Цифровое рабочее пространство для разработки продукта – снижаем время согласований на 40% на примере одного йогурта

Представьте. Вы работаете продуктовым менеджером в ООО «Счастливая корова» и обсуждаете с командой разработку нового йогурта:

– Коллеги, нам надо выделиться среди конкурентов и придумать вкус, которого вообще ни у кого не было!

В итоге двухчасового штурма рождается название, над которым где-то заплачет один технолог.

(Уверены, йогурт со вкусом «мечта единорога» появился именно так).

Потому что вывод нового продукта на рынок – процесс сложный:

Если полный цикл не отработает как идеально слаженный механизм, убытки для предприятия могут стать фатальными.

История с йогуртом в этой статье – «игровой» пример. А вот кейс интегратора Status Digital про цифровое рабочее пространство для удобной разработки любых продуктов – реальный. Система построена на базе Битрикс24 и подойдёт для любой сферы: от FMCG и фармы до IT.

Проблема обычно не в людях и даже не в инструментах, а в том, что процесс разработки продукта существует фрагментами: идеи – в чатах; файлы – на «дисках», к которым не у всех есть доступ; задачи – в отдельном трекере; договоренности – в головах.

Если продукт относительно простой, это почти не мешает. Как только появляется несколько параллельных этапов и зависимостей, управление «плывёт».

В какой-то момент вы задаете нормальный управленческий вопрос:

«Где мы сейчас по продукту?»

И не получаете на него быстрый и точный ответ, потому что информация «размазана» по разным источникам, общую картину не видно.

В итоге менеджер продукта тратит время на сбор информации, тушит «пожары» и реагирует на внезапно возникающие задачи вместо лидирования процесса.

Нет системы, которая помогает вести продукт от идеи до запуска: фиксирует очередность этапов; напоминает, что должно происходить дальше; подключает нужных людей; не дает «выпасть» важным шагам

Без этого даже сильная команда работает в режиме постоянных апдейтов по апдейтам.

На базе Битрикс24 Status Digital выстраивает смарт-процесс, где:

Получается модель процесса, которую все видят целиком, а ещё четко понимают свои зоны ответственности и рабочие инструкции.

И ключевой момент – модель гибкая.

Ее можно настроить под любую разработку, добавив уникальные этапы и настроив интеграции с другими системами. То есть не подгонять процесс под инструмент, а настроить инструмент под процесс.

Дальше вспоминаем про пример нашей «йогуртовой» команды и смотрим, как бы она работала в этой системе.

Итак, команда ООО «Счастливая корова» придумала новый йогурт. С этого момента идея не кочует между таблицами, заметками и голосовыми сообщениями.

В системе на базе Битрикс24 для нее создается карточка продукта.

Технически весь процесс реализован как воронка в модуле CRM: продукт становится отдельной сущностью, которая движется по этапам разработки, а в карточке собирается вся информация по нему.

То есть новый йогурт получает не абстрактное «ну мы его делаем», а нормальную рабочую биографию:

– кто инициировал идею,– какие есть вводные,– какой сейчас этап,– кто отвечает за движение дальше.

На старте любая идея звучит красиво. Проблемы начинаются чуть позже, когда выясняется, что между «давайте сделаем необычный вкус» и «продукт реально можно выпускать» лежит целая производственная вселенная.

Поэтому следующий этап — уточнение концепции.

Нужно ответить на вполне земные вопросы:

– каким должен быть состав,– какие есть ограничения по сырью,– сколько это будет стоить,– какие нужны документы для размещения продукта на полках магазинов и т.д.

Если для этого этапа нужно подключить конкретных специалистов, «роботы» автоматически ставят задачи нужным участникам. Не менеджер бегает за технологом, маркетологом и закупками, а система сама запускает необходимые действия по заданной логике.

И вот тут очень хорошо чувствуется разница между «набором задач» и «системой».Задача сама по себе ничего не гарантирует, а этап в воронке, к которому привязаны правила, роли и автоматизация сильно повышает шансы на успех.

Знаете, как выглядит «любимый» корпоративный аттракцион в объемном рабочем процессе, где завязано много людей? Один ждет второго, второй не понял, что уже должен подключиться, третий вообще не видел последнюю версию файла, а четвертый согласовал документ, который уже устарел.

Так бывает, если внутри этапа разработки нужен не просто комментарий или небольшая задача, а целый самостоятельный сценарий. В цифровом пространстве он запускается через смарт-процесс.

Например, отдельным маршрутом можно вынести подготовку и согласование документов. Чтобы не было ситуаций, когда непонятно, в каких тёмных мирах застряла очень важная и нужная «бумажка» и когда она вернётся в мир живых – утверждённая всеми, кем надо.

То есть основной путь продукта остается прозрачным, а сложные служебные действия не растворяются в общем потоке, а оформляются как отдельные управляемые процессы в этом же пространстве.

Теперь представим самый жизненный момент всей истории: йогурт почти готов, а команда уже мысленно поставила его на полку магазина. И тут на тестировании выясняется, что вкус надо чуть доработать и упаковку поправить.

Это нормально.

Ненормально, когда после такой обратной связи процесс ломается: непонятно, куда именно возвращаться и как это правильно отразить в общей системе, чтобы все были в курсе, что мы что-то переделываем.

Здесь помогает отдельный смарт-процесс обратной связи на тестировании.

Если на этом этапе что-то не согласовано и продукт нужно доработать, система автоматически возвращает карточку на нужную стадию назад, ставит высокий приоритет и уведомляет всех, кого нужно.

Есть еще вариант, когда система возвращает продукт на стадию доработки, если получает критический комментарий от ключевого стейкхолдера на любом этапе.

Доработка остается частью управляемого процесса, не превращаясь в бесконечное «скиньте последнюю версию», «а это уже финальный вариант или еще нет?» и «я же на совещании сказал, что нас вот это не устраивает, почему не взяли в работу?»

И вот мы возвращаемся к вопросу, на который раньше было сложно ответить:

«Где мы сейчас по продукту?»

Когда разработка выстроена в Битрикс24 как единая система, ответ находится быстро.Карточки продуктов движутся по этапам в CRM-воронке, менеджеры видят процесс в удобной визуализации – например, как канбан-доску или диаграмму Ганта, – а для руководства настраиваются аналитические отчеты и дашборды.

Например:– портфель продуктов по статусам,– нагрузка на команду,– среднее время прохождения этапов.

В итоге аналитика не состоит из разрозненных апдейты, а предоставляет понятную картину по срокам, загрузке и движению всего продуктового портфеля.

Разработка йогурта может показаться забавным делом, но в реальности это сложная бизнес-задача: как провести продукт через все этапы создания без потерь, задержек и постоянного ручного контроля.

Когда процесс выстроен в едином цифровом пространстве, бизнес получает измеримый эффект.

По данным интегратора Status Digital, в среднем на проектах, где внедряется такая система:

И главное: бизнес-процесс больше не держится на памяти отдельных сотрудников, что даёт бизнесу дополнительную устойчивость.

А значит, новым йогуртам на полках магазинов – быть.