Жесткие факапы новичка в общепите. Или как мы открыли и в этот же день закрыли свое заведение.

И снова здравствуйте! Продолжаем серию материалов по открытию айтишниками собственного заведения. Первый материал был на тему «Зачем айтишникам своя шаурмичка?! Или как создаются востребованные it-продукты».

Сегодня я расскажу про некоторые проблемы, с которыми мы столкнулись в самом начале при запуске. Их было немало, но остановимся мы на наиболее интересных и «факапистых».

Часть покажется вам наивной и, возможно, непрофессиональной. Но давайте делать скидку на то, что это мой первый опыт в общепите.

Если вы ресторатор, то для более глубокого погружения в тему предлагаю вспомнить, а как вы запускали свое первое заведение?! Именно первое, а не очередное. Помните эти первые шаги? Возможно, часть проблем покажется вам до боли знакомой.

Я считаю, у опыта, помимо экспертности, есть обратная сторона медали и заключается она в том, что ты становишься его заложником! Чем больше ты превращаешься в эксперта в той или иной области, тем больше у тебя за плечами «это не работает», «мы так уже пробовали» и т.д.

Следующая стадия — это когда ты вместо возможностей видишь в основном только риски. Много рисков и чуть-чуть возможностей. И так далее, пока в конце концов не переваливаешь за критическую массу рисков и практически полностью утрачиваешь способность запускать и открывать что-то новое.

Я пришла в общепит с «чистым» листом и начала рисовать на нем то, что у многих уже «не работает» в силу опыта. Да, ушло немало времени и сил на неизбежные ошибки. Да, некоторые мои знакомые, в том числе имеющие опыт в общепите, прикладывали ладошку ко лбу, предупреждая о возможных неудачах.

Мои первые шаги можно сравнить с первыми шагами слепого котенка! Можно сказать, я с закрытыми глазами шла по болоту, думая, что иду по твердому асфальту.

И она, как ни странно, работает! Не везде и не без провалов, конечно. Но…

На старте мы имели:

- Весьма ограниченный и небольшой бюджет. Как следствие – помещение дизайним сами, логотип, вывеску и стиль придумываем сами, ТТКашки тоже самостоятельно разрабатываем. И пошло, и поехало!

- Отсутствие единых источников информации. Начиная от правовой информации, заканчивая поставщиками.

Сколько платить повару? Нужны ли кассиры? Как часто проводить генеральную уборку, кто выносит мусор. Но даже эти и многие другие бытовые вопросы оказались не такими критичными, как оборудование и ИТ-обеспечение работы заведения.

И как выбрать то, что подходит именно твоему заведению?!

Система учета – это, как я считаю, основа основ общепита.

Этакий фундамент, на котором можно строить систему и масштабироваться.

На тот момент я выбрала iiko. Мне эта система показалась перспективной. Ну и плюсом меня подкупила обратная связь от дилера. Она была оперативной, дружелюбной и понятной. Они единственные, кто подобрал мне на старте нужный пакет по лицензии и полный комплект оборудования без излишеств!

Сейчас, спустя почти год работы, я, безусловно, продолжаю мониторить рынок, искать что-то новое, сравнивать. Начала разбираться больше. Ведь система учета – это не просто интерфейс на кассе или кухне. Выбирая систему учета, я считаю, вы выбираете себе будущее в бизнесе. Насколько оно будет простым, перспективным и инновационным. Насколько точно вы закроете свои потребности и решите задачи, стоящие перед вами.

Может сложиться и так, что неверно выбранная система не просто не решит поставленные задачи, но еще и подкинет дополнительных проблем. Я обязательно поделюсь с вами своими изысканиями в следующих материалах.

Но сейчас очень хочется заострить ваше внимание на истории о жестких провалах нашего запуска и как мы их решали. Вернемся к запуску нашей шаурмичной.

Да почти всё!

Я отрисовала 100500 вариантов. Мы двигали условных 5 столов то так, то сяк, пытаясь выкроить каждый рубль в стоимости реализации вытяжки, сантехнических коммуникациях и оборудовании.

Мне нравилось в этом процессе то, как мы это делали.

Смотрели фильм «Основатель»? Герои фильма отрисовывали блоки и цеха на полу и имитировали на отрисованном поле обычный рабочий процесс.

Мы делали примерно то же самое. Сначала рисовали на листке бумаги план расстановки оборудования, потом приходили в помещение и перекладывали нарисованный план на пол, перемещаясь между установленными невидимыми столами и оборудованием.

Печалило только одно. В силу ограниченности ресурсов приходилось отказываться от больших и вкусных задумок.

Я до сих пор не знаю, насколько это решение верное. И были бы другими продажи, если бы мы выбрали вертел. Но я точно знаю, что ряда проблем, которые бы у нас возникали с вертелом, мы избежали.

На рынке шаурмичных есть две концепции. Во всяком случае, известных мне. Первая — это мясо на вертеле. Вторая – мясо из духовки.

И у первой, и у второй концепции есть свои плюсы и минусы.

С одной стороны, мясо на вертеле более ароматное, чем из духовки. Это своего рода шоу — смотреть на крутящийся вертел и видеть, как тебе срезают кусочки свежего ароматного мяса.

С другой стороны, крутящийся вертел не всегда крутится как надо для лучшей прожарки мяса. Мясную шишу, нанизываемую на шампур (вертел), не все умеют правильно собирать, а на рынке труда у нас кадровый голод. И так далее.

Плюсом установка вертела вставала нам в копеечку, так как пришлось бы значительно перестроить пространство и знатно вложиться в вытяжку.

В общем, между шоу и рациональностью мы выбрали недорогую и сердитую рациональность. То есть духовку.

По итогу выбора планировки мы приступили к обсуждению дизайна помещения. Тут важно – именно к обсуждению, а не отрисовке. На интерьерного дизайнера у нас не было лишних средств. Да и специалиста такого в арсенале тоже не было. Отдавать деньги не понятно за какой результат не хотелось.

Пока мы обсуждали нам казалось, что все будет красиво. Параллельно закупали материал и оформляли интерьер.

Чем больше мы делали, тем больше понимали, что у нас проблема.

Как сейчас помню, я ехала в Новосибирск на конференцию для рестораторов и айтишников от дилера iiko, а мой коллега и партнер скинул мне фото со словами: «получается некрасиво, это полная #опа. Я приостанавливаю работы!».

Мой девиз такой – если проблему можно решить, то надо идти и решать!

Я решила поизучать интернет, посетить пару заведений в Новосибирске с близким к моему воображению интерьером. И уже на второй день командировки я поставила задачу нашему штатному графическому дизайнеру нарисовать мои хотелки, которые я нашла в интернете с учетом нашей планировки.

Еще через пару дней наш талантливый дизайнер предложила несколько вариантов визуализации на выбор. Один из вариантов нам пришелся по душе.

По нему мы заказали все необходимые материалы в Озоне. Нашли рукастого исполнителя, который по отрисованному макету еще за пять дней сделает то, что сейчас украшает наше заведение.

По-моему, у нас получилось неплохо.

Да, простовато и скорее всего на следующей точке мы сделаем по-другому. Здесь пока ничего менять не будем. Хочу сохранить свой первый опыт открытия общепита в том виде, в котором он получился.

Двигаемся дальше.

Как ни странно, к открытию мне удалось найти команду в составе одного кассира-администратора, которая готова была первое время поработать без выходных, и двух поваров.

Заведение у нас небольшое, около 40 квадратных метров. Я решила, что один повар и один кассир-администратор – это именно тот состав, который нужен на смене.

Да, мне пришлось отсобеседовать кучу претендентов. Только спустя несколько месяцев работы я поняла, как много я потратила времени на кандидатов, совершенно не соответствующих портрету сотрудника, которого я хочу видеть в своем заведении.

Но тогда я не знала до конца, что это за люди и какими они должны быть. Собеседовала всех, кого находила на площадке объявлений.

С командой, которую я наняла мы отработали ТТКашки, подготовили кухню. Закупили продукты, назначили тестовое открытие, куда позвали своих друзей.

Всегда делайте тестовое открытие!

Дайте себе возможность увидеть узкие места в кругу тех, кто поймет и простит, и даст вам честный отзыв в лицо, а не одну звезду в 2ГИС или Яндекс.

На тестовом открытии вроде все прошло хорошо.

С самого утра я была в точке, проконтролировала все заготовки, работу кассы, публикации в социальных сетях, таргетинг на близлежащую аудиторию. Приняла первый заказ из офиса на десяток шаурмы. Забрала готовый заказ и поехала в офис ждать первых продаж.

Казалось, что могло пойти не так?!

Через час позвонила кассир и сказала, что повар вышел покурить и не вернулся.

Сказать, что для меня это был шок, не сказать ничего. Это сейчас я уже ничему не удивляюсь. А год назад для меня это был первый раз такой за 15 лет работы руководителем.

Как вообще можно встать и молча уйти с работы?! Оказалось – легко!

Я сделала несколько звонков покинувшему нас сотруднику. Безуспешно. Попыталась вывести второго повара, но он был на смене в другом месте работы.

Было принято решение закрыть точку в этот день.

Позже до меня дойдет, почему так произошло. Во всяком случае, это более вероятная причина.

Я человек педантичный и чистоплотный. Мне важно, чтобы бизнес, который я строю, был отражением моих принципов. Нанимая людей, я искренне верю, что они готовы и будут разделять принципы, идущие во благо.

Например, чистота на рабочем месте для меня – это основополагающая вещь. Особенно на кухне, где готовят еду.

Вернемся к вероятной причине ухода повара. Утром еще до моего отъезда повар пошел покурить на улицу, я увидела, что он вышел в рабочей обуви. По возвращению я сделала замечание и заставила помыть обувь.

Через час повар покинул свое рабочее место. Полагаю, не выдержала его тонкая душевная организация сего требования. К сожалению, у большинства сотрудников общепита не принято соблюдать простые истины и правила.

Впоследствии второй повар, являясь хорошим другом первого, естественно, не вышел на свою плановую смену. Пока искали новых поваров мы списали продуктов почти на 25 тысяч рублей. Если честно, было очень грустно и обидно.

Новую команду мы сформировали за неделю. Повторное открытие состоялось 14 ноября. С тех пор мы ни разу не закрывались ни на минуту. И скоро мы будем отмечать год нашей работы!

История поиска поставщиков заставила меня переместиться в начало 2000-х.

Я не знаю, то ли наш город такой специфический. То ли от города и региона не зависит и все дело в том, что ты только что открылся, «мелочь пузатая», с тобой никто возиться не хочет. Но тем не менее опишу проблемы, с которыми я столкнулась.

На нашем небольшом рынке есть несколько крупных «зубров» по поставкам в общепит и много мелких «ипэшников». Они есть, но нет ни одного источника информации, агрегирующего всех этих поставщиков в какой-либо справочник или его подобие. Мне пришлось опрашивать моих партнеров, знакомых, сотрудников заведений, где я периодически обедаю. Все с удовольствием делились контактами. Казалось, дело в шляпе!

Но нет…Ха-ха-ха.

Я звонила и писала по полученным номерам, запрашивала каталоги, прайсы, условия доставки и скидывала карточку нашего заведения, на которую нужно было заключать договор.

Знаете, что я получала в ответ?

В лучшем случае мне кидали прайс в эксель с пометкой «актуально только на сегодня по остаткам и ценам» и вордовский файл – договор, который я сама должна была заполнять и вносить свои реквизиты.

Я за много лет ведения собственного бизнеса привыкла, что реквизиты вносит продавец. Потому что именно продавец заинтересован в продаже!

В сфере услуг b2b давно не стоит очередь из клиентов. Скорее напротив, мы, конкурируя, стоим в очередь к клиенту. И чем лучше наш продукт и сервис, тем привлекательнее мы для клиента. Чем меньше клиенту нужно приложить усилий в начале сотрудничества, тем быстрее стартанет работа.

Здесь наоборот, ты никому не нужен, как клиент и покупатель, в тебе никто не заинтересован! Надо курицу, бери и заполняй договор сам!

Никаких сайтов, где можно посмотреть остаток и сделать заказ, никаких электронных документооборотов и прочих благ века информационных технологий!

Такое впечатление, что рынок поставщиков глубоко застрял в 2000-х и выходить оттуда не желает!

На момент открытия был только один поставщик, торговый представитель, которая сама взяла и все заполнила, привезла готовый договор, где нужно было только поставить подпись.

Прошел год, в большинстве мест мы, по-прежнему, делаем заявки через мессенджеры и по телефону. Друзья, 20 лет назад я работала торговым представителем. И с тех пор ровным счетом ничего не поменялось.

Система учета может сформировать заявку на основе остатков, но делать и контролировать эту заявку ты все равно будешь вручную!

Это печаль и боль, которую мы пока еще не решили.

Но и это не главная проблема поставок. За год работы я столкнулась с целым пулом проблем в поставках. Это невероятная волатильность цен, нестабильные остатки, мятые банки и даже просрочка. Я знаю, что проблема с поставщиками – это не только моя боль, поэтому об этом мы еще поговорим.

А на сегодня, пожалуй, это всё.

Делитесь в комментариях вашими факапами, их решениями и не переключайтесь!

В ближайшее время я расскажу, как оптимизировать штатный состав персонала в небольшом заведении без посадки или с небольшим количеством посадочных мест.

P.S. Если вы ресторатор, то присоединяйтесь к настоящей тусовке единомышленников в нашем закрытом чате владельцев общепита