Гибкий офис и мобильность сотрудников: мода или необходимость?

Александр Василенко, глава VMware в России и СНГ, рассказывает о том, как в разных странах решают проблему гибкого графика и удаленной работы и почему это важно.

После многолетних предсказаний о том, что в будущем все перейдут на удаленную работу, этот режим так и не стал нормой. Почему? Все разговоры о том, что рабочий день «с девяти до шести» скоро отойдет в прошлое, сегодня выглядят преждевременными. В эпоху, когда у сотрудников есть доступ к технологиям, которые максимально упрощают коммуникацию, когда повсюду смартфоны, ноутбуки и планшеты, почему люди по-прежнему спешат на работу и с работы в часы пик?

Первое в мире специализированное офисное здание было построено в Ливерпуле в 1841 году. Удивительно, но для того, чтобы гибкий график работы вошел в обиход, потребовалось полтора века. В конце концов, работа — это ведь деятельность, а не место. Хотя из этого правила есть исключения, проблема, вероятно, заключается в том, что многие работодатели и даже работники по-прежнему считают, что удаленная работа — это отсутствие дисциплины и возможности контролировать трудовой процесс. Кроме того, следует учитывать культурные барьеры и традиционный уклад отечественных организаций с длинной историей.

И все-таки, мы видим, что компании делают первые шаги к тому, чтобы обеспечить более гибкие условия работы в отношении места и времени. Сегодня предприятиям необходимо отказываться от устаревших представлений о том, что работать эффективно можно только в офисе. Вместо этого они стараются обеспечить сотрудников инструментами для эффективной работы. По данным исследования агентства Regus, более 50% работников по всему миру заявили, что работают вне офиса 2,5 дня в неделю или больше. При этом если условия лучше отвечают потребностям сотрудника, повышается и продуктивность работы: она выполняется за более короткое время и с лучшими результатами.

Гибкие условия выгодны для работодателей и сотрудников, но есть и риски. Гибкий график задумывался как режим, позволяющий выполнять практически ту же самую работу из другого места или в другие часы, но в более комфортных условиях. Он не предполагал увеличения продолжительности рабочего дня. Однако сегодня удаленные сотрудники иногда воспринимаются как те, кто на связи и готов к работе 24/7. В конечном итоге, они могут разучиться отключаться от работы.

Гибкие условия работы в странах Европы внедряются не только на корпоративном, но и на законодательном уровне. В начале этого года во Франции было принято положение о том, что компании, в которых работают более 50 сотрудников, обязаны обсудить с каждым из них «право на отключение» — то есть, определить, в какие дни и часы им необязательно отвечать на электронную почту. Правительство наконец-то обратило внимание на этот бич современности — необходимость проверять рабочую почту в нерабочее время. Цель нового закона — снизить уровень стресса сотрудников и обеспечить справедливую оплату их труда.

Чрезмерное использование цифровых устройств сегодня винят во всех грехах — от выгорания и бессонных ночей до возникновения межличностных проблем из-за того, что многие работники не знают, когда им можно быть не на связи.

В соседней Германии 38% сотрудников работают по гибкому графику часто, еще 32% — время от времени. В качестве примера успешного применения политики гибкого графика часто приводят немецкое подразделение Volkswagen: в нерабочее время прием электронной почты на смартфонах, выданных компанией, блокируется. Иными словами, корпоративный почтовый сервер автоматически перестает доставлять сообщения сотрудникам, которые работают по соглашению о зарплате, в период с 18:15 до 7:00 следующего дня. Это же ограничение действует и на выходных.

С другой стороны, в Великобритании обращаться к работодателю с подобными запросами могут только сотрудники, проработавшие на предприятии не менее 26 недель — но никто не гарантирует их исполнение. Неудивительно, что многие британские компании отстают от своих европейских коллег из-за того, что сохраняют культуру фиксированного рабочего времени и делают акцент на необходимости личного присутствия сотрудников в офисе.

Но и там ситуация постепенно меняется вслед за принятием программы Smarter Working Initiative (SMI), в рамках которой 200 000 сотрудников из 200 компаний получат возможность работать удаленно. В июле 2017 г. руководителям предприятий в Великобритании было предложено поддержать инициативу SMI и мотивировать сотрудников к труду в наиболее удобных для них условиях, без привязки к рабочему месту в офисе. Конфедерация британской промышленности (CBI) недавно также призвала работодателей серьезнее отнестись к внедрению гибкого графика и предлагать его в качестве выгодного условия для потенциальных сотрудников, чтобы лучше удерживать кадры. К тому же, как показывают исследования, 63% британских менеджеров отмечают прямую связь между гибкими условиями работы и ростом прибыли бизнеса.

По другую сторону Атлантического океана есть примеры, когда компании, внедрившие удаленную работу, со временем изменили свою точку зрения. Как известно, Yahoo и IBM решили вернуть всех сотрудников в офис, чтобы улучить взаимодействие, продуктивность и, в случае IBM, «стимулировать возникновение ценных идей и случайные открытия».

С другой стороны, отсутствие гибкого графика может помешать компании привлекать и удерживать молодых специалистов. Согласно отчету Deloitte, каждый десятый выпускник считает гибкий график самым важным фактором при выборе работодателя. Им важно знать, что их работодатель верит в то, что они выполнят порученную работу, независимо от того, когда, где и как они трудятся.

В России гибкий рабочий график активно практикуют небольшие компании и стартапы — иногда у последних нет полностью оборудованных офисов. Среди крупных компаний в сторону этой модели активно смотрит бизнес из области технологий и инноваций. По данным исследования «Моего круга», в ИТ-сфере в России около 67% сотрудников готовы работать удаленно, а треть уже имеют гибкий график.

Один из самых масштабных примеров — проект в телекоммуникационной компании, которая в 2016 году перевела тысячи сотрудников на удаленную работу, а офис в Москве превратила в коворкинг. Основным бизнес-заказчиком выступил отдел кадров, а прямой эффект за счет отказа от части офисов с лихвой окупил проект.

Кстати сложность внедрения была не в технической составляющей, а скорее в психологической: потребовалось поменять не только отношение руководства, но и самих сотрудников. Например, необходимость формулировать те задачи, которые должны быть выполнены за день удаленной работы — это и возможность контроля со стороны руководителя, и элемент самодисциплины.

Внедрение гибких условий работы — несложная техническая задача, решение которой позволит получать доступ к корпоративным данным и приложениям с любого устройства и из любой точки вместе с соблюдением безопасности и контролем со стороны работодателя. С практической точки зрения необходима платформа с возможностью масштабирования по мере роста организации плюс система защиты данных на всех уровнях. Причем безопасность становится частью архитектуры, и уровень доступа предоставляется в зависимости от ролей сотрудников в компании.

Итак, все необходимые технологии корпоративной мобильности существуют и отработаны. Задача бизнеса — принять решение, и, если оно принято, инициировать внедрение.

Последняя редакция этой статьи сделана в самолете, на iPad. Больше не нужно брать с собой ноутбук для встречи в другой стране. И тем более в отпуск на море 😊.