Как мы спасали ФОТ клиента: кейс про подработки, дефицит персонала и ручное управление

Итак, представьте, мы проводим обследование процессов одного из клиентов, и я регулярно становлюсь свидетелем подобных диалогов. Однажды я лично наблюдал, как в поисках подмены не вышедшего на смену сотрудника начальник одного из цехов провел более 3 часов, буквально бегая по производству между корпусами в поисках людей с необходимым опытом и навыками, а потом еще 1 час потратил на согласование перевода этого человека к себе в цех.

Если мы разберем этот конкретный кейс и выясним, почему в этой компании так трудно найти сотрудника на замену и на что в основном уходит время, то окажется, что причин четыре, и все они вполне типичны для бизнеса со штатом линейного персонала от 100 человек.

Во-первых, играет роль отсутствие единого корпоративного канала для поиска персонала. Это значит, что каждый из руководителей решает данную задачу по-своему. Бегает по предприятию и ищет свободного человека у руководителей, звонит/пишет на телефоны/почту коллегам, уточняет информацию в отделе кадров.

Во-вторых, если у вас нет единого хранилища навыков сотрудников, найти кого-то со специфическим опытом или допусками — это прям задача со звездочкой. Зачастую пул таких специалистов узкий и оперативно искать подходящую замену, если все в этом пуле заняты, вы будете долго и, возможно, безуспешно.

В-третьих, важно, как у вас организовано управление переработками. Во многих компаниях формирование графиков происходит в Excel, который сложно назвать единой системой. Это хранилище данных, но не более. А это значит, что подбор кандидатов становится еще более длительным. Потому что нужно еще отдельно отследить, какое количество рабочих часов у него наберется по итогам месяца или года, если вы привлечете его в подработку.

Следующий фактор — взаимодействие с внешними поставщиками персонала или соседними филиалами. Потому что все процессы описываются во все тех же Excel-файлах, которыми вы обмениваетесь по почте, и вряд ли в них есть информация о том, вышел ли конкретный аутстаффер на смену или нет, сколько часов проработал по факту и насколько качественно.

Мы поделились инсайтами с заказчиком. Оказалось, что с высоты топ-менеджмента проблема не воспринималась как системная, а подход к решению не вызывал вопросов, потому что ситуация в целом типичная.

Мы предложили клиенту внедрить с помощью биржи смен уберизацию персонала. Автоматизировать поиск исполнителей на неназначенные смены. Собрать компетенции сотрудников, доступы и актуальные данные об их графиках в одном месте, чтобы подбор кандидатов был моментальным. И дать сотрудникам мобильное приложение, чтобы они сами откликались на дополнительные смены.

Клиент согласился. Уже через 2 месяца профицит и дефицит персонала стали исчезать и начала расти производительность. А через 3 месяца 15% формирования комплектации персонала осуществлялось через биржу смен. Сейчас этот показатель близок к отметке в 60%.

Одна из тех ситуаций, когда автоматизация работает на выстраивание процесса там, где его фактически не было. Один из тех кейсов, когда важно подсветить собственникам компании проблемы, которые могут быть им не видны. Один из тех примеров, которые показывают, что управление линейным персоналом требует цифровизации даже больше и громче, чем управление талантами.

Это главная задача биржи, и при наличии людей она с ней всегда справляется

Дефицит персонала закрывается внутренними ресурсами (выходы сотрудников на подработку), а не через привлечение аутстафферов. Не будем забывать, что как правило, покупать приходится полную смену внешнего сотрудника, даже если у вас запрос всего лишь на 4 часа. А внутренний сотрудник может выйти на эти 4 часа в дополнение к основной 8-часовой смене, и именно эти 4 часа подработки вы ему и оплатите.

Вы публикуете смену на бирже и получаете отклики или находите тех, кто вам нужен, с помощью расширенного поиска в том числе по нужной классификации. Плюс вы сразу видите месячную нагрузку сотрудника, а значит, вам будет проще соблюдать трудовое законодательство и договоренности с конкретным сотрудником.

Сотрудники получают возможность дополнительного заработка, могут самостоятельно откликаться на подработку — это создает приятное и ценное ощущение контроля над собственным рабочим и свободным временем и достатком. А еще это дает возможность сотруднику развивать те навыки, которые могут быть не востребованы на основной позиции.

Возможность закрывать неназначенные смены с помощью внутренних ресурсов минимизирует потребность в вынужденных переработках персонала. При этом у каждого сотрудника появляется возможность самостоятельно повышать свою нагрузку, если у него для этого есть ресурс.

Максимально этот эффект проявляется, если вы внедрите не только биржу смен, но и цифровое табелирование и достоверный учет рабочего времени. Тогда вы получите цельную картинку нагрузки персонала и сможете перераспределять его стратегически и тактически.

Запросить демо Goodt WFM: https://goodt.me/wfm/