Как агентству считать деньги в кризис: опыт студии Pinkman и таблица учета

Привет, меня зовут Сергей Орехов, я CEO дизайн-лаборатории интерфейсов Pinkman. Мы шестая дизайн-студия по версии Tagline и седьмые в рейтинге креативности Рунета. В статье расскажу, на чем базируется наш управленческий учет, и дам шаблон финансовой системы, похожий на тот, что используем мы.

Управленческий учет дает возможность не только видеть общую картину состояния бизнеса, но и детально анализировать финансовые результаты, чтобы понимать, сколько у вас было, есть и будет денег, а также знать, как работает каждый человек или отдел в системе.

Есть три, особенно актуальные в кризис, задачи, которые решает управленческий учет:

1. Оптимизировать затраты. Если вы как бизнес понимаете, что тратите в месяц два миллиона рублей всего, то это не очень полезная информация.

Когда вы видите, куда конкретно уходят эти два миллиона: на зарплаты, софт, обслуживание офиса — то, во-первых, сразу заметите, если какой-то расход неожиданно увеличится, и сможете раскопать эту ситуацию, а во-вторых, будете знать, какой расход можно урезать и сколько денег это вам сэкономит.

2. Предвосхитить кассовый разрыв. У вас есть какие-то доходы и какие-то расходы, ваша задача контролировать, когда поступлений не хватит, чтобы покрыть все затраты.

Если вы владеете этой информацией, то сможете получить оплату раньше или отложить расходы на более поздний срок, чтобы избежать кассового разрыва. Еще один вариант — взять кредит на тот период, когда бизнес уходит в минус.

3. Оценить поступления по рискам. Есть клиенты, в которых вы уверены на 100%, потому что давно работаете с ними и они платят точно в срок, есть те, кто в большинстве случаев платит вовремя, но всякое бывает, а есть клиенты, к которым нет никакого доверия.

Это, соответственно, низкий, средний и высокий уровни риска. Есть еще один, четвертый уровень риска, — потенциальный доход. Вы хотите, чтобы этот перевод случился и ждете его, но еще даже не подписали документы с клиентом.

Эти три задачи и многие другие мы в студии закрываем таблицей учета, адаптированный вариант которой лежит здесь. Открывайте ссылку, делайте копию файла и давайте знакомиться с ней.

В таблице семь листов. Мы начнем с последнего, а потом вернемся в начало.

Он создан, чтобы вводить значения для разных категорий, которые будут использованы на других вкладках таблицы. Несколько пояснений по названиям столбцов:

Если нужно пояснить и другие обозначения — напишите комментарий.

Общий сценарий работы со «Справочником» такой:

Эта вкладка заполняется автоматически и отображает овервью финансовых результатов компании. В левой таблице выведены доход, расход и прибыль. Они поделены на плановый (должно случиться) и фактический (уже случилось) показатели.

Доход — всегда положительный, расход — всегда отрицательный, прибыль может быть любой. Если она отрицательная, то поле будет красным.

Справа — табличка с состоянием счетов. Если хотите добавить сюда другой счет, введите его в «Справочник» и пропишите сюда вручную. Эта табличка отслеживает все доходы, расходы и переводы, и показывает, сколько денег у вас находится на каждом счету. Если баланс по счету будет отрицательным — табличка подсветит его красным. Такое может случиться, когда вы оплатили что-то с личной карты или на ООО есть кредит.

На вкладку «Свод» я советую поставить замочек в настройках, чтобы никто из команды случайно не сбил показатели. Повторюсь — цифры в табличке заполняются автоматически.

Каждое поступление должно иметь энное количество свойств, чтобы вы могли его проанализировать. Допустим, вы знаете, что вам пришло 100 тысяч рублей — это поверхностная информация. Если копнуть глубже, становится понятно, что деньги пришли 1 января на ИП по веб-сайту для «Сбербанка» благодаря Антону, Пете и Роберту, которые работают над этим проектом.

В названии столбцов я выделил те показатели, которые можно и нужно анализировать в работе студии. Наверное, у разных компаний показатели могут немного отличаться, но в целом это стандартная история — все продакшены, с которыми я дружу, используют похожие критерии для учета. Дам несколько пояснений:

риск — наша субъективная оценка. Он может меняться ото дня к дню. Допустим, вы узнали, что у банка клиента, для которого вы делаете сайт, отобрали лицензию — риск оплаты максимальный. Или вы поговорили с клиентом, и он обещал оплату вовремя — риск снижается.

w/m/y — это кодирование week/month/year, колонки заполняются автоматически, но если вы создадите новую строку — нужно протянуть туда формулу.

Схема заполнения похожа на вкладку «Доход» с небольшой лишь разницей — здесь нет колонки с рисками, потому что мы сами знаем, будем платить эти деньги или нет, зато есть колонка «Категория».

Внутристудийные расходы не относятся ни к какому проекту, поэтому многие клеточки в таких строках останутся пустыми. Если же вы оплачиваете работу подрядчика на аутсорсе, то все колонки с данными по проекту («Этап», «Работа» и имена членов команды) нужно будет заполнить. К некоторым расходам я добавляю комментарий.

Есть три способа взаимодействия с деньгами: вы можете их получать, расходовать и переводить со счета на счет. Первые два мы разобрали, теперь приступим к третьему.

На этой вкладке заполняется только левая табличка, а в правой автоматически отображается статус по каждому счету. Кажется, больше добавить и нечего: тут все максимально просто.

В эту вкладку не нужно ничего вводить руками. Здесь аккумулируются данные из других вкладок финансовой системы.

Слева — зеленые колонки дохода, справа — красные колонки расхода. Они сгруппированы плюсиками, чтобы все выглядело аккуратнее, и разделены по различным показателям: уровень риска (только для доходов), счет, ответственные лица, цех и статьи (только для расходов). По каждому месяцу показан план (цветной) и факт (черный).

В статьях можно легко отследить, как меняются постоянные расходы студии. Например, если взять шаблон: за три месяца фонд заработной платы (ФЗП) вырос почти в три раза. Если у вас нет такой аналитики, то вам неоткуда будет брать данные для оптимизации расходов.

Сверху идут номера недель, текущая неделя подкрашена голубым. В доходах мы видим, когда и сколько денег пришло или должно прийти, в расходах — когда и сколько ушло или уйдет, в переводах — когда и сколько было или будет переведено. В этой вкладке учитываются все деньги, неважно — совершен перевод или нет, потому что мы смотрим прогнозы.

Самый главный срез на этой вкладке — остаток. Он суммирует данные из трех срезов выше. В шаблоне мы видим, что на 12 неделе баланс становится отрицательным (он заливается красным, чтобы не проглядеть).

Другими словами, все текущие клиенты закончат приносить вам деньги (а расходы будут продолжаться) к 12 неделе, и вы уйдете либо в минус по кредиту, либо в минус по своим деньгам, либо не выдадите зарплату. Вот тут и происходит кассовый разрыв.

Бывает так, что вы уходите в минус лишь временно: допустим, вам на этой неделе нужно выплатить зарплату, деньги от клиента пока не пришли, а запасов нет. Это как раз та ситуация, когда нужно сдвинуть дату выплаты или постараться сдать какой-то проект раньше срока и быстрее получить за него деньги, чтобы избежать кассового разрыва.

Подведу итог по взаимодействию с разными вкладками: «Справочник», «Доход», «Расход» и «Переводы» заполняются вручную; «Свод», «Анализ» и «Разрыв» — автоматически.

Помимо базовой задачи — вести учет и понимать финансовое состояние бизнеса, эта система закрывает задачу оценки рисков, анализа расходов по категориям и предсказания кассового разрыва, которые выходят на первый план в кризис. Шаблон лежит здесь — пишите, если что-то осталось непонятно.

#учет