От хаоса в договорах к полной прозрачности: кейс учета оборудования
Когда компания сдает оборудование в аренду, со временем возникает проблема контроля техники на объектах клиентов. Установки перемещаются между площадками и, соответственно, обслуживаются разными специалистами. В какой-то момент становится сложно быстро ответить на простой вопрос: где сейчас находится конкретное устройство и что с ним происходило за последнее время.
С подобной задачей столкнулась компания GOLDMAN, которая поставляет бытовую химию и профессиональное оборудование для дезинфекции. Часть техники работает у клиентов по модели аренды: оборудование устанавливают на объектах, обслуживают и при необходимости перевозят на другие площадки.
Работа с клиентами и основная операционная деятельность уже велись в Битрикс24. С ростом количества оборудования возникла новая задача — наладить прозрачный учет техники, которая постоянно находится вне склада и перемещается между объектами клиентов.
Разработкой решения занимался партнер-интегратор Битрикс24 IT-Solution
Проблема №1. Договор не дает контроля над оборудованием
Долгое время учет арендного оборудования в компании велся через договоры. В документах фиксировали дату передачи техники, инвентарный номер и контактное лицо на стороне клиента. Формально данные существовали, однако операционной деятельности они почти не помогали. Документы быстро теряли актуальность, и, чтобы понять, где находится конкретное устройство, сотрудникам приходилось поднимать договоры и уточнять информацию у коллег или клиентов.
Компания не видела полной картины по арендному парку. Провести быструю инвентаризацию было невозможно, а дорогостоящее оборудование регулярно находилось вне операционного контроля, что повышало риск утраты или несанкционированного перемещения.
Проблема №2. Непрозрачная история обслуживания
Арендное оборудование требует регулярного технического обслуживания. Результаты этих работ фиксировались в бумажных актах, которые затем прикладывались к договорам, поэтому со временем вокруг каждого устройства накапливался набор документов. При повторном обслуживании специалисту приходилось искать старые акты и разбираться, какие работы уже проводились.
Так перед GOLDMAN встали две задачи:
- наладить контроль оборудования на объектах клиентов;
- собрать всю информацию по эксплуатации техники в единой цифровой системе.
Как устроен учет оборудования через QR-коды: 3 этапа
В Битрикс24 был создан смарт-процесс «Оборудование». Каждая единица техники получила собственную карточку, где хранится вся информация об устройстве: инвентарные данные, место установки, история перемещений и обслуживания.
Доступ к ней осуществляется через QR-код, размещенный на оборудовании. Сканируя его, сотрудники могут открыть данные устройства и зафиксировать любые изменения прямо на объекте.
В целом, работа с системой строится вокруг трех основных этапов.
- Приемка оборудования на склад
Когда новая техника поступает на склад, сотрудник запускает в Битрикс24 бизнес-процесс «Создание оборудования» и указывает количество поступивших устройств. Система автоматически создает отдельную карточку для каждой единицы техники.
В карточке сразу фиксируются инвентарный номер и ссылка для формирования QR-кода.
После этого сотрудник:
— печатает наклейки с QR-кодами
— маркирует оборудование
— указывает тип устройства в карточке
2. Установка оборудования у клиента
При установке оборудования на объекте технический специалист сканирует QR-код со смартфона. Открывается карточка устройства в онлайн-кабинете, где можно сразу внести данные по установке.
Через интерфейс фиксируются:
— клиент и адрес объекта— контактные лица, отвечающие за оборудование— параметры установленной техники— используемые расходные материалы— технические замеры
Все данные автоматически сохраняются в карточке оборудования в Битрикс24. Специалисту не требуется доступ к корпоративному порталу — достаточно смартфона и QR-кода на устройстве.
3. Обслуживание и перемещение оборудования
При последующих визитах специалист снова сканирует QR-код и обновляет информацию в карточке устройства.
В системе фиксируются дата обслуживания, выполненные работы, ответственный сотрудник и изменения места установки оборудования. По мере работы с техникой в карточке постепенно формируется полная история эксплуатации: установки, сервисные работы и перемещения между объектами.
Онлайн-кабинет для клиентов
QR-код на оборудовании используется не только техническими специалистами. Если его сканирует сотрудник клиента, открывается интерфейс с информацией об установленной технике, контактами сервисной службы и возможностью создать заявку на обслуживание.
Через этот же экран пользователь может посмотреть ранее зарегистрированные обращения.
После внедрения компания получила прозрачный контроль над всем арендным парком оборудования.
- риск утраты дорогостоящей техники при перемещениях между объектами существенно снизился;
- по каждой единице оборудования доступна полная история обслуживания и перемещений;
- клиенты могут оставить заявку на сервис прямо через QR-код на устройстве;
- технические специалисты получили удобный цифровой инструмент для работы на объектах;
- данные об эксплуатации оборудования помогают точнее прогнозировать потребность в расходных материалах;
Подобная задача возникает у многих компаний, которые передают оборудование клиентам: техника перемещается между объектами, сервисные работы фиксируются в разных местах, а оперативного учета не хватает. В таких случаях система инвентаризации через QR-коды позволяет быстро навести порядок в учете и сервисе.
Если у вас похожая ситуация — можно реализовать аналогичное решение под процессы вашей компании на базе Битрикс24.