Как превратить юристов из бюрократов в опору компании

Бывает, что корпоративные юристы — люди, которые не показываются из кабинета и иногда вставляют палки в колёса другим отделам. Но в «Фоксфорде» они сами ходят к бизнес-заказчикам и предлагают идеи. Юрист онлайн-школы «Фоксфорд» Катя Кулакова рассказывает, как работает юридический отдел, который живёт интересами компании.

Наше отличие от других инхаусных юристов — бизнес-ориентированный подход. Мы не говорим «нет» любому новому проекту и не делаем договоры «просто чтобы были». Вместо этого интегрируемся с бизнес-командами и помогаем им достигать целей, работая на основе четырёх принципов:

Ниже рассказываю, в чём суть каждого принципа и как он помогает на практике.

К составлению документов можно подходить формально: получил задачу, внёс стандартные правки в документ, распечатал и подписал. Звучит понятно, но так вряд ли выйдет построить стабильные отношения с клиентами и контрагентами. Формально составленный договор с высокой вероятностью вернётся к юристу, но уже в нервно дрожащих руках менеджера, восклицающего: «Мы вообще не думали, что всё так пойдёт! И в договоре про это совсем ничего нет! Что теперь делать-то?!»

Чтобы такого не случалось, мы относимся к договору не просто как к бумаге, которую нужно подписать для начала работы или перечисления предоплаты. Для нас договор — это реальный роадмап сотрудничества. Мы погружаемся в суть проекта и стараемся понять, что будет происходить между сторонами с точки зрения бизнеса. Для этого задаём вопросы нашим менеджерам и представителям контрагента. Обычно после таких интервью у нас win-win: юрист получает бизнесовый контекст для согласования договора, а менеджеры чётко осознают последовательность действий в рамках сотрудничества и шаги на случай «а вдруг».

После интервью мы добавляем в договор описание реальных рабочих процессов, учитывая все кейсы — приятные и неприятные. Потом всё перепроверяем: устраивают ли условия, уложимся ли в сроки приёмки результата, нужно ли сделать порядок коммуникации с контрагентом более гибким и насколько просто мы сможем выйти из договорных отношений, если контрагент будет нарушать условия договора.

Мы стараемся подключаться к новым проектам на ранних стадиях, заранее продумывать юридическую сторону сотрудничества и управлять рисками. Поэтому о наших договорах вспоминают не когда что-то пошло не так, а заглядывают туда постоянно: это снимает большинство вопросов в момент их появления.

Хороший юрист понимает, чем живёт компания, к каким целям бежит. Чтобы не отставать от бизнесовой команды и помогать ей двигаться ещё быстрее, важно быть в курсе всех начинаний, быстро давать юридическую поддержку и рассказывать другим, над чем ты работаешь.

Для синхронизации с бизнесом мы используем два инструмента: сквозное целеполагание и отлаженную коммуникацию.

Сквозное целеполагание означает две вещи:

В «Фоксфорде» цели прозрачны: все команды, от топ-менеджмента до отдельной группы, фиксируют цели в одном документе, проговаривают их на общих встречах и открыто отмечают прогресс по каждой. Юристы формируют свои цели, опираясь на цели бизнеса и смежных подразделений.

Второй инструмент, который помогает нам синхронизироваться с бизнесом — прозрачная отлаженная коммуникация.

Юристы участвуют в планёрках бизнесовых команд, что позволяет узнавать о новых запусках и проектах, к которым нужно подключиться. Мы часто сами предлагаем войти в рабочую группу, если видим, что можем помочь.

Ещё встречаемся с нашими ключевыми внутренними заказчиками: проговариваем цели и ожидания на следующий период (квартал или год); обсуждаем, что получилось в общей работе, что пошло не так, что «болит», как сделать так, чтобы аналогичные проблемы не возникали в будущем. Получаются своего рода глубинные интервью, которые помогают подкорректировать внутренние процессы, выявить слабые места и вовремя их пофиксить.

А дважды в год мы замеряем CSI (индекс удовлетворённости сервисом) — просим бизнес-заказчиков оценить юридический отдел по трём параметрам:

Коллеги оценивают нас по балльной шкале и оставляют другие комментарии по нашей работе. В итоге юридическая команда понимает, где требуются корректировки, чтобы помогать бизнесу бежать ещё быстрее.

Кроме получения обратной связи от коллег, мы сами рассказываем о своей работе и проектах так же, как это делают продуктовые и бизнесовые команды, например:

Благодаря отлаженной коммуникации и доверию со стороны внутренних заказчиков в компании не возникает ситуаций, когда какой-то риск реализуется, а компания не готова к этому с юридической стороны, потому что юристы были не в курсе.

Чтобы иметь возможность так глубоко погружаться в бизнес и уделять время общению с заказчиками, нужно что-то делать с юридической рутиной.

Мы оптимизируем юридические и кросс-функциональные процессы и автоматизируем часть работы. Такой подход не нов, но мы используем его системно, буквально каждый месяц анализируя выполненные задачи и задавая себе вопрос: где у меня рутина, могу ли я её оптимизировать или автоматизировать?

В выявлении рутины нам очень помогают результаты глубинных интервью с бизнес-заказчиками, а ещё используемая для трекинга задач Jira — система управления проектами. Фиксируем в ней все задачи, работа по которым занимает больше нескольких минут. Система помогает в целом не терять задачи и историю работы по ним, видеть общую нагрузку юридического отдела, статус по отдельным задачам, количество задач по каждому бизнес-юниту. Мы анализируем все эти данные и, если замечаем объём однотипных задач, думаем, как можно оптимизировать работу по ним.

Ещё стараемся исключать ненужные звенья из процессов. Если кто-то, как почтовый голубь, передаёт туда-сюда сообщения, мы вычёркиваем его из процесса и налаживаем связь между исполнителями напрямую. Иногда таким «голубем» может быть даже клиент.

У клиентов и сотрудников часто возникают вопросы в юридической сфере. Чтобы снимать неопределённость и возможную тревожность, мы стараемся делиться своими знаниями.

Кроме просвещения клиентов мы активно делимся своей юридической экспертизой с командой Фоксфорда. Например, недавно записали обучающий курс про юридические особенности всех наших продуктов. Теперь любому, а особенно новому сотруднику не нужно по каждому вопросу бегать к юристу: чтобы понять юридические особенности продукта, достаточно просто посмотреть курс. Впрочем, если человек придёт с вопросами напрямую к юристу – мы, конечно, ответим.

Кроме курса у нас много чек-листов, памяток и шаблонов документов, которые облегчают менеджерам повседневную жизнь. Каким требованиям должны соответствовать рекламные материалы, как можно использовать чужие результаты интеллектуальной деятельности, как должна выглядеть справка об обучении — ответы на все вопросы можно найти в нашей базе знаний в Notion.

Мы постоянно анализируем новые практики рынка как в сфере образования, так и в целом в сфере цифрового и гражданского права, удачные решения адаптируем для своих задач и рассказываем о таких best practices коллегам.

На мой взгляд, самое главное в юридическом отделе — каким юристы видят результат своей работы. Кто-то хочет сделать всё по букве закона. Другие считают искусством использовать лазейки и обхитрить закон. Третьи – чтобы ни в коем случае не реализовались риски и «не прилетело».

У нас свой подход. Наша работа — создавать для продуктов и проектов Фоксфорда юридически корректную «правовую упаковку», которая будет помогать компании достигать своих целей, а не мешать этому. Именно так мы помогаем выполнять бизнес-задачи.