НR для стартапа: на что обратить внимание в первую очередь

Перевод: Startup HR: What's Important?

На ранних этапах работы над стартапом всем сферам, кроме разработки продукта и общения с пользователями, обычно уделяется недостаточно времени. Однако, по мере того, как вы начинаете нанимать людей и формировать команду, в изначально верную организацию HR однозначно стоит инвестировать. Наличие базовых HR-практик может помочь вашему стартапу быстро масштабироваться и устранить непредвиденные и часто дорогостоящие проблемы в будущем.

Многие основатели стартапов спрашивают меня: «Когда самое время нанять HR-специалиста?». Я рекомендую нанимать HR-персонал после 20-30 сотрудников или после серии А. Привлечение специального HR-специалиста раньше этого срока может иметь смысл для некоторых компаний, если они собираются быстро масштабировать штат или по другим причинам, например, если у них есть нештатные сотрудники, которыми нужно управлять. (См. ниже более подробную информацию о «классификации»).

В отсутствие специального отдела кадров в вашей команде должен быть кто-то, кто будет выполнять роль «человека, взаимодействующего с персоналом». Этот человек не является основателем компании и выступает в качестве консультанта или связующего звена для вашей команды. Наличие того, к кому ваша команда может прийти и высказать свои проблемы, очень важно. Этот человек должен обладать здравым смыслом, интуицией и при этом знать, когда необходима эскалация конфликта. В его обязанности не входит решение кадровых вопросов, он должен получать обратную связь от сотрудников и отслеживать проблемы, которые могут возникнуть при взаимодействии людей с различными культурными кодами.

Часто, при общении с руководством сотрудники чувствуют себя напряженно и не очень комфортно, хотя это не означает, что общение сотрудников с основателем (основателями) компании не стоит поощрять. Предоставьте вашей команде несколько способов высказать свои опасения и мысли — это поможет вам быстрее решить проблемы и поспособствует развитию культуры прозрачности и открытой обратной связи.

На ранних этапах не требуется особенно интенсивный режим найма, однако несколько основных принципов найма могут принести много пользы.

Во-первых, хорошей идеей будет назначить человека, который будет управлять вашим “конвейером” и следить за тем, чтобы кандидаты проходили все этапы процесса найма. То, как проходит прием на работу дает представление о культуре вашей компании, а положительный опыт может стать причиной того, что кандидат примет именно ваше предложение, а не другой компании. Для тех кандидатов, которые не прошли отбор, важно завершить общение с ними на позитивной ноте и показать, что вы уважаете их время и цените их интерес к вашей компании.

Во-вторых, составьте план найма и сформулируйте набор вопросов для каждого интервьюера во время выездных собеседований. Когда нет внутреннего плана собеседования, одни и те же поверхностные вопросы задаются снова и снова слишком часто. Каждый интервьюер должен играть свою роль в процессе найма и глубоко погружаться в различные области оценки кандидата, например, соответствие культуре компании, оценка софт скиллз, техническая оценка, подход к управлению, стиль работы и общения.

В последние годы классификация персонала является актуальной темой. Важно, чтобы ваши сотрудники были правильно классифицированы. Классификационные категории включают постоянных сотрудников, работающих полный рабочий день, неполный рабочий день; временных и сезонных сотрудников, как c полным, так и с неполным рабочим днем. Другие категории классификации включают в себя штатных (в оригинале -W2 сотрудников) и внештатных (в оригинале — сотрудники, работающие по форме 1099) сотрудников, а также консультантов. YC компания Gusto в своем Справочном центре предоставляет полезную информацию относительно вариантов классификации сотрудников. Также у Департамента по развитию наемного труда в Калифорнии есть рабочая таблица для определения того, является ли работник штатным или внештатным сотрудником.

Неправильная классификация может стать дорогостоящей ошибкой, чреватой потенциальными выплатами и штрафами. Помните, что для работников с неполным рабочим днем, как и для внештатных сотрудников, существуют особые законы, касающиеся перерывов на еду, сверхурочных и праздничных выплат, которых ваша компания должна придерживаться, несмотря на размер вашего коллектива.

Выплаты сотрудникам и предоставление им льгот — это большие накладные расходы для стартапов. На ранних этапах вам не обязательно предлагать полный набор льгот для сотрудников с первого дня их работы, однако помните, что хорошие бонусы являются привлекательным фактором для многих потенциальных кандидатов.

СОВЕТ: Что касается медицинской страховки, предложите базовый план серебряного или золотого уровня с возможностью докупить опции по мере необходимости. Часто стартапы оплачивают 100% страховых взносов за базовый план (обычно серебряный или золотой уровень) и предоставляют сотрудникам возможность приобретения страховки еще более высокого уровня, при этом дополнительные расходы на страховые взносы оплачивает сам сотрудник. Такой подход помогает стартапам предвидеть расходы работодателя и одновременно предоставляет гибкость выбора сотрудникам.

Что касается расчета заработной платы, будьте проще. Я являюсь большим поклонником таких провайдеров, как Gusto, Zenefits и Rippling, которые управляют как начислением заработной платы, так и льготами на одном портале. При оценке поставщиков услуг по начислению заработной платы и пособий обратите внимание на объем необходимого внутреннего администрирования, доступные интеграции, такие как 401(k), Flexible Spending Accounts и бухгалтерские услуги, а также инструменты, доступные сотрудникам, такие как информационные панели, калькуляторы и онлайн-поддержка.

В справочнике компании описываются политики и процедуры, которые регулируют деятельность вашей компании. В нем описываются такие правила, как оплачиваемый отпуск по болезни, оплачиваемый отгул, отпуск по уходу за ребенком и другие законы штата и федеральные законы. Каждый сотрудник подписывает форму подтверждения того, что он 1) получил справочник, 2) прочитал и понимает его содержание и 3) будет придерживаться правил, изложенных в справочнике.

СОВЕТ: Сторонние юридические фирмы часто предоставляют своим клиентам бесплатные шаблоны справочника компании. Шаблон является основой для вашего справочника и может быть легко изменен. Компания YC Company Human Interest разместила на своем сайте бесплатный шаблон руководства для сотрудников стартапа Startup Employee Handbook template и приводит примеры руководств от Zappos, Valve и The Motley Fool.

Четкое описание процесса адаптации, начиная с момента принятия кандидатом предложения и заканчивая его приходом в вашу компанию, обеспечит позитивное введение в должность и поможет новым сотрудникам быстро приступить к работе. Некоторые стартапы используют «Руководство по вступлению в должность», чтобы помочь обучить своих новых сотрудников. В руководстве по вступлению в должность описываются все необходимые сведения, например, какие внутренние инструменты использует команда, площадки для рабочего взаимодействия команды (типа Slack), где найти важную информацию, преимущества и льготы для сотрудников, а также где можно вкусно перекусить (это всегда важно).

Компания Hub опубликовала Руководство по адаптации для бережливых стартапов (The Ultimate Guide for Onboarding for Lean Startups), включающее полезные советы, инструменты и временные рамки для успешной адаптации.

Уход сотрудников из компании неизбежен, будь он добровольный или вынужденный. Важно иметь настроенный процесс увольнения, чтобы гарантировать, что увольняющийся сотрудник получит свою последнюю зарплату (включая все компенсации, комиссионные, бонусы и т.д.), оборудование компании будет возвращено, а интеллектуальная собственность защищена. Соглашение об увольнении описывает условия увольнения и может включать сумму, выплачиваемую при увольнении. Неплохо было бы прибегнуть к помощи юрисконсульта и убедиться, что соглашение о разрыве отношений обновлено в соответствии с конкретной ситуацией.

Наконец, собеседования при увольнении — это хороший способ получить представление о культуре вашей компании и областях, требующих повышенного внимания. Иногда отзывы, полученные в ходе собеседований, могут быть хорошими, плохими или откровенно негативными. Даже такой тип обратной связи обеспечивает наличие точек данных и знание положительных или отрицательных аспектов вашей компании, что является большим плюсом и может помочь вам внести важные изменения в организацию.

За перевод спасибо Александре Романовой из DocSourcing, где помогают компаниям получать финансовую поддержку, разрабатывая документацию для участия в грантовых программах ФСИ, «Сколково», РФРИТ и других российских институтов развития.

Следите за новыми переводами Мировоззрение Y Combinator в телеграм-канале.