В пандемию деловые коммуникации внезапно и почти полностью ушли в онлайн и пока не спешат возвращаться. Новые сценарии взаимодействия рождались стихийно, и пока культура проведения онлайн-встреч окончательно не сформирована.
Руководитель проектного офиса ZephyrLab Эльгина Валиева рассказывает, как сегодня к организации и проведению встреч с клиентами подходит команда агентства.
Важно! Эта инструкция написана не кровью, по счастью, но на основе реальных кейсов, поэтому никаких фантазий, исключительно суровая правда!
- Заранее формируем ссылку на онлайн-встречу и рассылаем ее участникам
Участники увидят, через какой сервис будет организовано общение и смогут подготовиться: скачать нужную программу, зарегистрироваться и ознакомиться с ней, оформить аккаунт. Ссылку на встречу также можно не рассылать, а опубликовать в календаре, если уверены, что все его используют. Вовремя информировать — значит обезопасить себя от скомканного начала встречи и возгласов типа «А куда здесь жать?»
- Заранее направляем участникам все артефакты, которые будем демонстрировать на встрече
Это эффективный способ застраховаться от непредвиденного. Если во время общения случится технический сбой, не придется тратить время на пересылку материалов коллеге. Он сможет сразу подхватить рассказ и демонстрацию презентации.
- Чекаем, все ли в команде зарегистрированы в сервисе под своими настоящими именами
Грамотная презентация на аватаре — это реальные имя и фамилия, портрет или нейтральная фотография. Ставить фото из ночного клуба десятилетней давности или картинку с котиком — несерьезно, так же как использовать вместо своего имени ник из онлайн-игры. Зачем усложнять коммуникацию и ставить под сомнение репутацию компании?
Ведь каждый сотрудник — это, по сути, агент своей компании, и клиенты формируют представление о команде через общение с конкретными людьми. Поэтому смутить и вызвать вопросы может любая мелочь!
- Определяем план встречи
У каждого участника со стороны вашей команды должна быть четкая инструкция: кто, что и когда говорит, кто какую функцию выполняет. Эти моменты должны быть обсуждены заранее. При необходимости, если переговоры очень сложные, или на встрече будут коллеги, которые редко общаются с клиентом, можно даже отрепетировать встречу — лишним не будет!
- Собираем вопросы от каждого участника встречи
Так у модератора будет понимание объема вопросно-ответной части и он сможет составить четкий план обсуждения и рассчитать время.
- Перед началом встречи даем разрешение на демонстрацию экрана всем участникам
Часто случается, что в процессе встречи кто-то из присутствующих хочет наглядно продемонстрировать один из моментов, но у него нет такой возможности. Техническая настройка потребует времени и замедлит динамику встречи. Чтобы избежать этого, лучше перед стартом обсуждения дать разрешение на демонстрацию экрана всем участникам и обойтись без сбивающих темп пауз.
- Убедитесь, что все чаты свернуты
Перед запуском демонстрации экрана, еще раз убедитесь, что все лишние окна переписок закрыты, и сейчас вы готовы показать клиенту то, что необходимо. Если сообщение из чата вдруг всплывет во время презентации и зависнет на несколько секунд на экране, это будет неловко.