Каким будет ЭДО и хранение документов в 2022 году?

Вопросы долгосрочного хранения и электронного обмена документами без утраты их юридической значимости назревают давно, и пандемия еще раз обострила их. Непонятно, как удалённо работать с архивом бумажных документов? Возникла необходимость «очертить правила» игры» на законодательном уровне. Ожидается, что ответить на возникшие запросы сможет новый законопроект № 1173189-7 «О внесении изменений в ФЗ „Об информации, информационных технологиях и о защите информации“» и подзаконные акты. Весной 2021 г. закон прошёл первое чтение и, вероятнее всего, будет принят уже в этом году.

1. Про закон, что даст его принятие

В условиях самоизоляции и дистанционной работы согласование, подписание, пересылка и хранение документов в бумажном виде вызвали массу неудобств, а компании, внедрившие электронный документооборот, выиграли на фоне более консервативных конкурентов. Ожидается, что новый закон позволит снять большинство оставшихся неурегулированных вопросов. Он устанавливает 100%-ю значимость электронного документооборота (ЭДО), признавая его равным бумажным. Дополнительно он введёт понятие дубликата. Им может быть бумажный документ относительно электронного, и наоборот. Появится понятие переформатирования документа с сохранением его юридической силы, что крайне важно для организации хранения документов.

Современные платформы, в частности Docsvision, уже готовы обеспечить удобный перевод в электронный вид документов, которые ранее хранились в бумажном виде. Это позволит избавиться от обязательных бумажных архивов, чье обслуживание требовало инвестиций. Например, текущий бумажный архив можно перевести в цифровой вид, если воспользоваться функциями потокового сканирования, распознавания данных и занесения их в систему. Скан-копии всегда допускается распечатать. А сам архив хранит историю взаимодействия с загруженными документами.

2. Описание положения в законе

Изложим кратко суть закона в следующих пунктах:

- Формализуется понятие дубликата документа, при этом сохраняется его юридическая значимость. Разрешён дубликат бумажного/электронного документа. Дубликат может создаваться в бумажном/электронном виде. Можно перегонять в электронный вид данные, которые ранее хранились на бумаге, создавать электронные архивы с удобным поиском и историей операций с документами.

- Формализуется сама процедура формирования дублирующего документа. Конвертировать документы смогут сотрудники, которым организация предоставила такие права. Как следствие, гибкая настройка прав доступа позволяет администраторам СЭД делегировать полномочия на создание таких документов определённым сотрудникам.

- Подписание электронного дубликата усиленной КЭП со штампом времени. Заверенные таким образом документы будут храниться в электронном архиве. Повторное подписание УКЭП уполномоченным лицом продлит юридическую значимость документа. Переподписывать документ можно бесконечно. Перед очередным подписанием разрешено сделать дубликат документа в новом цифровом формате, если это будет необходимо.

Электронный документ со штампом о подписании электронной подписью

Платформа Docsvision позволяет заверять документы всеми видами электронных подписей, в том числе усовершенствованной квалифицированной подписью, содержащей данные о точном времени подписания документа, валидности сертификата в определённых датах. Заверенный таким образом документ может храниться до 15 лет.

---- Сохранение юридической значимости дубликата:

1. На весь период действия электронной подписи и неизменности документа.

2. При наличии автоматической регистрации действий с электронным документом и обеспечения сохранности соответствующих данных на протяжении срока его хранения и 3 лет после его истечения.

3. При соблюдении требований, касающихся хранения документов в электронном виде. Кроме подписи важно обеспечить необходимые условия хранения и протоколирования действий с данными. Ожидается, что подробные требования будут отражены в подзаконных актах.

3. Актуальность закона

В электронном документообороте заинтересован не только бизнес. В рамках концепции, принятой ФНС, до конца 2024 г. в электронный вид планируется перевести 95% счетов-фактур и 70% транспортных документов. Принятие закона усилит спрос на ЭДО. Возникнут новые виды услуг по обработке и хранению электронных документов. Ожидается стремительное развитие облачных сервисов.

4. В чём польза для бизнеса?

Закон актуален и важен для любых компаний и организаций. Малым предприятиям он позволит вести документооборот в облачных сервисах. Будет обеспечена доступность и значимость ЭДО для любых проверок. Крупные организации смогут получить значительную экономию от ликвидации бумажных документов. Появятся облачные сервисы (архивы) юридически значимого хранения. Сократятся затраты компаний на обработку и хранение бумажных вариантов, повысится прозрачность заключаемых сделок. Госорганы массово перейдут на безбумажный обмен документами с бизнесом.

Электронный архив вчера

Однако, чтобы перейти на ЭДО, многим компаниям придётся доработать уже имеющиеся решения. Возможно, придётся изменить порядок взаимодействия с операторами ЭДО. В связи с изменившимися требованиями к созданию, хранению и использованию электронных документов потребуется усиление контроля правильности заполнения «первички» в режиме реального времени, так как они смогут поступать от операторов электронного документооборота непосредственно в контролирующие органы (будет широко внедряться налоговый мониторинг).

Электронный архив завтра

В части долгосрочного хранения ещё не определён регламент передачи электронных документов в государственные архивы. Со своей стороны поставщики СЭД будут стараться максимально оперативно реализовывать требуемые интерфейсы по мере их формализации. Новые изменения и приведение к единому формату улучшит и упростит ЭДО для бизнеса.

Дополнительно появится возможность расширения за счёт урегулирования международного ЭДО (организация трансграничного обмена документами с иностранными контрагентами).

5. Изменения рынка ЭДО/СЭД

Принятие закона может привести к созданию новой отрасли услуг по обеспечению облачного хранения электронных документов. Такой шаг существенно сократит затраты на сопровождение бумажных архивов документов компаний. Новый закон станет мощным драйвером развития рынка СЭД и электронных архивов. Для этого нужно не только принятие закона Государственной Думой, но и формирование всех подзаконных актов, уточняющих регламентов и требований к ПО, создание соответствующей инфраструктуры сервисов и внедрение необходимого программного обеспечения. Производители ПО, в частности компания «ДоксВижн», уже предлагают необходимые решения в СЭД. Бизнесу остаётся лишь дождаться от государства окончательного принятия необходимой нормативной базы.