Первая инвентаризация: разбор результатов

Очередная статья цикла «О кухне ресторанного бизнеса». Тема дня — типичные косяки первой инвентаризации, или как вычислить жулика.

Здравствуйте! Меня зовут Сергей Моховцов. Я работаю бренд-шеф-поваром в кафе «Веранда», кафе паназиатской кухни «Ли» и кейтеринговой организации «Первый кейтеринг» в городе Гродно, Беларусь.

Недавно я запустил личный проект «Шеф поможет».

«Шеф поможет» — это проект, в котором я собрал команду шеф-поваров, работающих в заведениях с разными концепциями. Вместе мы помогаем молодым рестораторам: делаем меню для их заведений, обучаем поваров, оснащаем и разбираемся с любыми вопросами, связанными с кухней ресторанов.

Поскольку тема ресторанной кухни и всех трудностей, которые с ней связаны, мне знакома, я решил поделиться своим опытом в цикле статей. Надеюсь, мне удастся помочь молодым рестораторам ответить для себя на некоторые вопросы, прочитав мои статьи цикла «О кухне ресторанного бизнеса».

• Как найти шеф-повара?
• Как выстроить смены поваров на кухне?
• Что нужно знать, чтобы разработать меню для ресторана.
• Разработка меню. Планирование.
• Разработка меню. Проработка, ценообразование.
• Запуск меню. Работа с чек-листами.
• Запуск меню. Как правильно оформить меню для ресторана.
• Запуск меню. Типичные трудности и их решения.
• Первая инвентаризация. Разбор результатов. (Эта статья)
• Аналитика продаж и оптимизация меню.

Вот вы и отработали первый месяц. Самое время провести первую инвентаризацию и снять отчёты продаж.

Эта важная операция, которая повлияет на вашу маржинальность, т.е. на прибыль. Как часто проводить инвентаризацию:

1. Ежемесячно — для планового контроля остатков.
2. Ежедневно — только в случае с баром. Поскольку пересчёт позиций кухни занимает очень много времени из-за большой продуктовой матрицы, большой площади расположения продуктов друг от друга и разных единиц измерения (штуки, килограммы, литры). Делать ежедневные замеры продукции кухни нужно только в случае, если какой-то продукт минусует по необъяснимым причинам, чтобы найти причину минуса.
3. Внепланово — при увольнении повара, например, или в случае участия в выездной торговле.
4. Еженедельная — рекомендуется только для подсчёта остатков самого дорогостоящего сырья.

Сам процесс пересчёта продукции склада стоит доверять только старшим смены и бухгалтеру — по понятным причинам. Обычно инвентаризацию проводят бухгалтер, су-шефы и шеф-повар. До инвентаризации, для точности полученных данных, должны быть закрыты все счета по «киперу», проведены все списания и накладные от поставщиков.

При количественном учёте продукции склада, продукты на момент инвентаризации сверяют в граммах, литрах и штуках.

При суммовом — смотрят на остатки в деньгах. При этом у вас может быть недостача по дешёвым продуктам и плюс по дорогим, которые могут вывести итоговую сумму в плюс.

Количественно-суммовой учёт предполагает разумную пересортицу в одинаковых группах продуктов. Например: у вас может быть пересортица между говяжьей вырезкой, тазобедренной и шейной частью.

При этом, одни ингредиенты могут перекрывать другие в группе «говядина» в деньгах. Но если у вас, например, плюсуют специи, но минусует мясо в общем количестве, то в случае с количественно-суммовым учётом вы не можете перекрывать минус плюсом по другой группе товаров.

Я рекомендую пользоваться именно количественно-суммовым учётом при аналитике склада. Просто потому, что кухня — это не аптека и не магазин, чтобы надеяться, что все данные сойдутся грамм в грамм.

Например, даже если вы получаете овощи и фрукты всегда в идеальном качестве, нужно понимать, что они не калиброванные и процент отхода колеблется в граммах. Ваш повар просто физически не может взвешивать и записывать каждый лишний завявший листок на кочане капусты.

При суммовом учёте, напротив, можно столкнуться с тем, что повара целенаправленно начнут экономить дорогие продукты в блюдах, замещая их дешёвыми в общем весе. По итогу можно получить плюс по мясу, рыбе, специям, благородным сырам и морепродуктам и необъяснимо огромный минус по всем остальным категориям продуктов.

Такая пересортица, естественно, скажется на качестве ваших блюд. Как следствие, вы можете потерять своих посетителей, которые остались не удовлетворены.

В этом случае мы понимаем, что повара обманывают вашего посетителя, не докладывая ему продукты в блюдо. Лучше всегда контролировать этот факт самостоятельно.

В своих заведениях мы просим наших бухгалтеров и администраторов рандомно провешивать еду, отдаваемую на заказ посетителю раз в два-три дня.

Если же вы получили минус по инвентаризации, то это уже совсем другая история. В такой ситуации причины могут быть следующими:

• ошибка в оприходовании товаров на склад со стороны бухгалтерии;
• ошибка в списании продуктов в технологических картах;
• работа повара без использования весов;
• воровство;
• неучтённые проценты отхода продуктов.

Давайте разберёмся в каждой причине по отдельности.

В случае с ошибкой в оприходовании товаров, сырье может поступить в штуках, а оприходоваться в весе. Либо наоборот. Кроме того, накладная может быть «задвоена» в программе.

Бывает и так, что продукты пустили в расход до внесения накладной в систему, и, на момент внесения накладной, в систему поступят фактические данные о сырье, которого практически уже нет.

В последнем случае продукты просто не списываются программой, потому что она не видит их, а того чего нет — невозможно списать. Для того чтобы не столкнуться с такой ошибкой, нужно своевременно вносить накладные в программу.

Также можно ошибиться в удвоении товара в программе. Например, к вам приходит «треска охлажденная», а в технологической карте значится «треска филе». Таким образом, в программе будет два продукта, которые называются по-разному.

Один из них не списывается, потому что данные о нём не внесены, но расходуется в реальности. А другой поставлен в приход, но не списывается, поскольку не значится в техкарте.

В случае с ошибкой в технологической карте, какого-либо продукта может попросту не быть в карточке (в составе блюда). Также на продукт может быть не указан или неверно указан процент отхода.

Для того чтобы такого не случилось, до запуска меню шеф-повар обязан проверить правильность данных в техкартах за бухгалтером-калькулятором после того, как тот их внесёт.

По поводу работы повара без весов объясняться в причинах минуса не нужно. Повар обязан пользоваться весами, какая бы «запара» не была на кухне в его смену.

Как уже говорилось, дорогостоящие заготовки лучше порционировать заранее. Чтобы не взвешивать каждый ингредиент для каждого блюда, можно пользоваться мерными ложками, черпаками, дозаторами, диспенсерами и прочими приспособлениями.

Воровство, к счастью, чаще удел лишь заведений экономящих на зарплате поваров.

Если человек считает себя профессионалом, дорожит своей репутацией и заработком в вашем заведении — воровать он не станет. Но вам нужно быть готовым ко всему.

Самый простой способ не столкнуться с воровством среди подчинённых — не создавать им условия для этого. Поставьте камеры на кухне, это самое банальное, что вы можете сделать.

Кроме того, воровать могут и повар на пару с официантом. Раньше такое воровство называлось в общепите «левак». Чтобы избежать таких заговоров, право на отмену чека должно быть только у администратора. Провести скидку должен иметь возможность только ваш администратор.

Также стоит помнить о том, что после увольнения любого работника (сам он ушёл или вы его уволили), инвентаризацию нужно провести до того, как рассчитать работника. В случае ухода работник действительно может прихватить с собой что-то из вашего, и те, кто остался у вас работать, не должны за это отвечать.

Воровать может и ваш шеф-повар при недостаточном контроле со стороны бухгалтерии. Если, например, повысить процент отходов на обработке дорогого продукта в два-три раза — его можно забирать домой и раздавать всем желающим, без опасения быть наказанным. Просто потому, что ваша программа не покажет минус в этом случае.

Также в наше время существуют сервисы которые могут отслеживать уровень качества работы персонала, добросовестность работников и прочие моменты, которые приносят вред вашему заведению. Чаще всего это организации, которые анализируют работу сотрудников через видеонаблюдение. Например, EWAS.

Это самая интересная причина минуса. Такие ошибки могут быть везде.

Допустим, вы испекли из слоёного теста гриссини (хлебные палочки). Вы взяли на входе 25 граммов теста и, взвесив палочку по готовности, получили 24 грамма. Данные были записаны в таком виде в технологическую карту, и она была отдана повару в пользование.

Целый месяц повар готовил по чеку блюдо, в состав которого входит 150 граммов гриссини, и, как следствие, на кухне минус по слоёному тесту. Почему так? Потому что после полного остывания, когда из выпечки ушла влага вместе с паром, одна палочка стала весить не 24, а 17 граммов.

Соответственно, повар закладывал больше теста, чем прописано в техкарте, просто потому, что готовый полуфабрикат взвесили после выпечки раньше, чем нужно, при контрольной проработке блюда.

Кто в этом виноват? Конечно не повар, а ваш шеф, который не знает особенностей полуфабриката.

Ошибки в карте могут встретиться на любом этапе. При порционировании соуса, можно оставить соуса на ложке на 3% больше, чем вы рассчитывали, а разные виды пасты привариваются в весе по-разному. Главное — получив минус по какому-то продукту, вначале проверьте, правильно ли он списывается по техкарте, а уже после этого ищите причину в другом.

Кстати, повара могут обмануть вас также слишком большими списаниями, чтобы перекрыть недостачу продуктов. Имейте в виду — нормальным количеством списаний для кафе и ресторанов, с полным циклом приготовления, где заказы чаще готовятся по-свежему, «из под ножа», нормальным допустимым процентом списания будет 1,5% от прихода товаров за месяц в деньгах.

Каких только причин недостач я не находил в своей работе, пока не добился стабильности в отчётах по инвентаризации. Вот вам ситуация которая случилась в реальной жизни.

Однажды в ресторане мы столкнулись с тем, что у нас минусуют апельсины.

Мы подумали, что поставщик привозит разные по сочности апельсины, но от поставки к поставке не нашли ни одного высохшего фрукта. После мы проверили все технологические карты на все блюда которые готовятся на кухне. Всё правильно.

Далее проверили правильность внесения приходов и списания расхода. И тут ошибок не нашли. На воровство думали в последнюю очередь, поскольку вся кухня была увешана камерами и холодильник с фруктами также был под наблюдением.

Всё указывало на то, что повара добавляют в блюда больше, чем нужно. Но, как оказалось позже, и этот вывод ошибочный.

Когда минус повторился и в следующем месяце, да ещё и в большем объёме, мы стали следить за работой поваров в процессе. Мы нашли ту самую ошибку.

Вот вам тема к размышлению. Напишите причину, по которой минусовал апельсин, в комментариях. А в следующей статье я дам правильный ответ.

По просьбам читателей, я создал свой Telegram-канал, где вы сможете следить за выпуском новых статей. Также туда я публикую свои мысли о мире ресторанной кухни и ответы на интересные вопросы.

С уважением, Сергей Моховцов.

#кухня #рестораны