Борьба с воровством и напоминания для менеджеров: 10 способов сократить издержки путём автоматизации

Специалист по автоматизации бизнес-процессов Ярослав Стеценко написал для vc.ru колонку, в которой перечислил простые ИТ-решения для сокращения издержек.

Многие люди относятся к вопросу ИТ и автоматизации как к большим инвестициям и ставят под сомнение их окупаемость. Не буду убеждать в необходимости автоматизации и расписывать её преимущества. Расскажу о том, как без больших инвестиций, с помощью простых и быстрых решений, компании экономят и зарабатывают миллионы.

Установите границы «адекватных» значений

В одной компании принимают заказы по телефону и электронной почте. Клиенты могут ошибиться. Могут прислать файл с ошибкой — перепутать единицы измерения или количество в 100 раз. При большом потоке операторы не могут проверять каждый заказ. Ошибка всплывает, когда клиент при приемке возвращает не нужное ему количество товара. И товар уходит в утиль, а вместе с ним — понесенные издержки на сырье, зарплату, падение лояльности клиента.

Решение: простая формула — заказываемое значение сравнивается с прошлыми заказами за месяц. И если текущий заказ превышает статистический в два раза, то система сразу сигнализирует и просит оператора обратить внимание. Оператор может позвонить клиенту и всё уточнить.

Цена вопроса — 5 тысяч рублей за работу программиста. Трудоемкость — 3 часа. Результат — снижение потерь на 300 тысяч в месяц или 3,6 млн рублей в год.

Сократите воровство — введите запреты на исправления

Возможность исправления данных в системе — лазейка для воровства. Расходный ордер со склада после факта отгрузки и возврата документов может быть изменен в большую сторону. То есть, по программе списано больше, чем отгружено, а продукция в размере дельты присваивается. Когда у вас сотни наименований, тысячи отгрузок в день, постоянно проверять каждый документ и пересчитывать склад — физически невозможно.

Самое простое здесь — запретить изменение данных после их ввода. Права на изменение нужно дать только руководителю. Изменение данных должно сопровождаться специальной формой, где обязательно указание причины корректировки. Статистика причин исправления документов и сумма корректировок — выводятся в сводный отчет для руководства.

Первый эффект: люди начинают нести большую ответственность, меньше ошибаются при вводе. Сокращаются потери от ошибок. Второй и основной эффект: все корректировки становятся прозрачными. И любой всплеск по корректировкам анализируется и разбирается руководством.

В компании, где мы это сделали, снизился объем воровства на складе. Цена вопроса — 24 тысячи рублей за работу программиста. Трудоемкость — 2 дня. Результат — снижение недостач на 1 млн в месяц или 12 млн рублей в год.

Выполните однотипную работу за людей

Если в вашем бизнесе есть LTV, и постоянные клиенты делают заказы на одни и те же товары, упростите им жизнь. Сделайте так, чтобы при выборе клиента заказ заполнялся автоматически на основе статистики продаж. Менеджеру останется только откорректировать количество.

Компания, где мы это внедрили, изменила график работы и количество операторов по приему заказов. Цена вопроса — 5 тысяч рублей за работу программиста. Трудоемкость — 3 часа. Результат — снижение затрат на ФОТ на 100 тысяч в месяц или 1,2 млн рублей в год.

Примените простую математику к закупкам

Если вы торгуете товарами регулярного спроса, то проанализируйте несколько показателей. Посчитайте по каждому товару средние продажи за день. Затем посчитайте складские остатки по каждому товару и выразите их в ценах продажи. И поделите одно на другое — остаток на среднедневной объем продаж. Если у вас есть вся статистика, то эти расчеты можно сделать в Excel.

Вы получите количество дней, на которое у вас закуплен каждый товар. Скорее всего, по ряду позиций этот показатель будет большим — несколько месяцев, а то и год. Это замороженные деньги. Ведь товар можно закупать чаще и меньшими объемами. Сократите показатель вдвое, и вы вытащите половину денег, вложенных в купленный товар.

А теперь посчитайте количество дней, когда товар отсутствовал на складе. И это число умножьте на среднедневные продажи. Получите упущенные из-за дефицита продажи. Настройте закупщику таблицу с формулами, которая будет учитывать срок поставки от поставщика и срок складского запаса. Сделайте поставки более точными.

По этому направлению мы делали несколько проектов, которые отличаются сложностью расчетов. В компании, где мы реализовали самый простой алгоритм расчета, в течение трех месяцев объем склада сократился на 20%, за счет чего высвободилось 10 млн рублей. Разработка обошлась в 30 тысяч рублей и неделю работы программиста.

Настройте задание по допродажам

А теперь о том, как повысить продажи в бизнесе товаров регулярного спроса с коротким сроком годности. Вы в системе фиксируете дату продажи клиенту. Присвойте каждому товару срок годности. Сделайте отчет, в котором выведите клиентов и товары последней отгрузки с истекшим на текущую дату сроком годности. Клиенту явно нужно заказывать эти товары снова. На основании отчета позвоните ему сами. А также выводите эту информацию в форму заказа клиента — обязательно предложите ему купить эти товары в момент приема заказа.

В компании, где мы это сделали, увеличились продажи на 1%. В выручке, это 20 млн рублей в месяц. Цена вопроса — 12 тысяч рублей за работу программиста и два часа работы оператора на ввод информации по срокам годности.

Предложите аналог, если нужного клиенту товара нет

При большом ассортименте сложно держать в голове информацию об аналогах и всех возможных заменителях. Добавьте в карточку товара ссылки на аналоги. Выведите эту информацию в форму приема заказа. Если в наличии нет нужного клиенту товара, сразу предложите ему аналог. Конверсия в продажу вырастет.

В одной из компаний после такой настройки конверсия в продажу выросла на 10%. Выручка в месяц выросла на 500 тысяч или 6 млн рублей в год. Цена вопроса — 5 тысяч рублей за работу программиста и два дня работы оператора.

Сократите время заключения контракта

В оконной компании мы сделали простой интерфейс для замерщиков и дали доступ к вводу и расчету заказа с планшета. Так же формируется и договор.

Цена вопроса — стоимость планшета плюс 8 тысяч рублей за работу программиста. Результат — рост конверсии в продажу в 1,5 раза и рост продаж на 5 млн рублей в месяц.

Настройте автоматические напоминания менеджерам

Об этом все знают, но мало кто делает. Сколько клиентов мы теряем, потому что забываем вовремя позвонить? А сколько хороним, после очередного недозвона? Настройте создание автоматических напоминаний менеджерам в зависимости от выбора результата звонка. А еще не забудьте про допродажи и LTV.

Настройте после закрытия сделки автоматическое создание напоминания через две недели или месяц — позвонить клиенту и узнать, как у него дела. В оконной компании эти простые решения увеличили продажи на 20%, выручка выросла на 2 млн рублей в месяц.

Цена вопроса — 8 тысяч рублей за работу программиста.

Вводите на одну цифру больше и увеличьте точность расчетов

Если вы планируете производство и закупки исходя из статистики продаж, то это решение для вас. Главное — как можно точнее спрогнозировать спрос. Для этого нужна статистика спроса, а не продаж. Ведь спрос — это не только то, что продали, а также то, что мы не смогли продать по причине дефицита. Наверняка в вашей системе эта информация не учитывается. Сделайте форму, фиксируйте в ней дефицитный объем товара при обращении клиента. Используйте эти данные для прогнозирования.

В компании, где мы это сделали, точность прогнозов выросла на 5%. Результат — сокращение дефицита при обращении клиента и рост продаж на 2 млн рублей в месяц. Цена вопроса — 8 тысяч рублей за работу программиста.

Поменяйте шрифт и привлеките внимание

А вот самое тупое и простое решение. У производителя кондитерских изделий была следующая проблема: в часть сетей продукция отгружалась как «частная марка» в индивидуальной упаковке.

Грузчики собирали маршруты по погрузочному листу и часто путали стандартную упаковку с индивидуальной, так как продукция одна и та же и называется одинаково. А незначительное изменение названия при интенсивной работе не воспринимается. Как следствие — пересорты, штрафы от сетей за неверные поставки, которые измеряются сотнями тысяч.

Решение: в погрузочном листе «частную марку» просто выделили жирным.

Цена вопроса — 2 тысячи рублей за работу программиста. Трудоемкость — 1 час. Результат — снижение пересортов и сокращение потерь на 800 тысяч в месяц, или 9,6 млн рублей в год.

Теперь взгляните на свой бизнес сверху. Обратите внимание на места, где у вас явные потери — штрафы, брак и так далее. Проанализируйте действия на пути от заявки клиента до получения денег. Найдите простые способы, с помощью которых можно сократить и предотвратить потери. Найдите простые способы ускорить путь от заявки до денег, это увеличит продажи.