Автоматизация рекламаций: как мы сократили операционные затраты на 4,5 млн рублей в год
Как бизнес теряет деньги на ручной обработке рекламаций
Любой бизнес сталкивается с рекламациями. Ошибки на производстве, брак, проблемы с логистикой — всё это требует быстрого и эффективного решения. Однако во многих компаниях процесс обработки рекламаций остаётся архаичным: бумажные акты, бесконечные согласования, ручное внесение данных. В результате бизнес теряет время, деньги и клиентскую лояльность.
Компания GRASS — один из лидеров российского рынка промышленной химии — столкнулась с проблемой затянутых процессов обработки рекламаций. Менеджеры и дилеры тратили часы на оформление претензий, ошибки в данных приводили к повторным проверкам, а клиентам приходилось долго ждать решения. Мы, команда 34ВЕБ, взялись за задачу и решили её с помощью комплексной автоматизации.
Основные проблемы
- Долгое время обработки — подача рекламации занимала до 4 часов.
- Высокий риск ошибок — из-за ручного ввода данных менеджерам приходилось перепроверять претензии.
- Снижение клиентской лояльности — ожидание решения затягивалось, что вызывало недовольство партнёров.
- Сложности с маркировкой Честный ЗНАК — ошибки в учёте кодов влекли штрафы и дополнительные проверки.
Мы поставили перед собой цель: сократить время обработки рекламаций, минимизировать ошибки и сделать процесс удобным для всех участников.
Как мы навели порядок: пошаговая автоматизация
1. Новый модуль «Претензии» в личном кабинете дилера
Мы создали удобный интерфейс, в котором дилеры могли подавать рекламации, отслеживать статусы и видеть всю историю заявок. Теперь им не нужно писать письма или звонить — всё доступно в пару кликов.
2. Автоматизированная обработка данных
Рекламации теперь заполняются по стандартизированной форме с обязательными полями и подсказками. Это устранило путаницу и сократило число ошибок. Даже если пользователь впервые подаёт претензию, система направит его шаг за шагом.
3. Интеграция с 1С ERP
Данные автоматически передаются между порталом и системой учёта, что исключает дублирование информации и ручной ввод. Менеджеры больше не тратят время на перенос данных вручную.
4. Автоформирование документации
Система автоматически генерирует акт ТОРГ-2 на основе введённых данных, а дилеру остаётся только его подписать. Это значительно ускоряет процесс.
5. Оптимизация работы с маркировкой Честный ЗНАК
Раньше дилеры вручную вводили коды маркировки, что приводило к ошибкам. Теперь система сама «вычисляет» нужные коды из отгрузочных документов, исключая человеческий фактор.
Результаты
✅ Время обработки одной рекламации сократилось с 4 часов до 20 минут.
✅ Операционные затраты уменьшились на 4,5 млн рублей в год.
✅ Количество ошибок снизилось на 80%.
✅ Дилеры получили удобный инструмент для работы, а клиентам больше не приходится ждать решения по несколько дней.
Вывод
Автоматизация рекламаций — это не просто удобство, а реальная экономия ресурсов бизнеса. Мы доказали, что даже сложные процессы можно превратить в быстрый, прозрачный и эффективный механизм. Если ваш бизнес тоже нуждается в оптимизации, самое время задуматься о системных изменениях.
📌 Хотите оптимизировать бизнес-процессы и снизить затраты? Свяжитесь с нами, и мы поможем вам автоматизировать рутину и повысить эффективность вашей компании!
hello@34web.ru
+7 (961) 073-34-43
💬 А какие процессы в вашем бизнесе отнимают больше всего времени? Делитесь в комментариях — обсудим, какие решения могут помочь!