Кейс автоматизации БП - 94 т.р. один раз потратить, чтобы экономить 131 т.р. в месяц
Люблю я задания по автоматизации, где легко подсчитывается экономическая выгода. На этот раз мое подразделение решило задачу, которая экономит 266 часов труда в месяц менеджеру-оператору обработки заказов с маркетплейсов и около 50 часов в месяц сборщику на складе.
Для получения реальной выгоды от автоматизации всегда нужны большие обороты и объемы. Нет смысла автоматизировать процесс, где экономия будет теряться в затратах на реализацию и поддержке системы.
Началось все с того, что на одном из маркетплейсов(далее МП) дела пошли очень хорошо. В результате произошло скачкообразное увеличение заказов. В январе было около 1800 заказов, в марте 5400, а за первые 9 дней апреля обработали уже 2300.
Как результат, девочки операторы с середины февраля начали работать по вечерам и выходным, а сотрудники склада, которые обрабатывали эти заказы, задерживались на 2..3 часа каждый день для комплектации.
Бизнес процесс выглядел примерно следующим образом:
- Заказ поступает в системе МП;
- Заказ попадает в 1С, товары встают в резерв;
- 1С автоматически создает документ реализации;
- Менеджер-оператор вручную подтверждает заказ в системе МП и указывает там номер Реализации;
- Сборщик заказа собирает заказ и определяет количество транспортных единиц, на которые разбивается заказ. Он пакует и присваивает товарам заказа номера транспортных единиц;
- Информация о количестве Транспортных единиц и товарах в них передается менеджеру посредством WhatsApp (WhatsApp, КАРЛ!);
- Менеджер-оператор вручную в системе управления МП разбивает товары по Транспортным единицам и получает Этикетки со штрих кодами МП, которые должны быть наклеены на товарные единицы;
- Менеджер распечатывает эти этикетки в PDF и передает их на склад (да-да, опять посредством WhatsApp);
И дальше самое интересное… это происходит вечером. На складе уже стоит собранных и промаркированных внутренним ШК уже около 300 сборок и на которые надо наклеить этикетки МП
- Операторы распечатывают эти этикетки и бегают по складу и в ручном режиме ищут нужные сборки, куда их надо наклеить;
- После этого эти товары уже можно размещать на паллетах и отправлять в МП.
Менеджер на каждый заказ тратит от 2 до 3 минут. Это операции по подтверждению и комплектации. Т.е. 8000 заказов, на которые мы выходим в апреле, это 16 тысяч минут, даже если брать по нижней планке в 2 минуты. Или же 260 человеко-часов работы менеджера-оператора.
Рецепт решения:
1С разработчик на 12 часов - 1шт;
WEB разработчик на 22 часа - 1шт;
1 бизнес аналитик - на 26 часов - 1 шт;
Аналитик расковыривает текущий процесс, охреневает от увиденного. Изучает работу менеджера в интерфейсе МП, в 1С, ходит на склад и изучает, как именно работают операторы и сборщики на складе. Затем изучает API методы МП, тестирует их работоспособность в Postman и выдает задачи по настройке обменом данными разработчикам. В данном кейсе для ускорения процесса он же занимается тестированием и выполняет функции деливери менеджера, т.к. все это производится практически на живой системе.
В результате 1С разработчик настраивает передачу триггеров о том, что создана Реализация и о том, что товарам в Реализации назначены Транспортные единицы. Эти события передаются в самописную систему управления работой с МП и устанавливает нужные статусы в МП.
Далее система управления осуществляет автоматическую комплектацию заказа, печатает этикетки и передает на склад.
По затратам:
Бизнес аналитик - 26ч х 1800 р/ч
Разработчики - 34ч x 1400 р/ч
Итого затрат в денежном выражении:
94 000 р единоразово
Экономия в мес
266 человеко-часов оператора со стоимостью оплаты 400 р/час
50 человеко-часов сборщика на складе со стоимостью оплаты 500 р/час
Всего: 266х400+50х500, 131 400 р ежемесячно при сохранении текущей нагрузки.
Profit!
Затраты по времени указаны с учетом первичной разработки решения, тестирование, исправления ошибок и установки на автоматическую работу.