Предпринимателям: подводные камни в вашем ИТ или вы думаете, что всем пофиг

В моей работе, руководители и собственники бизнеса редко задумываются об ИТ, о том кто за неё отвечает и как всё работает. Но как только начиаются проблемы. Мне нравится аналогия с зубами и зубной болью. Все знают, что к стоматологу надо ходить каждые полгода, в реальности, как только заболит зуб...

Большинство таких предпринимателей считают, что ИТ — это всевозможная техника, и программы, заставляющие эту технику работать и дружить между собой. На самом деле к ИТ относятся:

• лицензии к программам,
• регламенты работы,
• инструкции,
• договора с подрядчиками и поставщиками.

За эти вещи, как правило, никто не отвечает, их состояние никем не контролируется, если компьютеры, принтеры, сервера теряются редко, то документы и лицензии постоянно, а последствия от потери могут быть не менее тяжелыми.

Вы уверены, что ваш сайт принадлежит именно вам? Часто фрилансеры и веб-студии при создании сайта или корпоративной почты регистрируют доменное имя на себя, потому что так быстрее и проще. Заказчик об этом даже ничего не знает и ему об этом никто не сообщает. Сайт создан, передан заказчику, работает, приносит заявки, почта отправляется, какая разница?!

У центра спортивной медицины в одно время перестал работать сайт. Быстро выяснили, что вовремя не оплатили домен, казалось бы, заплати 3000 рублей и живи спокойно, но раньше админ приходил к руководителю, просил деньги на сайт, получал наличкой и всё, на этом взаимодействие заканчивалось. Теперь админа нет, связи с ним нет, как и кому платить непонятно.

Нужно доказать, что сайт принадлежит компании — это сложно, ведь он оформлен на бывшего админа. Пока разбирались и пытались всё восстановить — доменное имя купил магазин спортивных товаров.

Сайт и почта утеряны. Пришлось начинать всё заново.

Сотовая связь, интернет для юридических лиц дороже, чем для физических, пытаясь сэкономить, компании могут оформить нужные услуги на одного из сотрудников.

В одном магазине сети мебельных салонов, перестал работать интернет и пара телефонов у менеджеров. Сотовый оператор отказался общаться, заявив, что с этой компанией у него никаких отношений нет.

Оказалось, что раннее, один из менеджеров предложил оптимизировать расходы на связь: на менеджера оформили три сим-карты по акции. В итоге компания оплачивала расходы, получала звонки и интернет по выгодным ценам, а менеджер бесплатный интернет и ТВ. Но потом менеджер уволился, потом его перестало устраивать скорость интернета и он переоформил свой пакет на другой в результате аннулировав старые сим-карты не предупредив бывшее начальство.

Компания оформила новый договор, но старые номера потеряла: визитки, сайт, баннеры пришлось переделывать.

Лицензии на программы — хитрая вещь. Казалось бы, если ты купил официальную версию, то никто к тебе приставать не будет. Но дьявол скрыт в тексте лицензионного соглашения, обычно его не читают и сразу принимают.

Но в тексте лицензий написано как можно подтвердить легальность программы, причем у каждой программы свой способ подтверждения. Иногда это чек на покупку, иногда наличие специальной наклейки, иногда коробка. Если вы не можете подтвердить лицензию тем способом, который указан в программе, считается, что вы пользуетесь программой незаконно.

Когда в офис по ремонту сотовых телефонов пришла проверка, все были спокойны, компания больше трех лет лицензировала все программы, удалила все ненужное и запретила сотрудникам устанавливать что-то своё, все документы об оплате у бухгалтерии хранились в папках.

Однако, проверяющие заявили, что коробочные версии Микрософт Офис установленные на 10 компьютеров не являются лицензионными, так как никто не может показать коробки, а именно коробка является доказательством лицензии.

Сумма ущерба с учётом штрафов 200 тысяч рублей.

Профилактика — это скучно, результат незаметен и всегда кажется оторванным от жизни занятием. Но лишь те, кто испытал адскую зубную боль, начинают внимательно следить за рекомендациями стоматолога.

Я хочу надеяться, что моя статья хотя бы подтолкнула вас к наведению порядка в своей ИТ. Ведет ли ваш админ хоть какую-то документацию по своей работе и есть ли у вас к ней доступ? Если вы не можете ответить на этот вопрос, это первый звоночек.

Скорее всего, админ единственный человек в компании, который владеет её электронными ресурсами, что будет, если ваши пути разойдутся? Если он будет лоялен, это ещё ничего, придется потратить полдня на созвоны и «вспоминания», а если он уйдёт обиженным? Как обезопасить себя?

Начните с админа, спросите про документацию о работе, о паролях и доступах. Если с этим все плохо, пусть админ составит перечень электронных ресурсов, проверит доступы к ним, не грех проверить актуальность паролей и их надежность, представьте, что к вашему сайту имел доступ обиженный сотрудник, который может немного похозяйничать, если такой шанс есть — смените пароли, проверьте лицензии, некоторые программы имеют лицензию для юрлиц и физлиц, проверьте, чтобы на рабочих компьютерах были программы с лицензией на юрлица или свободные для использования.