В этой статье расскажем, зачем делегировать задачи и как команда может стать дополнительным драйвером в развитии бизнес-процессов.
Делегирование процессов — очевидная стадия масштабирования проекта. Если вы привыкли пропускать через себя все этапы работы, то принять необходимость таких перемен психологически может быть непросто. Важно сфокусироваться на том, что команда — это сложный организм у которого есть общая цель и задача получить определенный результат, а не конкуренты, которые отберут у вас хлеб.
Как подготовиться к набору команды: выявляем барьеры
Составьте список страхов и тревог, которые мешают перейти от мысли к действию: такой список можно отнести к коучу, психологу или психотерапевту и совместно его проработать.
Мой проект — медиа о фрилансе Диджитал Брокколи и инфопродукты: курсы и вебинары, делаю его с 2017 года. Миссия — помочь начинающим фрилансерам освоиться в диджитал-мире, дать понятные инструкции и советы по работе с клиентами, поиску проектов, развитию в своей профессии.
Я контрол-фрик, поэтому мне сложно делегировать что бы то ни было. Это распространенная проблема среди предпринимателей — нам кажется, что лучше нас никто не сделает. Как-то я прочитала, что нужно смириться с тем, что это действительно так, и отпустить ситуацию. Лучше действительно никто не сделает, потому что для нас «лучше» — субъективная оценка. Когда я осознала, что мне важнее сохранить энергию и нервы на более интересные мне процессы, я расслабилась.
Скорее всего, жить станет чуточку проще — когда уходят негативные установки, освобождается ресурс из которого можно формировать новые паттерны мышления и поведения, а это полезно не только для бизнеса.
Начать можно с Ясно — это видеоконсультации с практикующими психотерапевтами. Сервис подберет подходящего специалиста после заполнения анкеты (кроме автоматического подбора, есть и ручной).
Обратитесь за помощью в агентство за аудитом бизнес-процессов, или к частному коучу-фасилитатору. Агентство найдет слабые места и поможет подсветить миссию. А грамотный фасилитатор подскажет, на что обратить внимание при выборе кандидатов, чтобы в итоге получить здоровую коммуникацию в команде.
Еще один шаг навстречу делегированию процессов — это систематизация и перепоручение ежедневной рутины. Отделите задачи и компетенции, которые будут закреплены исключительно за вами от дел, которые может сделать кто-то другой. На выходе получите карту приоритетов и поймете, какие задачи нужно делегировать команде, а какие отдать на аутсорс.
Я выписала список дел, которые отнимают у меня энергию и не дают уделять время стратегическому развитию — это оказалась работа с экспертами и переупаковка контента из больших статей и видео в посты для соцсетей. Именно на эти задачи и нашла фрилансеров. А качество контента, к слову, не пострадало, даже наоборот, выросло.
Начать можно с личного ассистента. Для поиска не обязательно составлять отдельную вакансию, есть готовые сервисы по подбору удаленных помощников. Функционал у них типовой, но есть нюансы. Например, сервисы Want и Cofoundit отлично подойдут не только частным предпринимателям, но и тем, кто хочет или может снизить давление отдельных действий.
Ребятам из Smartfield можно делегировать бизнес-процессы целиком — они предлагают себя в качестве альтернативы офисным работникам. Это удобно, если подбирая команду вы исследуете альтернативы найму разрозненных фрилансеров.
Если советы не нужны — это нормально. Бизнес может развиваться на своих скоростях, а вопрос команды и методологии подбора возникать и разрешаться естественным путём, без постороннего вмешательства.
Всё развивалось органично, с набиванием собственных шишек. Весь бизнес начинался, по сути, как моя собственная самозанятость. Довольно быстро стало понятно, что я не вывожу все заказы, которые поступают. Поэтому буквально через месяц появились первые звукорежиссёры, которые помогали с монтажом подкастов. Там было не до аудитов, нужно было «тушить пожары». До того, как я ушёл делать своё дело, я работал в найме и занимал руководящую позицию. Хоть я и нанимал людей раньше, кажется, что за первый год работы над Подкастерской, я получил гораздо больше опыта в найме, чем за всё это время.
Делегирование — это навык, который нужно развивать. Один человек не может быть экспертом во всём, а развивать бизнес сложно, если одновременно надо держать в фокусе личное расписание, перезванивать клиентам, разгребать почту и назначать встречи. Поэтому так важно проанализировать, какие на вас лежат функции и сколько они забирают внимания и сил в день, в неделю и в месяц. Отталкиваясь от этого, можно выстроить процесс по вертикали: нанять личного помощника и отдать ему все операции с большой частотностью, не требующие вашего участия. А после взять человека, для тех задач и функций, которые не лежат в поле ваших компетенций. Это может быть копирайтер, менеджер по продажам или швея на производство — в зависимости от направления деятельности и потребности проекта.
Итак, вы нашли и проработали психологические барьеры, проанализировали текущее состояние бизнес-процессов и даже наняли личного ассистента, чтобы освободиться от давления рутины. Пора формировать команду.
Как формировать команду: пошаговый алгоритм
- Составляем описание вакансии
Для команды важно разделение функционала, четкое понимание ценностей и миссии продукта: люди объединяются вокруг идеи, которая им отзывается, а помимо денежного дает еще и личностный ресурс. Поэтому, чем точнее вы определитесь с собственными потребностями и потребностями вашего дела, тем выше вероятность того, что наем на конкретную позицию окажется действительно целесообразным.
Качество контента для меня на первом месте. Мне важно писать проверенную и достоверную информацию, и на такие статьи и посты уходит много времени. Когда приходится управлять всеми процессами самостоятельно, что-то обязательно начинает проседать. Поэтому я искала человека, который в плане контента находится со мной на одной волне, при этом достаточно самостоятельный и инициативный и разделяет мое стремление рассказывать интересные истории и вдохновлять фрилансеров.
Еще одно направление — разработка, например, калькулятора и сервиса по учету финансов broccoli.tools. Я не разработчик, поэтому как только возникла идея реализовать эти сервисы, сразу стала искать команду на аутсорсе.
Исследуйте рынок вакансий, чтобы понять, какие требования предъявить будущему сотруднику и чем выделиться среди работодателей. А затем подробно опишите условия и требования: офис, удаленка или гибридная форма занятости, зарплатная вилка и количество рабочих дней или часов в неделю. Составьте ТЗ, если нужно, и определитесь со сроками, по окончании которых конкурс на вакансию будет закрыт. Если планируете сотрудничать с фрилансерами, то обязательно изучите нюансы работы с ИП и самозанятыми.
Бывает так, что потребности в стандартизированном поиске на первых порах нет, и многое зависит от специфики бизнеса и ориентиров фаундера — это тоже нормально.
В начале не было сформулированной вакансии. Я искал людей через друзей и первое время таким образом получалось находить нужных людей. Позже, конечно, процесс формулирования вакансии появился. В описании я просто честно рассказывал, как мы устроены, какую работу нужно будет выполнять, и обязательно в конце говорил, что надо сделать, чтобы откликнуться на вакансию. Обычно это письмо на мою почту с определенной темой письма, и по этому критерию (если его можно так назвать) довольно большое количество людей отсеивается — 20-30%.
Если человек невнимательный, не может прочитать, что от него требуется — это довольно веское основание для того, чтобы дальше с человеком не продолжать общение. То есть мои вакансии написаны человеческим языком, без канцелярита. Если мне сложно сформулировать вакансию, потому что я нанимаю на новую роль, я стараюсь расспросить своих знакомых предпринимателей про этот, новый для меня, профиль.
- Ищем кандидатов
Напишите посты в социальных сетях и рассказывайте о своих поисках в офлайне — пусть сарафанное радио работает на вас.
Сайты с открытым подбором вакансий, соцсети, Телеграм — на каждой из площадок у аудитории своя специфика в зависимости от профиля. Вероятно, вакансии вездесущего hh будут отличаться от вакансий в digital у агрегатора Норм работа. Это нужно учитывать и для того, чтобы не тратить лишние силы на поиск в отдельном сообществе копирайтеров, если нужен таргетолог — внутри диджитала эти профессии сильно отличаются.
На контент я почти всегда беру выпускников моего курса «Копирайтинг с высоким бюджетом», разработчиков искала в канале с вакансиями в Телеграме, им тогда владел мой знакомый. Сразу откликнулось человек 10, на следующий день выбрала подходящую команду, до сих пор с ней работаем. Просто написала краткое описание задачи и попросила писать в личку, а выпускникам предлагала напрямую из тех, кто лучше всех справился с заданиями курса.
Основной канал для поиска людей сейчас — наш канал в Телеграме. Его читают люди, которым интересна индустрия подкастов, и большая часть откликов приходит оттуда. Также моими вакансиями часто делятся другие индустриальные чаты про подкасты. Звукорежиссеры часто приходят из чата выпускников Школы Маскелиаде — это музыкальная школа, в которой я учился.
Можно делегировать подбор кандидатов компаниям. Сервис Junglejobs передаст вакансию в руки 800 агентств и 200 рекрутеров, которые займутся поиском подходящих кандидатов. И никаких разговоров по телефону, все происходит онлайн.
То же, но с помощью искусственного интеллекта делает сервис Sever.ai. Это компьютерная программа на сервере, которая оптимизирует бизнес-процессы и может как отобрать подходящие вакансии, так и выступить в роли личного ассистента, анализируя резюме и обзванивая кандидатов.
Если бюджета пока не хватает на профессионалов, можно поискать среди новичков, разделяющих ваши ценности и готовых работать за небольшой прайс. Будете расти вместе.
Я не смотрю на регалии. Мне важен опыт человека, его интересы и умение работать. Не какие-то конкретные хард-скиллы (они довольно легко прокачиваются), а умение сделать вовремя и не пропасть, в случае проблемы как можно быстрее о ней рассказать. Именно такие софт-скиллы отличают настоящего профессионала. По опыту людей с этими софт-скиллами на рынке очень и очень мало.
Мы готовы растить людей на некоторых позициях с нуля, например, звукорежиссеров. Но если я нанимаю человека на новую роль, мне важно, чтобы его экспертность была выше моей, что довольно логично. Наверное главное на что я обращаю внимание — интересно ли человеку заниматься той работой, которую я предлагаю. Если нет, то не нанимаю ни в коем случае.
- Проводим интервью
Можно заранее составить список вопросов, которые помогут раскрыть кандидата и выделить для себя пункты, по которым вам точно нужен мэтч.
Узнайте, с какими проблемами в своей области кандидат сталкивался на предыдущем месте работы и как их преодолевал. Можно взять за основу реальный кейс из вашей бизнес-практики и проиграть его во время встречи.
Наверняка вы сами когда-то были соискателем или соискательницей и жутко нервничали перед собеседованием. Не превращайте интервью в прием у особы королевских кровей, если хотите отношений, основанных на общих ценностях и идеях, а не на исключительно директивной повестке. Оговорить карьерный рост в туманном будущем для начинающего бизнеса будет сложно, потому что ни цифр, не показателей пока нет. Но обсудить возможный горизонт событий или его отсутствие — стоит. Так вы обозначите, как на данный момент видите перспективу проекта, и сделаете ее насколько возможно прозрачной для соискателя на берегу.
По возможности дайте кандидату обратную связь, даже если понимаете, что не подходите друг другу.
Я провожу интервью как обычное знакомство, всегда на равных. В последний год это всегда встреча в Зуме, с большей частью ребят, которые с нами работают я не виделся лично. Я рассказываю про Подкастерскую, чем мы занимаемся, что нужно будет делать на позиции. Спрашиваю о том, чем человек занимается, что ему или ей интересно, что хочет от работы. Ещё мне важно куда человек стремится, есть ли у него какая-то цель, что он будет делать после того, как перестанет работать с нами. Для некоторых ребят работа с нами временный этап, что тоже нормально. И классно понять, как можно человеку помочь в его целях.
Ещё пытаюсь понять насколько человек проактивен — спрашиваю как устроена была работа в других местах, как решал проблемы, чем сделанным гордится. Наверное главное, что мне важно понять — какой у человека уровень энергии и самостоятельности. Готов ли человек самостоятельно узнавать нужную информацию и брать на себя ответственность за то, что делает.
Выводы и советы экспертов
Время — это невосполнимый ресурс. Делегирование процессов высвобождает время и силы, которые можно потратить на качественный отдых и улучшение бизнес-процессов. А ещё делегирование страхует вас от выгорания, а значит, и от ненужных финансовых и психологических потерь.
Не бойтесь ошибаться и воспринимайте ошибку не как итог, а как часть процесса.
Команда может помочь:
- структурировать бизнес-процессы и уменьшить давление рутины;
- проработать миссию и командные ценности;
- увеличить скорость реагирования на новые задачи;
- сократить время работы и увеличить время на отдых;
- начать формировать управленческие навыки.
Совет, который я могу дать — это принять тот факт, что это нужно сделать для будущего вашего проекта. Без делегирования есть риск зарыться в болоте операционки и никогда из него не вылезти. Делегировать боязно, но оно того стоит. По крайней мере, можно начать с малого, нанять одного фрилансера как помощника для рутины, а потом постепенно расширять штат. Команда — это люди, которым ты можешь поручить задачи и передать ответственность. Я нанимаю самостоятельных людей, которым не нужно ничего разжевывать, не надо дополнительно учить. Чем более инициативный человек, тем лучше для проекта. Есть опасность, что они быстро уйдут или сделают свой проект, но это круто для них — я радуюсь, когда люди находят дело жизни и решают посвятить ему все силы. В любом случае, во время работы они, как правило, вкладываются в проект на 100%, и это заметно со стороны.
Главный совет — не бояться ошибаться и учиться на ошибках. Тут важно создать безопасное поле для ошибок, чтобы они не приводили к смерти бизнеса, кассовым разрывам и другим неприятностям. Мне кажется, что это сложно, но возможно — построить такую систему, которая не сломается из-за ошибок найма или других ошибок. И это один из главных параметров бизнеса — круто выстроенные процессы.
То, что я бы себе посоветовал — как можно раньше делегировать вещи, от которых мне плохо физически. И быстрее искать людей, которым интересно делать эти задачи. Я верю, что практически для любой работы можно найти человека, которому эта работа будет интересна — и твоя задача найти этих людей. Конечно, я сейчас смотрю через IT-оптику, всё таки я из этой среды изначально. Но думаю, что это справедливо даже для «сурового оффлайна.
В любом процессе, в том числе и в найме могут случаться ошибки. Но мне кажется, что именно так мы и получаем опыт. Ошибки — это классно, не бойтесь их.
Супер, спасибо!
Класс 👍 спасибо!
Спасибо!
Комментарий удален модератором