Как использовать мониторинг удалённой работы, не нарушая личных границ сотрудников

Дистанционная работа — спорный формат. Не всегда деятельность сотрудника можно разделить на небольшие этапы и просто отслеживать, с какой скоростью человек закрывает задачи в чек-листах. В офисе с этим проще — менеджер всегда может подойти и лично увидеть, чем занимается человек.

Получается, нужно внедрять системы контроля, удалённого мониторинга действий сотрудников. Неплохое решение, но можно перегнуть палку — член команды, за каждым шагом которого следят, быстро потеряет мотивацию и начнёт искать другую работу. Ну и становиться деспотичным начальником как минимум не этично.

Судя по высокой лояльности коллег, мы в WB—Tech смогли построить систему дистанционного контроля, которая не нарушает личных границ. Но при этом мы видим, кто из сотрудников эффективен, а кто страдает от прокрастинации.

Давайте сразу определимся — здесь не идёт речь про тоталитарную схему работы. Конечно, мы сотрудничаем с человеком в полном смысле этого слова. Нам хочется, чтобы мы были близки по духу, у нас были похожие взгляды на работу, схожие привычки и образ жизни.

Но в первую очередь нас интересует результат его работы. У бизнеса с работником есть только одна плоскость взаимодействия — профессиональная. Всё остальное пусть и имеет косвенное влияние на эффективность члена команды, но бизнес не имеет этического права следить за этим.

Полностью прозрачные критерии эффективности получится выставить разве что на потоковом производстве. Например, работает человек в швейной мастерской. Стоит на конвейере, берёт кусок ткани, пришивает его к другому. Эффективность считается просто — N сделанных единиц без брака за час. Когда задачи чуть сложнее и разнообразнее, система рушится.

У нас в команде больше 20 человек, работаем удалённо почти 10 лет. В команде люди, создающие интеллектуальные объекты — дизайнеры, программисты, аналитики, копирайтеры. Их деятельность не поддаётся понятному учёту — макеты, код, исследования и статьи всегда разные. Нельзя оценить программиста с помощью учёта «написанная фича за единицу времени».

Поэтому мы назначаем членам команды норму выработки в часах.

Заставлять сотрудников ставить программы, которые записывают видео или делают скриншоты экрана, неэтично. Мы предпочитаем нанимать добросовестных людей, которым будем доверять.

В WB—Tech члены команды сами записывают время в систему учёта задач. Мы используем Jira — она гибкая в настройке, её можно синхронизировать с другими сервисами. Например, с «Google Таблицами», чтобы считать и формировать отчёты.

Если не нравится Jira, можете использовать аналоги — например, много полезных функций у «Мегаплан» или «Битрикс24». Выбирать лучше то, в чём понравится работать.

Есть правило — задачи ставятся максимально конкретно, дробятся до оцениваемых величин. Мы стараемся не делать задачи, которые нужно выполнять больше пяти часов. Так проще контролировать — если человек не выполнил за пару дней ни одной задачи, что-то идёт не так.

В конце недели сервис показывает отчёт. Посмотрите, сколько всего часов проработал конкретный сотрудник. У нас обычный рабочий график, поэтому если человек записал 7-8 часов, это считается выполнением нормы. Когда человек записал больше 8 часов, выплачиваем премию. Если меньше — что-то не так, нужно разбираться.

Чтобы оценить добросовестность сотрудников, мы изучаем другой параметр — сколько задач закрыто. Раз задача не может занимать больше 5 часов, то за 40 рабочих часов в неделю нужно закрыть 8-10 задач. Если закрыто меньше, анализируем ситуацию и выясняем причины.

Отчёты из Jira помогают не просто контролировать сотрудников. Вы видите всю картину бизнеса — кто и чем занимается, какие задачи сколько времени занимают. Например, если сотрудники много часов записывают на обсуждение задач и совещания, то это повод проанализировать работу менеджеров.

Если человек за 40 часов не смог закрыть достаточное количество задач, то выводов из этого можно сделать несколько. Начиная от неверной постановки задачи и заканчивая безалаберностью сотрудника.

Чтобы выяснить это, попробуйте использовать сервис Rescue Time. Это приложение, которое отслеживает, на какие сайты заходит человек, и делит их на категории. В нашем случае — работа или не работа.

Программа сама неплохо определяет категорию сайтов. И её можно настроить под конкретные задачи. Например, по умолчанию социальные сети это «отдых», но если человек занимается SMM, то ему придется проводить на таких сайтах большую часть времени.

Это этично — мы не можем увидеть монитор человека. Сотрудник может спокойно работать, отвлекаясь в перерывах на переписки с близкими, и не переживать, что кто-то прочтёт его личные данные.

Бизнес же получает нужные данные — сколько всего часов сотрудник провёл за компьютером, а сколько из них он эффективно работал. Конечно, эффективное время должно совпадать с временем, записанным в Jira.

За несколько лет мы накопили много данных для анализа. В среднем эффективность наших сотрудников — около 70%. Треть рабочего времени они отвлекаются, засиживаются в соцсетях или смотрят видео на YouTube. Это нормально, людям нужно отдохнуть, чтобы хорошо работать.

Если же человек за компьютером проводит много времени, а записывает в Jira в 2-3 раза меньшее количество часов — это сигнал о проблеме.

Нужно разобраться, что не так. Может быть, у человека сложный период, а он стесняется спросить отпуск или отгулы. Или задачи перестали его вдохновлять — возможно, пришло время расти в профессии или отправиться на учёбу.

Каждый случай прокрастинации индивидуален, с каждым нужно разбираться. Используйте удаленный мониторинг работы как маячок — он следит за ситуацией и сообщает, если что-то начинает идти не так.