Как создать за 7 дней планы более 30 направлений компании
Выездная стратегическая сессия — эффективный и полезный инструмент для планирования. Сегодня я расскажу об опыте проведения таких поездок в «Фотостране».
Почти каждая компания вне зависимости от её масштаба тратит время и ресурсы на рабочее планирование.
В небольшой команде, работающей над одним продуктом, процесс планирования выглядит несложным. Описать его можно так:
cоставление целей и подцелей на следующий период;
оценка того, насколько проект в текущем состоянии соответствует обозначенным задачам;
сбор необходимой информации (анализ конкурентов, рынка, среды; тенденции; статистика продукта);
генерирование идей;
оценка и распределение задач по приоритету;
составление и утверждение плана.
Безусловно, этот процесс можно упростить или усложнить. В разных компаниях могут быть дополнительные этапы: например, анализ рисков, текущих ресурсов, составление бюджета и т.д.
Спланировать работу над продуктом можно, допустим, за неделю. Если руководитель отвечает, например, сразу за два продукта или направления, то на составление рабочего плана ему, соответственно, понадобится вдвое больше времени. Если направлений ещё больше, то при таком подходе рабочего планирования возникают проблемы:
- планы проработаны неравномерно: у руководителей направлений разный бэкграунд, и поэтому кому-то из них требуется больше времени на описание своих целей и подцелей;
- планирование и согласование занимают много времени: участники погружены в работу, и собрать их для штурма или обсуждения сложно;
процент реализации планов в итоге получается крайне низкий;
самое главное: нет уверенности, что действия согласованы и компания в итоге выполнит поставленные цели.
В один прекрасный момент я столкнулся с такой ситуацией: я руковожу примерно 15 направлениями в компании. У меня в подчинении порядка 10 менеджеров, у них, в свою очередь, — около 70 разработчиков, дизайнеров, и нам необходимо обеспечить основную доходную часть компании. Помимо этого, деятельность доходных направлений зависит от действий других команд, таких, как админы, группы по работе с платным и бесплатным трафиком и т.п.
Если для планирования деятельности одного направления тратить одну неделю, то в случае с 15 направлениями потребуется больше трёх месяцев.
Возникает ключевой вопрос: как спланировать последующую работу своих направлений в короткие сроки?
Для решения этой проблемы мы организовали регулярный выезд за город на неделю: за это время мы составляем планы всех направлений в компании на следующие шесть месяцев. Такие поездки мы проводим раз в полгода.
Основная идея таких выездов заключается в том, чтобы собрать всех участников в одном месте, удалённом от офиса компании, ненадолго отключиться от ежедневной рутины, задать чёткий формат, порядок действий, рабочую атмосферу и получить в итоге скоординированные планы.
За полтора года мы уже организовали три выезда (дважды были в Финляндии и один раз — в Ленинградской области). Постепенно мы дорабатываем формат, видим, что растёт эффективность, так что в целом мы довольны результатами. Во время последнего выезда, который прошёл в августе 2017 года, группой в 30 человек мы провели более 100 встреч и составили планы более чем для 30 направлений.
В таких поездках временами проскальзывают всякие непродуманности, которые мешают добиться высоких результатов. Именно о таких мелочах при проведении планирования и хочется рассказать.
В общем виде процесс планирования выглядит так:
Этап 1. Подготовка процесса планирования;
Этап 2. Подготовка участников к выездному мероприятию;
Этап 3. Проведение выездного мероприятия;
Этап 4. Формирование и утверждение планов;
Этап 5. Сбор обратной связи.
Все этапы, кроме третьего, можно проводить в офисе. Рассмотрим каждый из них по порядку.
Этап 1. Подготовка процесса планирования
Цель этого этапа — полностью спланировать выезд: определить дату и место его проведения, отобрать участников, разработать его формат, продумать нерабочие активности и решить все бытовые вопросы.
Из общих рекомендаций:
Максимально заранее выбирайте дату и как можно раньше сообщайте участникам о своем решении, и попросите их не брать в это время отпуск. Иначе велика вероятность, что не сможет поехать ключевой сотрудник;
Выбирайте место, удалённое от офиса, однако в пределах одного-двух часов езды от города, чтобы при необходимости участники могли вернуться домой.
Если вы выбрали место в другой стране, заранее позаботьтесь о наличии загранпаспортов и виз у работников. Этот вариант стоит рассматривать, только если у вас в запасе есть минимум два месяца.
На месте необходимо обеспечить комфортные условия для проживания, работы и досуга. Общий зал для обсуждений, наличие рабочих зон, интернет и зоны отдыха — это минимальные требования.
Крайне желательно, чтобы на территории базы, где вы расположитесь, не было посторонних людей.
Планируйте выезд на несколько дней. Минимум — трое суток, но оптимальный вариант — пять: как правило, хорошие идеи приходят не раньше чем на третий день.
Не забывайте, что сотрудникам необходим отдых. Наш оптимальный вариант: час активной работы, затем — полчаса отдыха, в середине дня — время на обед и двухчасовую активность. В таком режиме комфортно провести за сутки пять часовых встреч и одну встречу длительностью полтора-два часа.
Для полноценного отдыха подойдут активные командные игры: например, бадминтон, настольный теннис, волейбол и т.п. Учтите сезонность при выборе места, так как организовать активный отдых зимой крайне трудно.
После того, как выбраны дата и место проведения выезда, стоит определиться с его форматом. Мы следуем такому плану:
подготовка участников к поездке;
проведение подготовительных встреч до выезда;
презентация полугодичных результатов компании в целом и каждого направления в отдельности;
презентация целей компании на следующие шесть месяцев;
проведение мозговых штурмов;
оценка идей/задач и распределение их по приоритету;
формирование планов;
их корректировка.
Пункты 3-8 мы выполняем уже во время выезда. Расписание мероприятия выглядит так:
Отдельно остановлюсь на выборе участников планирования:
- мы привлекаем всех руководителей направлений и экспертов в конкретных областях. Кто из сотрудников компании поедет на планирование, решают топ-менеджеры, исходя из опыта и компетенций своих подчиненных;
- далее разбиваем всех участников на рабочие группы, чтобы в рамках дня обсудить минимум 1 раз каждое направление. Как правило получается 5-6 слотов в день, где в каждом слоте одновременно обсуждают 5-6 направлений разными рабочими группами;
- основную сложность вызывает распределить участников по рабочим группам таким образом, чтобы в рамках дня иметь возможность провести хотя бы 1 обсуждение каждого направления.
И последнее: крайне важно обеспечить участникам нужный уровень комфорта, чтобы бытовые вопросы их не отвлекали. Например, для уверенности мы берём с собой наших офисных хозяюшек, которые при необходимости в перерывах убирают рабочие места, заботятся о наличии воды, печенюшек, могут быстро принести маркеры, перенести обед на час раньше или позже и т.д.
Этап 2. Подготовка участников к выездному мероприятию
Чтобы выезд прошёл эффективно, необходимо подготовить участников к нему. Поначалу мы не уделяли должного внимания этому этапу, и штурмы проходили не так эффективно, как хотелось бы.
Цели этого этапа:
определить и проговорить цели направлений;
собрать необходимую информацию, погрузить участников штурма в проблематику направления и обозначить основные темы обсуждения;
спланировать работу команды, когда будет отсутствовать весь менеджмент компании.
Чтобы помочь менеджерам подготовиться, мы сделали памятку по созданию плана. Она включает в себя список вопросов, которые помогают понять, на каком аспекте работы (привлечение пользователей, монетизация, возвраты, продукт и активность, организация процессов) руководителю следует сосредоточиться в следующем полугодии.
С участниками же мы проводим две встречи, в ходе которых объясняем, как им подготовиться к планированию и как продуктивно проводить штурмы. По ссылкам вы найдете презентацию и памятку с этих встреч.
Во время подготовки каждый менеджер встретился с участниками своей рабочей группы, на которой рассказал о сильных и слабых сторонах своего направления, об его текущем состоянии, привел основные показатели.
Когда выбраны и утверждены дата и место проведения выезда, обеспечены комфортные условия для работы и отдыха, отобраны и подготовлены участники поездки, можно смело отправляться в путь!
После отъезда начинается самое интересное: подведение итогов прошлого полугодия, мозговые штурмы и составление новых планов. Обо всём этом — в следующей части.
Хорошая попытка накачать статью рейтингом, но у нас такое не пройдёт.