«Новы сайт ср-ки сжат»: основные принципы постановки задач
Менеджер проектов 9pm.agency Александра Руденко рассказала, как неправильно сформулированное поручение влияет на процесс работы.
Нашей команде приходится решать параллельно несколько маркетинговых задач для клиентов: помочь с выпуском нового продукта, сделать упаковку или промо-материалы, перезапустить сайт и подготовить контент.
Если проект длится больше месяца и постоянно пополняется новыми задачами, нужно организовать работу так, чтобы каждый был занят чем-то полезным. Важно, чтобы сотрудник «не перегорал», все важные задачи выполнял вовремя, а клиент был спокоен за результат.
За три года мы выработали свои принципы управления долгими проектами, совместив agile (гибкую методологию разработки) и здравый смысл. В этой статье я расскажу о том, как формулировать задачу так, чтобы команда вас поняла, выполнила задание вовремя, при этом с вами не ссорясь.
Как сформулировать и делегировать задачу
1. Начните с глагола
Задача должна побудить исполнителя сделать какое-то действие: договориться, написать, отправить, разработать, протестировать. Вроде бы очевидно, но на деле в задачниках появляются вот такие заметки, из которых непонятно, что требуется. Причём даже тому, кто это написал:
Что произойдёт, если к этим же самым заметкам добавить действие:
2. Поймите сами, что вы хотите получить в результате
Ответственность за выполнение задачи наполовину лежит на постановщике. Он формирует видение результата и помогает прояснить его исполнителю. Если же этого видения в вашей голове ещё нет — создайте заметку для себя и дайте задаче вызреть. Без чёткого обозначения результата вы потратите кучу времени на обсуждение задачи и, возможно, даже поссоритесь с исполнителем, если итог вам не понравится.
Из этого примера понятно, что постановщику требует коммерческое предложение, но непонятно, каким он его видит, для каких именно продуктов его писать, в каком формате, и почему всё так срочно.
3. Превратите видение в текст
Если вы видите результат — вам очень просто выразить словами то, что вы хотите получить. Опишите задачу подробно, но без занудства. Важно, чтобы человек вас просто понял и выполнил задание.
Если вы поделите мысли на абзацы и выделите ключевые моменты — понять вас будет ещё проще:
4. Определите, когда задача считается выполненной
В каком случае задача по разработке коммерческого предложения будет считаться завершённой, а исполнитель сможет поставить рядом с ней галочку?
Вариантов множество:
- Коммерческое предложение утвердит директор компании.
- Коммерческое предложение поможет продать эквайринг тысяче клиентов.
- Колл-центр утрвердит коммерческое предложение.
- Коммерческое предложение будет размещено на корпоративном портале.
- О появлении коммерческого предложения узнает весь колл-центр и так далее.
Каждый из нас по-разному видит конечный результат. Если вы хотите получить нужный — опишите конкретный критерий завершения:
5. Прикрепите дополнительные материалы
Если у вас есть дополнительные материалы, которые помогут исполнителю прояснить видение результата, прикрепляйте их сразу. Например, к задаче по разработке коммерческого предложения можно было прикрепить примеры. С ними исполнителю не нужно искать в архивах «другие коммерческие предложения», и он точно возьмет за основу нужные наработки.
6. Обозначьте дедлайн
Задачи без крайнего срока очень долго болтаются в незавершённых и попадают в сектор «что-то важное» в голове исполнителя, только если они очень интересные. Хотите получить результат к конкретной дате — чётко задайте дедлайн с учётом всех форс-мажоров.
7. Назначьте ответственного и соисполнителей
У любой задачи должен быть один ответственный. Коллективная ответственность вроде бы существует, но на практике в любой сложной ситуации исполнитель скинет ответственность или поделит её с коллегой. Решите, кто лучше всего справится с задачей и сможет довести её до конца.
Если задача объемная и явно делится на подзадачи — делите и назначайте ответственного за каждую. Но у основной цели остается один ответственный, который контролирует соисполнителей.
Теперь задача выглядит вот так:
8. Проясните видение результата с исполнителем
Необходимо, чтобы исполнитель и постановщик договорились о конечном результате. Передайте задачу исполнителю, дайте время её понять и спросите, как он видит результат. Если видение отличается — корректируйте и добивайтесь полной ясности. Обратите внимание на сроки. Если дедлайн нельзя сдвинуть, проговорите это чётко, чтобы исполнитель понял, а вы получили результат вовремя.
Можно обратиться к инструкции Люды Сарычевой, о том, как понимать задачу. Её картинки хорошо иллюстрируют слово «видение».
Восемь признаков задачи, которая будет сделана хорошо
- Задача начинается с глагола.
- Постановщик чётко видит результат и понятно описывает задачу.
- Задача имеет критерий завершения.
- К задаче прикреплены дополнительные материалы, которые помогают прояснить видение результата и экономят время.
- Должен быть обозначен дедлайн.
- Задача разбита на подзадачи, если она объёмная, и для их решения нужно несколько человек.
- Должны быть назначены ответственный и соисполнители.
- Исполнитель и постановщик одинаково видят результат.
В плохо поставленной задаче постановщик скидывает всю ответственность на исполнителя. Дело заканчивается кучей просроченных задач, криками в чатах и офисе, но никто так и не понимает почему.
Сравните, что было с задачей в самом начале:
И что стало:
Многие думают, зачем же так подробно расписывать задачу и тратить на это кучу времени: «Вот ещё, расписывать задачи и заниматься прикреплением ссылок. Я всё объяснил. Мы же в одном офисе, все друг друга видят и понимают, если надо — спроси».
Если задача вам действительно важна, не решается за один час, требует погружения и работы команды, то несколько часов на её постановку сберегут огромное количество времени, нервов и сделают команду чуть-чуть счастливее.
Разборки о том, почему задача не сделана вовремя или как-то не так, как хотелось бы, забирают сил и времени гораздо больше, чем два-три часа в неделю на обдуманную постановку. Выбирайте сами.