которой спрашивает тебя коллега, будь щедр, делись ею. Понимай, что циркулирование информации в компании - как кровоток, насыщает компанию жизнью, энергией, ясностью.

Конечно, если ты делишься проверенной, ясной и способствующей работе информацией. Пусть так всегда и будет!

Если тебе нужно проанализировать свою управленческую деятельность, получить рекомендации и внедрить их в работу, обращайся ко мне. https://taplink.cc/vkuropyatnik