Важное vs срочное: простой способ управлять временем в проекте

Если вы работаете в стартапе или продуктовой команде, вы, скорее всего, сталкивались с ситуацией: идея продукта великолепна, но реализация срывается из-за хаоса в задачах. WBS (Work Breakdown Structure) и Матрица Эйзенхауэра — два инструмента, которые помогут структурировать работу и избежать провала.

В этой статье я расскажу, как объединить структурированный подход WBS с четкой приоритизацией по Эйзенхауэру, чтобы превратить хаос в систему и довести проект до успешного релиза — даже когда все идет не по плану.

Проблема :

Решение:

Комбинация WBS и Матрицы Эйзенхауэра позволяет видеть проект целиком и выбирая приоритеты.

WBS (она же Work Breakdown Structure или ИСР - Иерархическая Структура Работ) — это иерархическая модель, которая разбивает проект на мелкие, управляемые задачи. Например, при разработке нового функционала WBS может включать этапы от исследования пользователей до релиза. Это помогает визуализировать весь объём работы, распределить задачи и оценить сроки.

WBS – крайне полезная вещь в планировании проекта и вот почему:

Уже на этом этапе хорошо бы донести до заказчика вашу позицию «Если задач нет в WBS – их нет и в проекте». Во-первых, все постараются при разработке или при согласовании немного больше, а во вторых – у вас появится хороший рычаг влияния на будущее.

Первый вопрос, который возникает в начале создания WBS – как группировать элементы WBS, по какому принципу?

Способ группировки, как правило, выбирается в зависимости от проекта, основной критерий тут – чтобы было понятно вам и команде.

Классические варианты группировки WBS:

Одним словом – можно любой свой вариант придумать, лишь бы было удобно.

Разберем WBS на примере планирования какого-нибудь мероприятия. Предположим, есть задача — организовать и курировать корпоративной пикник или тимбилдинг. Используя WBS, можно описать и разделить задачи следующим образом:

Планирование: исследование, планирование бюджета, согласование и утверждение плана, вопросы координации.

Питание: меню, закупки, приготовление пищи, обслуживание.

Площадка и активности: столы и посадочные места, посуда, декорирование и оборудование, брендинг.

Участники/гости: приглашения, список гостей, особые случаи.

Персонал: водители, повар, официанты, уборщики.

Хедлайнер: приглашение, вопрос логистики, согласование сценария/ плей-листа.

1) Утвердите и распишите проект

— Опишите цель проекта в одном предложении или абзаце. Пример: «Разработать мобильное приложение для доставки еды».

— Вовлеките команду для учета всех мнений.

2) Выделите ключевые этапы

— Разделите проект на крупные этапы (например, исследование, дизайн, разработка, тестирование, запуск).

— Учитывайте бюджет, сроки и требования.

3) Определите конечные результаты

— Для каждого этапа сформулируйте измеримые результаты. Пример: «Готовый дизайн главного экрана».

— Результаты должны быть четкими и достижимыми.

4) Разделите результаты на задачи

— Разбейте каждый результат на мелкие задачи. Пример: «Создать wireframe», «Подобрать цветовую палитру».

— Задачи должны быть понятными и выполнимыми для одного человека или небольшой команды.

5) Распределите задачи

— Назначьте ответственного за каждую задачу. Пример: «Создать wireframe» → UX/UI-дизайнер.

— Убедитесь, что каждый участник понимает свои обязанности и сроки.

Визуальный пример как работает WBS:

Итог: WBS помогает структурировать проект, распределить задачи и контролировать прогресс.

Иерархическая структура работ — распространенный и удобный способ планирования ИТ и любых других проектов. А если отобразить ее диаграммой Ганта, то в таком виде она значительно упрощает процесс не только планирования, но и управления. С ней можно:

Матрица Эйзенхауэра названа в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который говорил: «Важные дела редко бывают срочными, а срочные — важными». Будучи главнокомандующим союзническими войсками в Европе во время Второй мировой войны и позже президентом, Эйзенхауэр принимал множество решений ежедневно и разработал эту систему для эффективной приоритизации.

Наиболее распространенные ошибки, которые я наблюдал в продуктовых командах:

Этот раздел делает теорию практичной, описывая гипотетический проект, например, разработку нового функционала для SaaS-продукта. WBS может выглядеть так:

Применение Матрицы Эйзенхауэра:

Этот пример помогает читателям увидеть, как инструменты работают на практике.

Распространенная ошибка — создание слишком детализированной WBS, которая становится неуправляемой. Придерживайтесь правила «8/80»: пакет работ должен занимать не менее 8 и не более 80 человеко-часов. Если задача меньше — объедините ее с другими, если больше — разбейте на части.

Если большинство задач попадает в квадрант «важное и срочное», применяйте дополнительные фильтры:

Самое сложное в приоритизации — это не сам метод, а коммуникация решений:

В заключении подчеркивается, что WBS обеспечивает полное покрытие проекта, а Матрица Эйзенхауэра помогает сосредоточиться на приоритетах. Вместе они позволяют эффективно управлять временем и ресурсами. Призыв к действию: "Попробуйте использовать WBS и Матрицу Эйзенхауэра на вашем следующем проекте. Вы увидите, как это упростит вашу работу и сделает её более эффективной."