"Нанимать их должны рядовые сотрудники": подробный алгоритм работы с подрядчиками в “Реалист”

По мере роста компании я пришел к выводу, что рутинные задачи выгоднее делегировать подрядчикам, то есть людям вне штата. Инсайт в следующем: нанимать их должны сами сотрудники – без согласования бюджета и одобрения со стороны руководства. Объясняю, почему и как.

Чем больше согласований, тем меньше скорость транзакций внутри компании и ниже уровень доверия в команде. От этого и весь корабль движется медленнее. А именно скорость (работы и изменений внутри команды) – важнейшее преимущество стартапа в сравнении с мамонтами-конкурентами.

Любой простой или замедление стоят больших денег. Посчитаем, насколько больших.

Предположим, в ваш стартап инвесторы вложили $5 млн при его оценке в $30 млн (здесь подставьте свои цифры). В глубине души эти инвесторы рассчитывают на рост их доли на 200-300% в год.

Фактически инвесторские деньги можно приравнять к кредиту в среднем под 200% годовых без истечения срока договора. Разница лишь в том, что в случае банкротства компании кредит списывается. Но для истинных предпринимателей компания – это дело жизни, за которое они сражаются до последнего, поэтому банкротство здесь не рассматривается.

Итак, ведем расчеты, ориентируясь на кредит на 10 лет под 200% годовых.

Посчитаем стоимость 1 дня простоя компании по любой причине

1-ый год : $5млн х 200% / 365 = 13 698 долларов в день (835 тыс. руб в день)

2-ой год: $10млн (у инвесторов работают сложные проценты, без учета размытия) х 200% / 365 = 27 000 долларов / день (1.6 млн рублей в день)

И так далее.

А теперь на примере

В компании сменился юрист, а новый не может сразу вникнуть в процессы. При этом на него уже сваливают десятки задач без ранжирования приоритетов. Тут к нему приходит руководитель по продажам и сообщает, что договорился на контракт по использованию нашей технологии в городе “X”, и нужен соответствующий договор, чтобы закрыть сделку сегодня. Но шаблона такого договора еще нет.

Юрист загружен и не выполняет задачу ни сегодня, ни завтра. Руководитель отдела продаж нервничает, сделка подвисает, юрист не дает решение и на третий день. И так 12 дней подряд.

Теперь решим несложную задачку: сколько компания потеряла на том, что а)юрист не способен быть мультизадачным, б)руководитель отдела продаж не нашел на эту задачу юриста на YouDo, который бы за 1000р и пару часов сдал бы подходящий договор?

Задача решается так: 12 дней х 835 тыс рублей х 0.05 (5% – коэффициент, потому что не вся компания простаивала, а только ее часть) = 501.000 рублей.

Стоимость простоя обошлась на полмиллиона дороже, чем вариант найти специалиста на аутсорсе в тот же день. Весомо.

А теперь вспомним, что вся организация каждый день сталкивается с подобными простоями на всех уровнях и каждый случай стоит примерно столько же.

Важно научить всех сотрудников работать с подрядчиками напрямую. Для этих целей у них должен быть бюджет, которым они могут распоряжаться и который компания в любом случае покроет (даже в случае потери денег на одном из подрядчиков это обойдется дешевле любого из простоев).

И второй неотъемлемый момент для решения этого вопроса: в штат важно брать только очень работоспособных людей и следить за их мотивацией.

Штатный сотрудник должен:

- четко осознавать, сколько стоит простой в компании (ему нужно рассказать об этом в деталях);

- у него должно быть кредо “всегда действовать в интересах компании”;

- он должен быть акционером компании или иметь явную перспективу стать акционером после испытательного срока/ года успешной работы (тогда отношение к работе как к “наемной” меняется на отношение к работе “на себя”).

Если все три пункта выполняются, сотрудник будет инициативным и сам постарается решить проблему простоя, нанять подрядчиков для ускорения процессов. В поиске подрядчиков ему поможет алгоритм ниже.

Если какой-то из трех пунктов не выполняется, текст ниже не принесет пользу компании.

Шаг 1 - Проработка задачи

В описании задачи должны присутствовать эти пункты:

1.Что мы хотим получить от исполнителя или какие задачи он должен исполнять на регулярной основе.

2. Дедлайн.

3. Сколько мы готовы заплатить за стандартное исполнение и сколько готовы заплатить за срочное исполнение. Сколько времени, по нашим ощущениям, такая задача может занять.

4. Как мы видим алгоритм выполнения задачи (наши предположения, но исполнитель вправе выбрать свой путь).

5. О компании и о том, как мы работаем.

Пример

Ищу исполнителя на регулярные задачи по составлению базовых шаблонов юридических документов для компании “Реалист”. Качественному исполнителю мы будем присылать задачи регулярно (не разовая задача)

Суть задачи:

Подготовить базовый договор между АО “Реалист” и ООО “Компания” (реквизиты пришлю в личку) на тему <...>.

АО "Реалист" передает свое программное обеспечение на правах неэксклюзивной лицензии на 3 года ООО “Компании” с оплатой в 2 млн рублей за 3 года без права перепродажи и с гарантией возврата средств до 30 дней с момента подписания договора (лицензию на программное обеспечение пришлем в личку). Соглашение должно действовать только в пределах города N, за пределами N ООО “Компания” не имеет права использовать софт.

Полагаю, что такая задача стоит 1000 рублей и займет у опытного юриста 1-2 часа. Нам нужно выполнить ее как можно скорее. За выполнение в течение 1-2 часов платим +500 рублей.

Если я не прав в оценке стоимости задачи, пожалуйста, дайте знать и поясните свою позицию.

Оплачиваем удобным для вас способом.

Документ создается в редактируемом формате в Word от Google. Пришлите ссылку на готовый документ, открытый для правок. Пришлите черновик как можно скорее: так мы подсветим в нем, что важно добавить, и после вы пришлете готовый вариант. Мы рассчитываем внести не более одного круга правок и получить готовый результат.

Компания: https://realiste.io

Имя сотрудника для связи, его должность и контакт в Telegram

Ссылка на эту статью (чтобы подрядчики также видели, как мы работаем с ними, и эти отношения были для них прозрачны).

Результаты шага № 1:

- У нас есть описание задачи и требований к исполнителю, которого мы ищем.

- Из этого можно составить блерб* для публикации в мессенджере (Блерб – короткое сообщение с общей информацией. Можно сравнить с трейлером к фильму).

Пример краткого описания задачи (блерба*):

Ищем юриста на аутсорс под регулярные задачи составления корпоративных договоров.

Начинаем с этой задачи: составить договор неэксклюзивной лицензии на программу.

Платим 1000 руб+500 руб за скорость.

Нужно выполнить за пару часов, сдать в Google Docs.

Подробное описание задачи тут: ссылка**

Компания: https://realiste.io

Имя сотрудника для связи, его должность и контакт в Telegram

Таким образом можно описать любую задачу: на креативы, маркетинг, создание лендинга и т.д. Исполнителю будет ясно, зачем браться за эту задачу, что ожидают от него и за какие сроки. Но этого недостаточно, поэтому есть и другие пункты в этом алгоритме.

Шаг 2 – посев задачи

Далее происходит посев вакансии на аудиторию. Для этого мы размещаем ее подробное описание на сайте “Реалиста” (и именно на эту страницу даем ссылки** в блербе). Если задачи часто повторяются, нужно провести микроисследование и выбрать специализированные места размещения таких вакансий (изучить, где целевые исполнители могут искать задачи для себя). Использовать не менее 2 каналов (например, Telegram – это 1 канал, в котором нужно выбрать не менее 5 групп).

Куда разместить вакансию (варианты):

Общий бюджет для посева вакансии должен быть от 10%, но не более 20% от потенциальной стоимости выполнения задачи (если выполнение задачи стоит 50 тыс рублей, то на посев задачи можно потратить от 5 тыс до 10 тыс рублей).

Результат шага 2

Получение значимого количества входящих обращений с запросом подробностей задачи и предложением услуг.

Шаг 3 – Создать Long list подрядчиков

- Всем откликнувшимся скинуть статью о том, как мы выбираем подрядчиков. Так они поймут, как работает компания и какие в ней люди.

- Сохранять контакты дельных подрядчиков.

Основная опасность в работе с подрядчиками – простой и потеря времени из-за некачественного исполнителя (понадеялись, но прошло две недели, а результата не получили).

Как этого избежать? Вот 3 верных способа.

Подрядчики всегда боятся, что им не заплатят. Им или действительно часто не платят, или не платят потому, что не удовлетворены результатом или сроком исполнения работ. Подозреваю, что часто происходит конфликт между исполнителем, который потратил время и силы (и хочет получить деньги), и заказчиком, который так и не получил, что хотел (и не хочет платить за не предоставленную должным образом услугу).

Чтобы избежать этого, нужно а) давать короткое тестовое задание, б) обязательно оплачивать это тестовое задание.

Поясню про оплату. Для стартапа простой стоит дорого, мы уже это видели. Оплата тестового обойдется дешевле простоя, который может возникнуть из-за непроверенного человека, который подвести. А вариант бесплатного тестового встречает, как правило, агрессивно-негативную реакцию, таким образом поиски исполнителя могут сильно затянуться и снова образовать простой.

После того как договоренность с подрядчиком о работе достигнута, попросите его как можно быстрее вернуться к вам с черновиком (очень грубой и быстрой версией исполнения задачи). Еще лучше – дайте точный дедлайн для черновика и скажите, что вам важен именно набросок.

Мы называем это “первый бросок”. Если вы играли в баскетбол или другой командный вид спорта, вы наверняка можете распознать, насколько крут человек по его первому броску или удару по мячу.

Бывает, на баскетбольную площадку приходит парень: новые кроссовки, новая форма, весь упакован, то есть предварительно он себя уже продал, ожидания от него большие. Но как только он делает первый бросок, всем становится ясна истина: стоит он чего-то как игрок или форма – это только антураж.

Первые результаты от подрядчика в виде быстрого черновика – это и есть первый бросок, который позволяет вам быстро понять, на что способен человек в “боевых” условиях и выполнит ли он задачу эффективно.

Не проведя тест “первым броском”, не требуя черновика, вы рискуете потерять много времени впустую и опять же организовать простой по задаче (человек будет неделю что-то делать, а после окажется, что делал не то или не так).

Еще один частый момент, на котором можно потерять время, – верить отговоркам подрядчика о том, почему он не смог сделать вовремя задачу или быстро прислать черновик.

Помните, как было в школе? Кто-то реально делал домашнее задание и был готов, а кто-то очень хорошо придумывал, почему он не сделал домашку, и каждый раз это звучало убедительно.

Если подрядчик не выполнил вовремя часть задачи и убедительно рассказал вам, почему так вышло (тут варианты от “проблемы с детьми” до “сломался ноутбук” или “выключили свет”), то есть 95%, что с этим подрядчиком вы потеряете время.

Правило такое: СРАЗУ ЖЕ переключайтесь на другой вариант и отказывайтесь от работы с этим подрядчиком. Да, это может быть ошибка. Возможно, человек действительно не мог физически, НО в 95% случаев это лишь байка как в школе. То есть “математически” выгоднее переключиться на другого исполнителя и не продолжать работу с этим подрядчиком.

Если же вы нашли исполнителя класса А (суперспециалиста, который делает все вовремя и выполняет даже больше, чем говорит), то, пожалуйста, опубликуйте его контакты и специализацию в чате компании тут https://t.me/+9N16G_WY2QxlNGU6, чтобы ваши коллеги могли дать человеку работу и избежать простоя в компании.