Финансовое планирование: 2 способа, как распределить деньги в бизнесе
Существует три типа планирования: стратегическое, тактическое и операционное. Про стратегическое я уже рассказывала в статье «Как быть без финансовой стратегии. Спойлер: не так хорошо, как с ней». Сегодня поговорим про операционное.
Операционное планирование — это процесс распределение денег на операционном уровне. Обычно распределение происходит каждый день или каждую неделю.
В этой статье я рассказала про два способа операционного планирования которые разделят жизнь собственника буквально на до и после: вы забудете о кассовых разрывах и долгах, начнете крепче спать и спокойнее заниматься развитием компании, а со вторым методом ещё и вспомните, что такое дивиденды.
Способ №1. Платежный календарь
Платежный календарь — классический способ распределения финансов компании. Работает это так:
- Создают регламент по оплате счетов. Это документ, в котором фиксируют порядок прохождения и согласования платежей в компании. Если у вас такого нет, делюсь своим.
Регламент по оплате ЗРС. - Назначают инициаторов платежей, которые делают заявки, то есть выписывают все платежи, которые у них будут в следующем месяце.
- Руководители инициаторов или бухгалтер всё согласовывает.
- Финально аппрувит всё финдир или собственник. Советую, конечно, нанимать финдиректора и передавать ему эту задачу — жизнь собственника разделится на до и после, когда он делегирует согласование платежей.
- Финдир формирует платежный календарь на следующий месяц, учитывая плановые поступления, и утверждает его с собственником.
Если платежный календарь сформирован с отрицательными показателями, конечно, процесс затягивается: топы компании, например финдир и коммерческий директор, проверяют все платежи и плановые поступления, корректируют то, что можно скорректировать, и только после этого несут всё собственнику на финальное согласование.
Это типовой способ планирования платежей в компании, и, как по мне, он не про развитие компании, а про «мы окупили затраты».
Способ №2. Распределение на фонды
Это технология АТМ. Её суть заключается в другом: не распределить финансы, а сначала выделить точку безубыточности с учетом выплаты дивидендов и расходов на развитие компании. Конечно, звучит как завышенная точка, но я ее называю «точка спокойствия». Сейчас будем разбираться.
Технология строится на фондах:
- расходы, без которых бизнеса не будет: закупка товаров, логистика;
- расходы, без которых случится форс-мажор: налоги с зарплат, штрафы, дивиденды;
- расходы на цели компании: бонусы, маркетинг, обучение;
- расходы постоянные: канцелярия, страховки, банки, склады.
Обратите внимание, что дивиденды находятся в фонде, то есть в этой технологии дивиденды — обязательная статья расхода, а не «как повезет» в платежном календаре. Михаил Гребенюк тоже рекомендует этот способ, но важно отметить, что не всем он подойдет. Например, у кого обширная продуктовая линейка с разной маржинальностью и слишком много долгов, которые нужно отдавать. Тут логичнее ввести отдельный фонд.
Как это работает:
- Как только поступили деньги, их распределяют по фондам.
- Один день в неделю платятся все платежи с фондов, а не с расчетного счета.
- Когда приходят поступления, их снова распределяют по фондам. И так по кругу.
💡 Важно: если, например, на статье «маркетинг» остались деньги, их трогать нельзя: вы не можете их вывести как дивиденды или потратить на что-то другое — вы их можете только копить дальше.
Как это внедрить:
- Выписываем статьи за последний год: доходы и расходы с разбивкой на категории.
- Смотрим, какой объем в процентах какая статья занимает.
- Перекладываем показатели на текущий год.
- Создаем виртуальные счета для каждой статьи и начинаем работать с фондами.
- Каждый день финансовый менеджер считает, сколько было поступлений, и распределяет деньги по фондам.
Основные принципы такого финансового распределения:
- в список одобренных расходов включают только то, на что есть деньги в момент проведения планирования. Рассчитывать на будущие поступления запрещено;
- руководитель финансового департамента и руководители подразделений отвечают за то, чтобы деньги направлялись туда, где они дадут лучший результат;
- никто не может потратить деньги на что-то, если эти деньги не были предварительно выделены;
- прежде, чем заказывать что-либо или брать на себя денежные обязательства от лица компании, сотрудник или руководитель должен добиться, чтобы на это были выделены деньги. Расходы на закупку товара — исключение.
Больше — в положении по финансовому планированию.
В этой технологии все жестко: у нас есть категория расходов и понимание, сколько процентов от поступлений куда мы перечисляем. Отойти от такого плана и потратить больше будет нереально — он держит в узде. Правда, периодически вы можете корректировать %. С платежным календарем так не получится — там мы отталкиваемся от доходов и иногда можем потратить больше, чем следовало бы.
Инструменты для распределения денег
Я перечислю несколько инструментов. Советую потыкать каждый и выбрать то, что больше понравится, но все-таки и учитывать размер бизнеса. Например, если у вас микробизнес, вам хватит «Экселя» или «Гугл таблиц».
«Эксель» и «Гугл таблицы». Это бесплатные онлайн-сервисы. Данные придется вводить вручную, подставлять формулы — тоже, но успокаивает то, что можно это сделать один раз, а потом переносить с одного листа на другой. Принимать сложные управленческие решения будет тяжело — аналитики, очевидно, нет.
1С и сервисы бухучета. Не самый удобный вариант, как по мне, но всё же. Например, 1С можно немного видоизменить и подстроить под финансовый учет. Для этого понадобится нанять человека, чтобы он сразу все настроил. Еще можно попробовать онлайн-бухгалтерию: владелец ведет в программе учет, отправляет платежки, переводит зарплаты, а система сама формирует и бухгалтерские, и управленческие отчеты.
Специальные программы для финансового учета. Сначала нужно будет подключить к сервису интернет-банк, заполнить некоторые отчеты, а после система сама будет их формировать. Таких программ я знаю несколько: «Финтабло», «Финолог», «Контур Эльба», «СБИС» и «Мое дело». Если что-то забыла, пишите в комментарии 👇🏻
Еще раз коротко
- Есть два способа операционного планирования: платежный календарь и система фондов.
- Платежный календарь: отталкиваемся от доходов, выплачиваем дивиденды по принципу «как повезет.
- Система фондов: отталкиваемся от %, который должны закидывать на фонд, дивиденды — обязательная статья расходов.
- Инструментов для распределения денег много. Микробезнсу подойдет «Эксель» или «Гугл таблицы».
Поможем с операционным планированием
🔥 Проанализируем ваши траты за последний год
🔥 Разработаем оптимальную систему фондов и рекомендуемый % отчислений в соответствии с вашей нишей и типом бизнеса
🔥 Проверим как конкуренты распределяют средства. Это кстати важно, чтобы понять не много ли тратите.